Die neue Vorschrift zu E-Rechnungen
1. Was ist die neue B2B-Vorschrift für E-Rechnungen in Deutschland?
Die neue Vorschrift schreibt vor, dass alle inländischen B2B-Transaktionen in Deutschland elektronische Rechnungen verwenden müssen, die der Norm EN16931 entsprechen. Diese Initiative zielt darauf ab, die Transparenz zu erhöhen, die Steuerverfahren zu verbessern und sich an den allgemeinen Zielen der EU für eine digitale Steuerkontrolle zu orientieren.
2. Wann tritt die Vorschrift in Kraft und was sind die wichtigsten Fristen?
Die Vorschrift wird schrittweise über mehrere Jahre eingeführt:
Ab dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen. Der Empfang von Rechnungen per E-Mail ist akzeptabel, solange sie der Norm EN16931 entsprechen. Herkömmliche Rechnungen wie PDFs oder Papierrechnungen sind weiterhin zulässig.
Ab Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen, die der Norm entsprechen.
Ab Januar 2028: Alle anwendbaren Unternehmen, unabhängig vom Umsatz, müssen die Vorschrift für E-Rechnungen einhalten.
3. Wer muss diese Vorschrift einhalten?
Die Vorschrift gilt für Unternehmen mit rechtmäßigem Sitz in Deutschland, die Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen ausstellen. Dazu gehören Unternehmen mit Sitz, Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz, gewöhnlichem Aufenthalt oder einer festen Niederlassung in Deutschland.
4. Was ist die Norm EN16931 und warum ist sie wichtig?
Die EN16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die das Format von Rechnungen standardisiert und sicherstellt, dass diese in verschiedenen Systemen leicht lesbar und verarbeitbar sind. B2B-Rechnungen in Deutschland müssen nach der neuen Verordnung dieser Norm entsprechen.
5. Gibt es Ausnahmen von dieser Anforderung?
Ja, Rechnungen sind ausgenommen, wenn sie zwei Kriterien erfüllen: (1) der Rechnungsbetrag liegt unter 250 EUR und (2) der Lieferant ist außerhalb Deutschlands ansässig. Diese Ausnahmeregelung bietet Flexibilität für geringwertige Umsätze oder Umsätze mit Auslandsbezug.
6. Gilt die neue Regelung auch für Geschäfte mit ausländischen Kreditoren?
Nein, die kommende deutsche Vorschrift für E-Rechnungen gilt nicht für Transaktionen mit ausländischen Kreditoren. Sie schreibt strukturierte elektronische Rechnungen nur für inländische B2B-Transaktionen mit in Deutschland ansässigen Unternehmen vor. Ausländische Lieferanten sind davon ausgenommen, es sei denn, mit den deutschen Partnern wurde etwas anderes vereinbart.
7. Gilt die Vorschrift für E-Rechnungen für B2B-Transaktionen, die über Kartenzahlungen abgewickelt werden?
Ja, die neue Norm für E-Rechnungen gilt unabhängig davon, ob die Zahlung per Kredit- oder Debitkarte erfolgt. Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung richtet sich nach der Art der B2B-Transaktion und wird nicht durch die Art der Zahlung beeinflusst.
Praktische Auswirkungen und Vorbereitung
8. Werden Papier- oder PDF-Rechnungen weiterhin akzeptiert?
Nein, weder Papierrechnungen noch einfache PDF-Rechnungen erfüllen die neuen Anforderungen für inländische B2B-Transaktionen. Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der Norm EN 16931 übermittelt werden. PDF-Rechnungen werden nur noch akzeptiert, wenn sie die in der Norm geforderten strukturierten Daten enthalten, sodass die herkömmliche Verarbeitung von PDF- und Papierrechnungen schrittweise eingestellt wird.
9. Welche Vorteile bringt die Vorschrift für E-Rechnungen meinem Unternehmen?
Die Vorschrift zielt darauf ab, die Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu automatisieren, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und die Transparenz des Cashflows zu erhöhen. Außerdem sollen die Bearbeitungszeiten verkürzt und das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung verringert werden.
