De pagina 'Betalingen'

Alle facturen en declaraties die de controle- en goedkeuringsworkflow succesvol doorlopen, komen terecht op de pagina 'Betalingen', waar je al je betalingen gedurende hun hele cyclus naadloos kunt beheren.

Er zijn twee manieren om betalingen te beheren:

Pay with Moss: betaal facturen en declaraties wereldwijd met bankoverschrijvingen vanuit je Moss Wallet.

Betalingen handmatig beheren: beheer betaalstatussen, download SEPA-bestanden (alleen EER) en markeer items als betaald.

Pay with Moss

⚠️ Een eerste vereiste voor klanten uit de EER is het instellen van Pay with Moss.

Met Pay with Moss kun je declaraties van medewerkers en facturen van leveranciers direct via het Moss-platform betalen vanuit je Debit-wallet, zowel nationaal als internationaal.

Om te beginnen moet je ervoor zorgen dat je voldoende geld in je wallet hebt. Je kunt zowel in het Verenigd Koninkrijk als in de EER direct opwaarderen met respectievelijk Faster Payments en SEPA Instant.

Betalen met je Moss Wallet

Houd er rekening mee dat de tweefactorauthenticatie (2FA) die vereist is voor het autoriseren van betalingen om veiligheidsredenen alleen kan worden uitgevoerd via de Moss-app.

De betalingsworkflow bestaat uit de volgende stappen:

Autoriseren

Betalingen hebben een eerste autorisatie met 2FA van een admin nodig - in overeenstemming met het vierogenprincipe - voordat een betaling kan worden gestart. Alle betalingen die nog geen eerste autorisatie hebben gehad, verschijnen hier om te worden gecontroleerd en geautoriseerd.

Zodra 2FA met succes is voltooid, gaat de betaling naar het tabblad 'Betalen'.

Betalen

Alle betalingen die een eerste autorisatie hebben gehad verschijnen op dit tabblad. Deze betalingen zijn klaar voor de tweede autorisatie met 2FA van een tweede admin. Daarmee is de betaling in gang gezet.

Wanneer betalingen worden geïnitieerd, worden ze meestal binnen enkele seconden verwerkt. Terwijl ze worden verrekend, zijn de details van de lopende betalingen zichtbaar.

Tot slot komen alle lopende of voltooide betalingen op het tabblad 'Betaald' te staan. Betalingen met de status Betaald kunnen vervolgens worden geëxporteerd naar je boekhoudsoftware.

Vierogenprincipe voor betalingsautorisatie

Veiligheid bij het verwerken van tegoeden en betalingen is essentieel, niet alleen om fouten te minimaliseren, maar ook om fraude te voorkomen. Daarom is het vierogenprincipe (4OP) standaard ingeschakeld voor betalingen. Dat biedt een extra beveiligingslaag waarbij twee admins nodig zijn om een betaling te autoriseren voordat hij wordt uitgevoerd.

Als het 4OP niet wordt gebruikt, is het tabblad 'Autoriseren' niet zichtbaar en kunnen betalingen direct worden voltooid vanaf het tabblad 'Betalen' met 2FA door admins.

Betalingen exporteren

Betalingen handmatig beheren

SEPA-bestanden genereren (alleen EER)

Met Moss kun je gemakkelijk SEPA-betalingsbestanden genereren die je vervolgens kunt uploaden naar je online bankieren om facturen en declaraties te betalen.

Het enige wat je hoeft te doen is op 'SEPA-betalingsbestand downloaden' klikken in het zijpaneel van de betaling of één of meerdere betalingen selecteren op de pagina 'Betalingen' en vervolgens op de downloadknop klikken om ze allemaal in het bestand op te nemen. Kies de bankrekening die als debiteur moet worden gebruikt en de relevante uitvoeringsdatum van de betaling - de datum waarop de betaling zal plaatsvinden - en download het SEPA-bestand.

Upload vervolgens het betalingsbestand naar je online bankieren om de bankoverschrijvingen naar je leveranciers en/of werknemers te initiëren en de betalingsrun te voltooien.

Zorg ervoor dat je leveranciers in Moss een geldig IBAN-hebben.

Een item markeren als 'Betaald' vs. markeren als 'SEPA geëxporteerd': wanneer je een SEPA-bestand exporteert, kun je kiezen of je de betreffende items als betaald wilt markeren of niet. Als je ervoor kiest om ze als betaald te markeren, gaan je facturen en/of declaraties over naar het tabblad 'Exporteren' met de status 'Betaald met SEPA'.

Als je ze niet als betaald markeert, blijven je facturen op het tabblad 'Betalen' staan met de betaalstatus 'SEPA geëxporteerd'. Als je voor de laatste optie kiest, moet je ze als betaald markeren zodra het betalingsbestand met succes is geüpload naar je bankomgeving.

Items handmatig als betaald markeren

In elk stadium van de factuurflow kunnen admins en boekhouders facturen handmatig als betaald markeren, zelfs vóór controle en goedkeuring. Dit is om rekening te houden met situaties waarin de factuur vooraf is betaald, bijvoorbeeld via een automatische incasso.

Zorgen voor accurate bankgegevens van ontvangers

Wanneer je facturen betaalt, zorg er dan voor dat de bankgegevens van je leveranciers (ook wel ontvangers genoemd) zijn opgeslagen in Moss. Deze kunnen handmatig worden toegevoegd aan elke leveranciersrekening die je importeert in Moss. Als je je boekhoudsoftware hebt gekoppeld, halen wij deze gegevens automatisch op als onderdeel van de boekhoudsynchronisatie.

Voor het uitbetalen van declaraties moeten werknemers hun bankgegevens toevoegen aan hun profielpagina, of ze worden geïmporteerd uit je hr-software. De bankgegevens zijn te vinden onder 'Instellingen' > 'Profiel'.

⚠️ Let op: of we automatisch bankgegevens van leveranciers kunnen importeren, hangt af van de boekhoudsoftware die je gebruikt.

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Welke gebruikers kunnen betalingen doen vanuit de Moss Wallet? Aangezien het om bedrijfsgeld gaat, is deze actie alleen beschikbaar voor admins.

Welke organisaties kunnen SEPA-betalingsbestanden genereren? Omdat SEPA een Europese standaard is voor betalingen in euro's, kunnen alleen EER-organisaties SEPA-bestanden genereren.

Verandert de betaalstatus van een factuur door deze terug te sturen naar 'Controleren'? Nee, factuurstatus en betaalstatus staan volledig los van elkaar. Als je een factuur terugstuurt naar 'Controleren', blijft de betaalstatus ongewijzigd.

Is het mogelijk om een automatische incasso in te stellen met mijn Moss-IBAN? Nee, wij ondersteunen geen automatische incasso's. Elke factuur waarbij de crediteur is betaald via een automatische incasso kan handmatig als betaald worden gemarkeerd.