Rollen in Moss
Rollen in Moss zijn onderverdeeld in twee hoofdcategorieën. Ze zijn bedoeld voor het beheren van toegang en verantwoordelijkheden binnen het platform: Platformrollen en Managerrollen/Slimme rollen.
Dit zijn de basisrollen die aan elke gebruiker worden toegewezen en die de algemene toegang en mogelijkheden op het Moss-platform definiëren. De platformrol van elke gebruiker bepaalt wat hij of zij binnen het systeem kan doen. Admins hebben bijvoorbeeld volledige toegang tot alle platformfuncties, terwijl werknemers beperkte basismachtigingen hebben. Platformrollen zijn essentieel voor elke gebruiker en bepalen het algehele toegangsniveau.
Dit zijn optionele, gespecialiseerde rollen die bovenop de platformrol van een gebruiker kunnen worden toegevoegd om extra machtigingen en verantwoordelijkheden te bieden voor het beheer van specifieke gebieden, zoals teams, afdelingen, kostenplaatsen of budgets. Managerrollen/slimme rollen zijn niet voor elke gebruiker vereist, maar worden gebruikt als er behoefte is aan specifieke overzichts- of goedkeuringsprocessen binnen het bedrijf. Deze rollen bieden meer granulaire bediening, waardoor bepaalde gebruikers taken kunnen beheren zoals het goedkeuren van uitgaven of toezicht houden op budgets.
Platformrollen
Moss heeft vier verschillende platformrollen, elk met specifieke machtigingen:
Admins
Toegang: Volledige toegang tot alle onderdelen van het platform.
Wie: Meestal de CEO, CFO of andere teamleden die verantwoordelijk zijn voor uitgavenbeheer.
Mogelijkheden:
Kaarten uitgeven en bevriezen
Uitgavenlimieten instellen
Goedkeuringsregels maken en beheren
Betalingen goedkeuren
Andere gebruikers en hun rollen beheren
Alle onderdelen van het platform beheren
Interne boekhouders
Toegang: Volledige toegang tot boekhoudkundige functies en standaard gebruikersmachtigingen.
Mogelijkheden:
Onkostenrekeningen en kostenplaatsen maken, bewerken en toewijzen
Toezicht houden op en beheren van de uitgavenworkflows van begin tot eind in overeenstemming met het sluitingsproces van de boeken
Documentherinneringen verzenden
Alle voor de boekhouding relevante transactiegegevens exporteren via de API
Kaarten en betalingen aanvragen, die moeten worden goedgekeurd door admins of volgens goedkeuringsregels
Externe boekhouders
Toegang: Beperkt tot enkel boekhoudkundige functies.
Mogelijkheden:
Alle boekhoudkundige functies uitvoeren die interne boekhouders ook kunnen uitvoeren, behalve kaarten of declaraties aanvragen
Werknemers
Toegang: Basismachtigingen voor standaard platformgebruik.
Mogelijkheden:
Betalingen of kaarten aanvragen
Betaalbewijzen en facturen uploaden
Hun eigen kaartlimieten en kaartgegevens bekijken
Hun eigen transacties bekijken en ze categoriseren
Managerrollen/slimme rollen
Naast platformrollen biedt Moss specifieke rollen met machtigingen voor het beheren van bepaalde onderdelen van het platform, zoals uitgaven, teams, afdelingen of budgets:
Manager van de indiener
Wat het is: De directe lijnmanager van de medewerker die een uitgave indient.
Mogelijkheden:
Alle uitgaven bekijken die door hun directe ondergeschikten zijn ingediend
Uitgaven en aanvragen goedkeuren als de goedkeuringsregel vereist dat de manager van de indiener deze goedkeurt
Alle budgets bekijken die worden beheerd door de mensen in hun team
Als een indiener ook is aangewezen als de goedkeurder, moet zijn/haar manager goedkeuring verlenen als het vierogenprincipe is ingeschakeld.