10. Wie sollte sich mein Unternehmen auf die Vorschrift vorbereiten?
Zur Vorbereitung sollten Unternehmen:
Ihre internen Systeme aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen an deutsche Kunden und Kundinnen elektronisch ausgestellt werden.
Eine Lösung implementieren, die die Verarbeitung elektronischer Rechnungen von Kreditoren ermöglicht.
Ihr Finanzteam über die Anforderungen und die Bedeutung der Einhaltung der Vorschrift schulen.
So unterstützt Moss dich mit E-Rechnungen
11. Muss ich etwas unternehmen, damit Moss die elektronische Rechnungsstellung unterstützt und wann wird dies der Fall sein?
Sobald Moss die Unterstützung für elektronische Rechnungen einführt (voraussichtlich Anfang Dezember), sind keine weiteren Schritte erforderlich. Kunden mit Zugang zu unseren Firmenkarten und Rechnungsmanagement werden automatisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen über Moss zu verarbeiten und die Einhaltung der neuen Vorschrift zu überprüfen.
12. Welche E-Rechnungsformate unterstützt Moss?
Moss unterstützt sowohl das XRechnungs- als auch das ZUGFeRD-Format, die mit der EN16931 konform sind und die neuen Anforderungen erfüllen.
XRechnung: Eine strukturierte XML-Datei, die in Deutschland weit verbreitet ist und für die Einhaltung nationaler Standards entwickelt wurde.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und so für Menschen und Maschinen lesbar ist.
13. Wie unterstützt Moss die Einhaltung der neuen Vorschrift?
Moss validiert Rechnungen automatisch anhand der Norm EN16931 und klassifiziert sie als „konform“, „nicht konform“ oder „ausgenommen“. Rechnungen, die als „nicht konform“ gekennzeichnet sind, müssen möglicherweise vor der Annahme angepasst werden. Moss kennzeichnet auch alle nicht konformen Rechnungen als „nicht konform“ oder gegebenenfalls als „ausgenommen“, um Unternehmen bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Betriebs und der Einhaltung der Norm zu unterstützen.
14. Wie kann ich mit Moss E-Rechnungen durchgängig verarbeiten?
Erfasse elektronische Rechnungen über den Posteingang der Kreditorenbuchhaltung oder lade sie manuell hoch. Hinweis: E-Rechnungen können neben herkömmlichen Rechnungen über den bestehenden Dokumenteneingang verarbeitet werden, um die Einhaltung der deutschen Vorschriften zu gewährleisten.
Lese Daten automatisch ein und fülle alle relevanten Rechnungsdetails automatisch aus.
Validiere elektronische Rechnungen auf Konformität mit der Norm EN 16931.
Definiere buchhalterische Dimensionen, um eine genaue Kategorisierung zu gewährleisten.
Leite elektronische Rechnungen durch deinen etablierten Freigabeprozess, um die finanzielle Kontrolle sicherzustellen.
Leite die Zahlung für genehmigte Rechnungen ein und behalte immer den Überblick und die Kontrolle über den Zahlungsstatus.
Exportiere fertige elektronische Rechnungen in dein Buchhaltungssystem, um den Abgleich und das Reporting zu unterstützen.
Archiviere die Originaldatei der elektronischen Rechnung, um sie sicher aufzubewahren und leicht wiederzufinden.
15. Kann ich bestimmte Kreditoren von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Moss ausnehmen?
Ja, Moss ermöglicht einen reibungslosen Übergang, indem du bestimmte Kreditoren von der elektronischen Rechnungsstellung ausnehmen kannst. Diese Flexibilität ist besonders hilfreich, da herkömmliche Rechnungen noch bis Januar 2027 zulässig sind. Durch die Festlegung von Ausnahmen für Kreditoren kannst du die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig Kreditoren berücksichtigen, die noch nicht bereit sind, die neuen elektronischen Rechnungsformate zu akzeptieren.