Maak snel meerdere budgets tegelijk aan door een CSV-bestand te importeren. Dit artikel leidt je stap voor stap door het proces.
Voordat je begint
Belangrijk: Je moet de automatisch gegenereerde CSV-template van Moss gebruiken. Als je kolommen wijzigt of aanpast, zal het importeren mislukken. De template is afgestemd op je budgetinstellingen, dus het is essentieel dat je hem downloadt via de instellingsflow.
Stap 1: Stel je budgetparameters in
Ga naar het proces voor het aanmaken van een budget en configureer je budgetinstellingen:
Klik op '+Budgets toevoegen'.
Klik op 'Budgets importeren uit CSV'.
Kies het budgetinterval (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks).
Kies je startdatum.
Stel het aantal intervallen in.
Selecteer of je je budgets in netto- of brutobedragen wilt bijhouden.
Deze parameters bepalen hoe je CSV-template is gestructureerd, dus kies ze zorgvuldig voordat je gaat downloaden.
Stap 2: Download je aangepaste template
Nadat je je parameters hebt ingesteld, download je de CSV-template. De template wordt automatisch gegenereerd met kolommen die overeenkomen met je instellingen.
Voorbeeld: Als je een maandelijks budget maakt dat begint in augustus 2025 en 12 maanden loopt, bevat je template kolommen voor elke maand van augustus 2025 tot en met juli 2026.
Stap 3: Vul de template in
Verplichte en optionele velden
Budgetnaam (verplicht)
Elk budget moet een unieke naam hebben.
Als je dit veld leeg laat, krijgt het budget de naam 'NAAMLOOS'.
Intervalbedragen (verplicht)
Voer een bedrag in voor elke periodekolom.
Lege cellen worden standaard ingesteld op 0,00.
Alle bedragen moeten worden ingevoerd in de eigen valuta van de rechtspersoon.
Budgethouder (optioneel)
Voer het e-mailadres van de budgethouder in.
Scheid meerdere houders door komma's, bijvoorbeeld
john@company.com, sarah@company.com
Het e-mailadres moet overeenkomen met een bestaande Moss-gebruiker, anders wordt er geen houder toegewezen.
Regels voor automatische toewijzing (optioneel)
Kostenplaatsen (gebruik de codes, niet de naam)
Kostendragers (gebruik de codes, niet de naam)
Grootboekrekeningen (gebruik de codes, niet de naam)
Gebruikers (gebruik het e-mailadres, niet de naam)
Leverancier (gebruik de codes/ID's, niet de naam)
Team (gebruik de naam)
De regels voor automatische toewijzing uitgelegd
Regels voor automatische toewijzing wijzen uitgaven automatisch toe aan het juiste budget op basis van de criteria die je hebt ingesteld. De kolommen in je template weerspiegelen deze regels met behulp van EN- en OF-logica.
Zo werkt het:
Meerdere waarden in dezelfde kolom = OF-voorwaarde
Als je twee grootboekrekeningen invoert in de kolom Grootboekrekening, bijvoorbeeld 7010 en 7020, dan pakt het budget de uitgaven van rekening 7010 OF rekening 7020.
Waarden in verschillende kolommen = EN-voorwaarde
Als je invoert:
Grootboekrekening: 7010
Kostenplaats: 540320
Het budget zal alleen uitgaven opnemen die onder grootboekrekening 7010 vallen EN zijn toegewezen aan de kostenplaats 'Marketing'.
Praktisch voorbeeld:
Stel dat je een budget wilt maken voor uitgaven aan marketingsoftware:
Budgetnaam: Marketingsoftware
Grootboekrekening: 6200, 6300 (softwareabonnementen OF IT-diensten)
Kostenplaats: 540320 (Marketing)
Dit budget registreert automatisch alle uitgaven die:
Komen van grootobekrekening 6200 OF 6300
EN zijn gekoppeld aan de marketingkostenplaats
Let op: Je kunt geen OF-voorwaarden aanmaken voor verschillende veldtypes in de CSV-import. Je kunt bijvoorbeeld geen regel instellen zoals ‘Kostenplaats Marketing 540320 OF Gebruiker john@bedrijf.com’ via de import. Voor complexe regels zoals deze moet je het budget na de import bewerken in het platform.
Stap 4: Upload je CSV-bestand
Ga terug naar de flow voor het aanmaken van het budget.
Voer dezelfde parameters in als eerder.
Upload je voltooide CSV-bestand.
Moss valideert je bestand en markeert eventuele fouten per rij.
Als er problemen zijn met specifieke rijen, krijg je een foutmelding. Controleer of je bestand aan deze richtlijnen voldoet en probeer het opnieuw. Neem contact op met support als de fouten blijven bestaan.
Stap 5: Controleer en creëer
Na het uploaden verschijnt er een preview van alle te creëren budgets. Controleer de details zorgvuldig:
Controleer of alle bedragen correct zijn.
Controleer de namen van de budgets en de houders.
Controleer of de regels voor automatische toewijzing zijn ingesteld zoals bedoeld.
Breng de nodige wijzigingen rechtstreeks in de preview aan en klik vervolgens op ‘Budgets aanmaken’ om te voltooien.
Tips voor bulkimports
Je kunt meerdere budgets importeren met hetzelfde intervaltype, dezelfde startdatum en hetzelfde aantal intervallen.
Alle budgets in één import moeten dezelfde basisparameters hebben (intervaltype, startdatum, aantal intervallen).
Om budgets met verschillende parameters (eenmalig/terugkerend, startdatum, periodes etc.) aan te maken, moet je aparte imports uitvoeren.
Hulp nodig?
Als je problemen ondervindt bij het importeren van CSV-bestanden, controleer dan het volgende:
Gebruik je de template die je tijdens de huidige sessie hebt gedownload? (templates zijn dynamisch en sessiegebonden)
Komen je budgetparameters overeen met de structuur van de template?
Komen de e-mailadressen van de budgethouders overeen met bestaande Moss-gebruikers?
Komen de waarden die zijn ingevoerd voor de regels voor automatische toewijzing (kostenplaatsen, grootboekrekeningen etc.) overeen met de bestaande codes in je Moss-account?