Algemene informatie
In dit artikel leggen we uit wat er nodig is om Moss te verbinden met Exact Online, hoe je Exact Online en Moss instelt om de interface te gebruiken, en hoe je gegevens exporteert van Moss naar Exact Online.
Je krijgt ook meer informatie over Exact Online zodat je je boekhouding beter kunt afstemmen op Moss.
Leerdoelen
De basisboekhoudfuncties van Moss begrijpen.
Weten hoe je Moss integreert met Exact Online.
Leren hoe je Moss en Exact Online met elkaar verbindt via API.
Leren hoe je gegevens exporteert van Moss naar Exact Online.
Exact Online en Moss boekingslogica instellen
Algemene informatie
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe je Exact Online instelt, zodat Moss kan worden verbonden en er vanuit Moss kan worden geëxporteerd met behulp van onze API.
Voordelen
Universeel: Exact Online biedt bedrijven de mogelijkheid om systemen van derden te koppelen aan hun boekhouding.
Kwaliteit: Alle gegevens worden geëxporteerd naar de boekingsoverzichten van Moss zonder handmatige gegevensinvoer in Exact Online.
Dit voorkomt fouten door handmatige bewerking.
Flexibel: Hierdoor kunnen ook niet-boekhouders voorbereidende boekingen doen in Moss via een gebruiksvriendelijke interface en de automatisering van Moss gebruiken om vervolgens volledige boekingsoverzichten te exporteren.
Functies
Gebruik: Gebruikers kunnen voorbereidende boekingen doen in Moss voor creditcardtransacties en aankoopfacturen, en vervolgens boekingen met bijgevoegde documenten naar de boekhoudsoftware sturen.
How-To: Een bankdagboek aanmaken
Klik op de bedrijfsnaam.
Er wordt een venster geopend > selecteer 'Stamgegevens'.
Klik op 'Bankrekeningen'. Er wordt een venster geopend > selecteer 'Stamgegevens'.
Klik op 'Nieuw' om een nieuwe bankrekening en daarmee ook een bankdagboek aan te maken.
Voer je informatie in. Omdat het een fictieve bankrekening is, moet je een fictief rekeningnummer invoeren. We raden 'Moss Bank' aan als omschrijving. Onze tip: Gebruik 123456789 als rekeningnummer.
Klik op 'Opslaan'. Na het opslaan wordt automatisch een 'dagboek' met dezelfde naam aangemaakt dat aan deze bankrekening is gekoppeld.
Om de bankrekening te bewerken of te verwijderen klik je op 'Bewerken' of 'Verwijderen'.
Nadat je op 'Sluiten' hebt geklikt, verschijnt de nieuwe rekening in de lijst met bankrekeningen.
How-To: Een inkoopdagboek aanmaken
Let op: Je hoeft geen speciaal Moss-inkoopdagboek aan te maken. Als je alle betaalbewijzen op één plek wilt bewaren, kun je in plaats daarvan je bestaande standaard inkoopdagboek gebruiken. Als je de export van Moss in een apart dagboek wilt bijhouden, volg dan deze stappen.
Klik op de bedrijfsnaam.
Er wordt een venster geopend > selecteer 'Stamgegevens'.
Zoek in de nieuwe tab naar 'Financieel' en klik daaronder op 'Dagboeken'.
Om een nieuw inkoopdagboek aan te maken, klik je op 'Nieuw'.
Omdat het slechts een dummybankrekening is, moet je een fictief rekeningnummer invoeren en vervolgens een geschikte G/L-rekening selecteren.
Klik op 'Opslaan' om het nieuwe inkoopdagboek op te slaan.
Nadat je op 'Sluiten' hebt geklikt, verschijnt de nieuwe rekening in de lijst met bankrekeningen.
How-To: Een Moss-standaardleverancier aanmaken
Let op: Een standaard leveranciersrekening is alleen nodig als je alle Moss-kaarttransacties op één leverancier wilt boeken. Als je de leverancierboekhouding voor kaarttransacties inschakelt, is deze stap niet nodig.
Klik op de bedrijfsnaam.
Er wordt een venster geopend > selecteer 'Stamgegevens'.
Zoek op het nieuwe tabblad naar 'Relaties' en klik dan op 'Leveranciers'.
Om een nieuwe 'Leverancier' aan te maken, moet je op 'Nieuw' klikken.
Van daaruit maak je een nieuwe leverancier aan. We raden aan om de rekening een naam te geven: Moss Transacties. Pas de betalingstermijn voor de kredietzijde aan naar 30 dagen.
Stel 'Betalingstermijn' in op 30 dagen.
Klik op 'Opslaan' om de nieuwe leveranciersrekening op te slaan.
Nadat je op 'Sluiten' hebt geklikt, verschijnt de nieuwe rekening in de lijst met bankrekeningen.