Wanneer gebruik je het:
Als alle uitgaven moeten worden gecontroleerd door de directe manager van de medewerkers
Als de goedkeuringsdrempels over alle teams hetzelfde zijn
Als uitgaven en aanvragen van medewerkers niet goedgekeurd hoeven te worden door iemand anders dan de lijnmanager (medewerkers doen bijvoorbeeld geen uitgaven voor meerdere teams of projecten)
Zo gebruik je het:
Voer in Gebruikersbeheer de manager voor elke medewerker in
Selecteer 'manager van indiener' als de goedkeurder in een goedkeuringsregel
Dien een verzoek in bij het supportteam om het vierogenprincipe in te schakelen. Zo voorkom je dat indieners hun eigen uitgaven kunnen goedkeuren
Wijs automatisch de juiste manager toe aan elke medewerker door Moss te verbinden met je HR-software
Voeg werknemers toe en wijs managers in bulk toe door een CSV-bestand te delen dat je CS-vertegenwoordiger kan importeren
Manager van de manager van de indiener
Wat het is: De manager op een hoger niveau, boven de directe manager van de werknemer.
Mogelijkheden:
Alle uitgaven bekijken die zijn ingediend door directe ondergeschikten en door iedereen die weer onder hun directe ondergeschikten valt
Uitgaven en aanvragen goedkeuren als de goedkeuringsregel vereist dat de manager van de manager van de indiener deze goedkeurt
Alle budgets bekijken die worden beheerd door de directe ondergeschikten en door iedereen die weer onder hun directe ondergeschikten valt
Wanneer gebruik je het:
Als een manager op een hoger niveau de uitgaven uitgebreid moet controleren
Als de goedkeuringsdrempels voor alle teams consistent zijn
Als uitgaven en aanvragen van medewerkers niet goedgekeurd hoeven te worden door iemand anders dan de lijnmanager of zijn/haar manager
Zo gebruik je het:
Volg dezelfde procedure als beschreven voor de manager van de indiener, maar selecteer 'manager van de manager van de indiener' als goedkeurder in een goedkeuringsregel
Teammanager
Wat het is: De manager van een specifiek team binnen Moss.
Mogelijkheden:
Alle uitgaven bekijken die zijn ingediend door iemand in zijn/haar team of die zijn toegewezen aan dat team
Uitgaven en aanvragen goedkeuren als voor een goedkeuringsregel de goedkeuring van de Teammanager vereist is. De indiener moet wel deel uitmaken van zijn/haar team of de uitgaven moeten handmatig zijn toegewezen aan zijn/haar team
Alle budgets bekijken die worden beheerd door leden van het team van de teammanager
Wanneer gebruik je het:
Als de goedkeuringsdrempels per team verschillen
Zo gebruik je het:
Maak in Gebruikersbeheer een team aan, voeg gebruikers toe als leden en wijs een Teammanager toe
Stel goedkeuringsregels in waarin de Teammanager als goedkeurder is opgenomen
Maak automatisch teams aan en wijs medewerkers toe aan het juiste team door Moss te verbinden met je HR-software of door een CSV-bestand te delen met je CS-vertegenwoordiger zodat die het kan uploaden. Alleen teamleden kunnen via deze methode worden toegewezen; teammanagers moeten apart worden toegewezen.
Afdelingsmanager
Wat het is: De manager van een afdeling, die uit meerdere teams bestaat.
Mogelijkheden:
Alle uitgaven bekijken die zijn ingediend door iemand in een team binnen zijn/haar afdeling of die zijn toegewezen aan een team in zijn/haar afdeling
Uitgaven en aanvragen goedkeuren als voor de goedkeuringsregel de goedkeuring van de Afdelingsmanager vereist is. De indiener moet wel deel uitmaken van een team binnen zijn/haar afdeling of de uitgave moet handmatig zijn toegewezen aan een team binnen die afdeling
Alle budgets bekijken die worden beheerd door een manager of lid van een team binnen zijn/haar afdeling
Wanneer gebruik je het:
Als de goedkeuringsdrempels per team verschillen, worden teams ingedeeld in afdelingen. Toezicht en goedkeuring is dan vereist op afdelingsniveau.
