Op de verwachte leverdatum van een bestelling wordt de verificateur van de inkooporder gevraagd om de status van de levering bij te werken en een goederenontvangstbewijs aan te maken. Verificateurs moeten invoeren wat er precies is ontvangen.
Deze informatie wordt opgeslagen in Moss en is toegankelijk voor boekhouders wanneer ze facturen koppelen aan de inkooporder. Zo weet je zeker dat er alleen wordt betaald voor wat er daadwerkelijk is ontvangen.
Goederen ontvangen en een ontvangstbewijs aanmaken
Ga naar ‘Inkoop’ > klik op het tabblad ‘Open’ onder de betreffende inkooporder.
Klik op ‘Goederen ontvangen’ in de voettekst van de inkooporder.
Voer de leverdatum in (standaardinstelling is de huidige datum).
Voer een opmerking in (optioneel).
Voeg relevante leveringsdocumentatie toe (optioneel).
Voer de ontvangen hoeveelheden in, of klik op ‘Alles als ontvangen markeren’ als alle artikelen zijn geleverd.
Klik op ‘Goederenontvangstbewijs aanmaken’.
De ontvangen hoeveelheden worden bijgewerkt in de overzichtstabel en er wordt een pdf-versie van het goederenontvangstbewijs gegenereerd.
Meerdere deelleveringen
Als een bestelling over meerdere dagen wordt geleverd, kun je meerdere deelleveringen vastleggen. Volg de bovenstaande stappen totdat alle leveringen zijn voltooid. De hoeveelheden onder ‘Ontvangen’ geven de totale geleverde hoeveelheden weer.
Standaardverificateurs voor leveringen instellen
Admins kunnen instellen welke gebruikers automatisch als verificateurs worden aangewezen wanneer een inkooporder wordt aangemaakt. Je vindt deze instelling onder 'Instellingen' > ‘Accounts’ > 'Crediteurenbeheer' > 'Afleverbevestiging'.
De standaardlijst met verificateurs kan elke combinatie van de volgende opties bevatten:
De aanvrager
Alle gebruikers met de machtiging ‘Aankopen’
Standaardverificateurs die zijn gedefinieerd in de leveranciersinstellingen
Verificateurs kunnen nog steeds handmatig worden aangepast op individuele inkooporders nadat de standaardinstellingen zijn toegepast.
Geïmporteerde inkooporders: bij inkooporders die via e-mail worden geïmporteerd, wordt de aanvrager geïdentificeerd aan de hand van het Moss-gebruikersaccount dat is gekoppeld aan het e-mailadres van de afzender, voor zover dat bestaat.