How-To: Een Moss-opwaarderingsleverancier aanmaken
Klik op de bedrijfsnaam.
Er wordt een venster geopend > selecteer 'Stamgegevens'.
Zoek op het nieuwe tabblad naar 'Relaties' en klik dan op 'Leveranciers'.
Om een nieuwe leveranciersrekening aan te maken, klik je op 'Nieuw'.
Let op: Moss gebruikt deze opwaarderingsleverancier om alle opwaarderingen van je Moss-account te boeken. Hierdoor kun je alle opwaarderingen makkelijker bijhouden en aankopen onderscheiden van opwaarderingen.
Stel 'Betalingstermijn' in op 30 dagen.
Klik op 'Opslaan'.
Nadat je op 'Sluiten' hebt geklikt, verschijnt de nieuwe rekening in de lijst met bankrekeningen.
Moss en Exact Online koppelen en stamgegevens controleren
Algemene informatie
Rechten: Om Exact Online aan Moss te koppelen, heeft de gebruiker toegang nodig tot Moss (als admin of boekhouder) EN toegang tot Exact Online met de rechten om bankboekingen, algemene dagboekboekingen en inkoopboekingen te bewerken, wijzigen en verwijderen.
Voordelen
Tijd besparen: Dankzij de verbinding exporteer je met één klik complete boekingsbestanden naar Exact Online en automatiseer je je creditcardboekingen.
Kwaliteit: Voorkom fouten door handmatige boekhouding door onze API-exports te gebruiken.
Functies
Exporteer boekingen met bijgevoegde betaalbewijzen: Aan alle boekingen wordt het betaalbewijs toegevoegd zoals in Moss.
Exporteer bankboekingen voor kaarttransacties: Voor kaarttransacties exporteren we niet alleen de inkoopboeking, maar ook de bankboeking om de bankrekening automatisch in evenwicht te brengen voor Moss-kaarttransacties.
How-to: Moss en Exact Online verbinden
Klik op 'Boekhouding' in het functieoverzicht aan de linkerkant.
Kies 'Boekhoudkundige integratie'.
Klik op 'Verbinden met boekhoudsysteem' om de verbinding met Exact Online te starten.
Selecteer vervolgens 'Exact Online' in het menu.
Klik rechts op 'Doorgaan'.
Klik op 'Verbinden met ExactOnline' om naar de login te gaan.
Hier moet je inloggen met je Exact Online-gegevens.
Selecteer de juiste entiteit (indien van toepassing) en bevestig de voorwaarden (beide vakjes moeten worden aangevinkt).
Nadat je de juiste entiteit hebt geselecteerd, word je weer doorgestuurd naar de Exact Online-interface. Daar geef je Moss toestemming om informatie over te zetten naar het Exact Online-account van deze entiteit. Let op: De stappen zijn iets anders als je meer dan één entiteit beheert in Exact Online.
De volgende stap is het synchroniseren van alle relevante stamgegevens met Moss. Klik rechtsboven op 'Synchroniseren'.
Nu kun je de stappen aan de linkerkant volgen en controleren of alle relevante stamgegevens zoals het rekeningschema, leveranciers, btw-tarieven, kostenplaatsen en kostendragers zijn geïmporteerd. Zodra alle relevante gegevens succesvol zijn gesynchroniseerd, verschijnen er kleine vinkjes naast de knoppen. Tot slot klik je op 'Installatie voltooien'.
Klik op het tabblad 'Boekhoudkundige integratie' om alle relevante stamgegevens in de open velden in te vullen.
Let op: Alleen van toepassing als je meer dan één entiteit beheert in Exact Online: Selecteer een 'Verbonden entiteit' om er zeker van te zijn dat de juiste Exact Online-entiteit is aangesloten op je Moss-account.
In de eerste regel moet je de standaard leveranciersrekening invullen. Je kunt zoeken naar rekeningen uit Exact Online (bijv. 'Moss Transacties').
Vervolgens moet je een Moss-opwaarderingsrekening (bijv. 'Moss Overboekingen') invullen.
Nu moet je de bankdagboekcode invullen die je voor Moss hebt gemaakt (bijv. 209).
Als laatste moet je de inkoopdagboekcode invullen die je wilt gebruiken voor Moss (bijv. 333). Dit kan je standaard inkoopdagboek zijn als je geen nieuw inkoopdagboek hebt aangemaakt.
De volgende stap is het implementeren van grootboekrekeningen. Deze zouden al gesynchroniseerd moeten zijn met Exact Online. Als dit niet het geval is of als er in de tussentijd nieuwe rekeningen zijn toegevoegd, moet je alles opnieuw synchroniseren.
Om het rekeningschema te synchroniseren en te controleren, klik je op 'Ga naar grootboekrekeningen' onderaan de pagina.
