Wann du Rechnungen oder Rückerstattungen mit Banküberweisungen aus deiner Moss Wallet (Pay with Moss) bezahlst, kann es passieren, dass die Zahlung vom Empfänger zurückgegeben wird. Auf der Registerkarte Zahlungen wird diese Zahlung dann als ZAHLUNG FEHLGESCHLAGEN angezeigt. Eine Zahlung kann aus verschiedenen Gründen zurückgebucht werden. Dazu gehören beispielsweise die Schließung oder Sperrung des Empfängerkontos oder willkürliche Compliance-Entscheidungen der Bank des Empfängers. In einigen Fällen bucht der Empfänger die Zahlung auch aus persönlichen Gründen zurück. Wenn das passiert, erhältst du die Zahlung in deiner Moss Wallet zurück, was sich auf deine Buchhaltung auswirken kann.
In diesem Artikel geht es um Zahlungen (mit und ohne Fremdwährungs-/Zahlungsgebühren), die entweder in das ERP-System exportiert oder nicht exportiert wurden, bevor sie zurückgebucht wurden und deren Status sich in ZAHLUNG FEHLGESCHLAGEN geändert hat.
Die folgenden Beispiele sind aus der Perspektive eines in der EU ansässigen Unternehmens mit EUR als Heimatwährung.
In beiden Fällen (mit und ohne Fremdwährungs-/Zahlungsgebühren) siehst du die folgenden Zahlungsdetails:
Wenn eine Zahlung zurückgebucht wird, wird die Position auf der Seite Zahlungen mit dem Status ZAHLUNG FEHLGESCHLAGEN gekennzeichnet. Du kannst nun über das weitere Vorgehen entscheiden (z. B. die Zahlung erneut senden):
Auf den Seiten Wallets und Auszüge siehst du zwei Zeilen:
Eine mit ausgehenden Zahlungen
Eine mit Beträgen, die als Zahlungseingang an deine Moss Wallet zurückgebucht wurden
Beispiel eines Kontoauszugs:
So berücksichtigst du zurückgebuchte Zahlungen in deiner Buchhaltungsplattform
Fall 1: Inlandszahlungen
Es fallen keine Zahlungsgebühren und keine Wechselkursdifferenzen an. Wenn eine SEPA-Zahlung abgelehnt oder zurückgebucht wurde, sind keine zusätzlichen Kosten entstanden. Der vollständige Betrag wird also auf deine Moss Wallet zurückgebucht.
Wenn die Rechnung noch nicht exportiert wurde oder nur der Ausgabenteil exportiert wurde, solltest du die Zahlung wiederholen (nachdem das Problem beim Erhalt der Zahlung behoben wurde):
Wenn eine Rechnung noch nicht exportiert wurde: Exportiere die Rechnung wie gewohnt (die Zahlung wird zusammen mit der Rechnung exportiert).
Es entstehen keine Unstimmigkeiten in deinem Buchhaltungssystem, da die Zahlung und die Rechnung erst exportiert wurden, nachdem das Problem behoben war.
Wenn die Ausgabe bereits exportiert wurde: Nur die Zahlung muss exportiert werden.
Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass dein Buchhaltungssystem alle relevanten Daten enthält.
Wenn du die Rechnung mit den Zahlungsdetails bereits exportiert hast und die Zahlung fehlschlägt, kannst du Folgendes tun:
Storniere die Zahlung aus deinem Buchhaltungs-/ERP-System.
So stellst du sicher, dass dein Buchhaltungs-/ERP-System keine falschen Zahlungsdaten enthält für Zahlungen, die nicht durchgegangen sind.
Wenn du die Zahlung nach der Behebung des Problems wiederholst, musst du den vorherigen Export in deine Buchhaltungssoftware rückgängig machen oder löschen und die Zahlung anschließend erneut exportieren.
So sind die Zahlungsdaten korrekt.
Fall 2: Zahlungen mit Fremdwährungen
Es fallen Zahlungsgebühren und/oder Wechselkursdifferenzen an.
Bei Zahlungen mit Fremdwährungen kann es zu einer Zahlungs- und/oder Währungsdifferenz kommen, bei der der auf dein Konto zurückgebuchte Betrag aufgrund von Wechselkursschwankungen und/oder Gebühren der ursprünglichen Zahlung, die nicht erstattet werden, von dem Betrag abweichen kann, den du ursprünglich bezahlt hast.
Beispiel: Angenommen, der Wechselkurs beträgt 1 EUR = 1,4 CAD:
Ausgehende Zahlung von 1.000 CAD
EUR-Umrechnung: 714,28 EUR
Zahlungsgebühr: 5 EUR
Wechselgebühr: 14,28 EUR
Für die Zahlung benötigter Gesamtbetrag in EUR: 733,56 EUR
Rückbuchung durch den Begünstigten, wobei 1.000 CAD aufgrund von Wechselkursschwankungen mit einem Wechselkurs von
1 EUR = 1,5 CADumgerechnet werden:EUR erhalten: 666,67 EUR
Zahlungs- und Wechselgebühren werden nicht vom Begünstigten erstattet, da diese nur zum Zeitpunkt der Zahlung durch den Absender angefallen sind.
Die allgemeine Vorgehensweise in solchen Fällen ist wie folgt:
Wenn du die Rechnung und die Zahlung bereits exportiert hast:
Mache die Zahlung (der an den Kreditor gezahlten Betrag) im Buchhaltungs-/ERP-System rückgängig und lasse die Zahlungsgebühr/realisierte Währungsgewinne (Verluste) im Buchhaltungs-/ERP-System.
Wiederhole die Zahlung (nachdem das Problem beim Erhalt der Zahlung behoben wurde).
Exportiere den Zahlungsteil erneut.
In diesem Fall siehst du die folgenden Details in deinem ERP-System:Ausgaben und Gebühren/Währungsdifferenzen aus deinem ersten Export (hier hast du nur den an den Kreditor gezahlten Betrag entfernt).
Zahlungsbetrag und eine weitere Reihe von Gebühren/Währungsdifferenzen aus dem letzten Export.
Wenn du die Rechnung und die Zahlung noch nicht exportiert hast:
Exportiere die Rechnung (Zahlung wird automatisch mit der Rechnung exportiert).
Erfasse die Gebühren/Währungsdifferenzen aus der fehlgeschlagenen Zahlung (Gebühren und Währungsdifferenzen werden deinem Konto nicht mehr gutgeschrieben).