Zo gebruik je het:
Maak een afdeling, wijs de relevante teams toe aan de afdeling en wijs een manager toe aan de afdeling.
Selecteer 'afdelingsmanager' als goedkeurder in de goedkeuringsregels
Opmerking: Afdelingen kunnen niet worden gemaakt via HR-integratie of CSV-uploads; alleen teams kunnen op deze manier worden gemaakt. Afdelingen moeten worden gemaakt en bijgewerkt door admins binnen Moss. Gebruikers worden niet direct toegewezen aan afdelingen, maar alleen aan teams.
Kostenplaatsmanager (binnenkort beschikbaar)
Wat het is: De persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op een bepaalde kostenplaats.
Mogelijkheden:
Uitgaven en aanvragen goedkeuren als de goedkeuringsregel vereist dat de kostenplaatsmanager goedkeuring verleent. De onkosten of aanvraag moeten wel zijn toegewezen aan een kostenplaats die deze manager beheert
Opmerking: Kostenplaatsmanagers kunnen momenteel niet alle uitgaven bekijken die aan hun kostenplaats zijn toegewezen, tenzij ze ook goedkeurder zijn. Je kan ervoor kiezen om Budgets te gebruiken voor een uitgebreid overzicht.
Wanneer gebruik je het:
Als werknemers uitgaven doen voor verschillende kostenplaatsen, waarvoor goedkeuring is vereist door iemand anders dan hun eigen lijnmanager
Zo gebruik je het:
Ga in de boekhoudinstellingen naar de kostenplaats en wijs een manager toe aan elke kostenplaats
Je kunt ook in gebruikersbeheer bepaalde gebruikers aanwijzen als manager van een kostenplaats
Selecteer 'kostenplaatsmanager' als goedkeurder in een goedkeuringsregel
Kostendragermanager (binnenkort beschikbaar)
Wat het is: De persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op een bepaalde kostendrager.
Mogelijkheden:
Uitgaven en aanvragen goedkeuren als de goedkeuringsregel vereist dat de kostendragermanager goedkeuring verleent. De uitgaven of aanvraag moeten wel zijn toegewezen aan een kostendrager die deze manager beheert
Opmerking: Kostendragermanagers kunnen momenteel niet alle uitgaven bekijken die aan hun kostendrager zijn toegewezen, tenzij ze ook goedkeurder zijn. Je kan ervoor kiezen om Budgets te gebruiken voor een uitgebreid overzicht.
Wanneer gebruik je het:
Vergelijkbaar met kostenplaatsen, maar voor verschillende kostendragers, waar medewerkers kosten maken die moeten worden goedgekeurd door iemand anders dan hun eigen lijnmanager
Zo gebruik je het:
Ga in de boekhoudinstellingen naar de Kostendrager en wijs een manager toe aan elke kostendrager
Je kunt ook in gebruikersbeheer bepaalde gebruikers aanwijzen als manager van een kostendrager
Selecteer 'kostendragermanager' als goedkeurder in een goedkeuringsregel
Budgetmanager
Wat het is: De manager van een budget dat is gemaakt met de functie Budgetcontrole van Moss.
Mogelijkheden:
Alle budgets die hij/zij beheert en alle transacties die aan hem/haar zijn toegewezen bekijken.
Transacties toevoegen aan of verwijderen uit hun budget
Een CSV-bestand downloaden met alle transacties die aan hun budget zijn toegewezen
E-mailmeldingen ontvangen over de status van hun budgets
Opmerking: 'Budgetmanager' kan nog niet als een 'slimme rol' worden ingesteld in de goedkeuringsregels. Bovendien kunnen budgetmanagers het geplande bedrag van hun budgets niet bewerken, tenzij ze de platformrol Admin of Accountant hebben.
Wanneer gebruik je het:
Als je budgetmanagers de mogelijkheid wil geven om de werkelijke bedragen en geplande budgets in real-time bij te houden
Zo gebruik je het:
Maak een budget aan en wijs er een manager aan toe