Met Moss is het makkelijker dan ooit om voorgeschoten kosten snel terug te betalen aan werknemers.
Bovendien kun je, ongeacht de gebruikte betaalmethode, eenvoudig de voortgang van al je terugbetalingen volgen, zowel in declaratietabellen als in het zijpaneel voor declaraties.
Vergoed gemaakte kosten met Moss
⚠️ Voorwaarde: activeer Betalen met Moss op de set-uppagina voor declaraties.
Zodra een declaratie is gecontroleerd, gaat hij naar het tabblad 'Betalen'. Daar kunnen admins en accountants een of meer declaraties selecteren en op 'Declaratie betalen' klikken om de lijst met beschikbare betaalmethoden te zien:
⭐ Download een SEPA-bestand en importeer het in je online bankomgeving (alleen EU).
Markeer handmatig als betaald, wanneer de betaling buiten Moss om plaatsvindt.
Sla betaling over en betaal later vanaf het tabblad 'Geëxporteerd'.
SEPA-betalingsbestand genereren
Om een SEPA-betalingsbestand te genereren, hoef je alleen maar 'SEPA-betalingsbestand downloaden' te kiezen in het zijpaneel voor declaraties, de debiteurenrekening en uitvoeringsdatum van de betaling te kiezen, en het SEPA-bestand te downloaden.
💬 Let op: zorg dat je werknemers hun betaalgegevens toevoegen aan hun gebruikersprofiel. Ook kun je de betaalgegevens gebruiken van de leverancier die gekoppeld is aan de declaratie. Als je leveranciers geen betaalgegevens hebben, voeg je ze eenvoudig toe via 'Boekhouding' > 'Leveranciers'.
Zodra je het betalingsbestand hebt gedownload, upload je het naar je online bankomgeving om snel het juiste bedrag over te maken.
Declaraties als 'Betaald' markeren na export van een SEPA-bestand
Wanneer je een SEPA-bestand exporteert, kun de declaraties meteen als 'Betaald' markeren of daarmee wachten tot je er zeker van bent dat het SEPA-bestand succesvol is geüpload naar je online bankomgeving.
Als je ze als 'Betaald' markeert, gaan je declaraties direct na het downloaden van het SEPA-bestand over naar het tabblad 'Exporteren' met de status 'Betaald via SEPA'.
Als je dat niet doet, blijven je declaraties staan op het tabblad 'Betalen' met de status 'SEPA geëxporteerd'. In dat geval moet je ze als 'Betaald' markeren zodra het betalingsbestand met succes is geüpload naar je bankomgeving. Dat doe je als volgt:
Selecteer de declaraties op het tabblad 'Betalen'.
Klik op 'Declaraties betalen'.
Klik tot slot op 'Als betaald markeren' om ze te verplaatsen naar 'Klaar voor export'.
De relevante betaalgegevens blokkeren
Zodra een declaratie is betaald, ongeacht de betaalmethode, worden de velden die relevant zijn voor de betaling vergrendeld.
Gebruikers kunnen dan geen nieuwe uitgaven toevoegen of de bedragen van de bestaande uitgaven in de declaratie wijzigen, zelfs niet als de declaratie wordt teruggezet naar 'Ontwerp'.
Bovendien zullen gebruikers de declaratie niet meer kunnen afwijzen of intrekken, omdat hij al is betaald. Ook kunnen ze het leveranciersveld niet meer bewerken.