Om alle relevante accounts van Exact Online te synchroniseren met Moss klik je op 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek. Als de rekeningen al gesynchroniseerd zijn, ga dan naar de volgende stap.
Om in de volgende stap de leveranciers te synchroniseren, klik je op 'Ga naar leveranciers' onderaan de pagina.
Om alle relevante leveranciers van Exact Online te synchroniseren met Moss klik je op 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek. Als de rekeningen al gesynchroniseerd zijn, ga dan naar de volgende stap.
Om alle relevante btw-codes uit Exact Online te synchroniseren met Moss klik je op 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek. Als de btw-tarieven al gesynchroniseerd zijn, ga dan naar de volgende stap.
Om alle relevante gegevens van Exact Online naar Moss te synchroniseren, klik je op 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek.
Om alle kostenplaatsen van Exact Online naar Moss te synchroniseren, klik je 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek. Als de rekeningen al gesynchroniseerd zijn, ga dan naar de volgende stap.
Om alle relevante gegevens van Exact Online naar Moss te synchroniseren, klik je op 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek.
Om alle kostendragers van Exact Online naar Moss te synchroniseren, klik je 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek. Als de rekeningen al gesynchroniseerd zijn, ga dan naar de volgende stap.
Om alle relevante gegevens van Exact Online naar Moss te synchroniseren, klik je op 'Synchroniseren' in de rechterbovenhoek.
Klik op 'Installatie voltooien'.
Zodra de installatie is gelukt, zie je een bericht dat de installatie is geslaagd.
Wanneer je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen, is je Exact Online-interface klaar voor gebruik en kun je binnen enkele seconden alle boekhoudgerelateerde gegevens van Moss exporteren.
Zodra de verbinding succesvol tot stand is gebracht, worden de stamgegevens van Exact Online als volgt weergegeven. Controleer nu of de stamgegevens correct worden weergegeven.
Moss algemene installatie
Algemene informatie
Om de API van Moss naar Exact Online te kunnen gebruiken, moet je een aantal dingen instellen in je Moss-account.
De algemene rekeningen in Moss maken inkoop- en betalingsboekingen mogelijk voor elke kaarttransactie die vanuit Moss wordt geëxporteerd. Leveranciersrekeningen (of de standaardleverancier) worden bij elke export vrijgemaakt met behulp van onze boekingsautomatisering.
Tegelijkertijd exporteren we ook de Moss-opwaarderingen (Debit) of automatische incasso (Credit). Hierdoor wordt de Moss-balansrekening in evenwicht gebracht met de primaire bankrekening van het bedrijf.
Voordelen
Kwaliteit: Voorkom fouten door het handmatig boeken van creditcardafschriften.
Automatisering: Dankzij de boekingsautomatisering van Moss wordt de boekhouding van creditcardtransacties automatisch in balans gebracht na elke boekingsperiode.
Tijdsbesparing: Inkoop- en betalingsboekingen zijn geautomatiseerd voor kaarttransacties en de bankboeking is geautomatiseerd.
Functies
Moss boekhoudlogica voor kaarttransacties:
Moss maakt een inkoopboeking aan in Exact Online: We sturen een G/L-rekening, de btw-code, kostenplaats, kostendrager, het bedrag en de factuurdatum naar het inkoopdagboek dat voor Moss is aangemaakt.
We vullen het factuurnummer zoals ingevoerd in Moss in het veld 'Uw ref.' in ExactOnline.
Voor transacties creëert Moss tegelijkertijd een bankboeking (betalingsboeking) voor de transactie. Deze boeking wordt geboekt in het bankdagboek, waardoor de leverancier wordt verwijderd van de inkoopboeking.
How-to: Je boekhoudkundige gegevens importeren
Open www.getmoss.com en log in.
Klik op 'Boekhouding' in het functieoverzicht aan de linkerkant.
Om grootboekrekeningen vanuit Exact Online te synchroniseren, open je de sectie 'Grootboekrekeningen' en klik je op 'Synchroniseren'. Als de import succesvol is verlopen, zie je dat je Exact Online-boekhouddimensies zijn geïmporteerd in Moss.
Om kostenplaatsen vanuit Exact Online te synchroniseren, open je de sectie 'Kostenplaatsen' en klik je op 'Synchroniseren'. Als de import succesvol is verlopen, zie je dat je Exact Online-boekhouddimensies zijn geïmporteerd in Moss. Als er om wat voor reden dan ook rekeningen zijn die je niet zichtbaar wilt hebben in Moss, kun je ze deactiveren in Moss.
Om kostendragers vanuit Exact Online te synchroniseren, open je de sectie 'Kostendragers' en klik je op 'Synchroniseren'. Als de import succesvol is verlopen, zie je dat je Exact Online-boekhouddimensies zijn geïmporteerd in Moss.