1. Einführung
Standardmäßig erlaubt Moss die Auswahl und Verwendung benutzdefinierter Zahlungsbedingungen, um das Fälligkeitsdatum von Rechnungen zu berechnen. Diese Konfiguration funktioniert am besten, wenn du die Funktion „Pay with Moss“ nutzt, da Rechnungen direkt in Moss beglichen werden und das korrekte Fälligkeitsdatum automatisch übernommen wird.
Wenn du allerdings Rechnungen in Exact Online begleichen und sicherstellen wilst, dass das korrekte Fälligkeitsdatum übertragen wird, kann der Standardansatz von Moss mit der Logik von Exact Online kollidieren. Exact Online berücksichtigt nur Zahlungsbedingungen, die dort bereits existieren. Wenn kein Zahlungsziel angegeben ist, werden vorherige Fälligkeitsdaten ignoriert.
In den meisten Fällen wird das in Moss festgelegte Fälligkeitsdatum durch die Logik von Exact Online überschrieben, sobald die Rechnung exportiert wird. Um das zu vermeiden, kannst du in Moss die Zahlungsbedingungen von Exact Online verwenden.
2. Zahlungsbedingungen aus Exact Online aktivieren
Um auf die Zahlungsbedingungen von Exact Online zu wechseln, gehe zu „Einstellungen“ > „Buchhaltung“ und aktiviere die Option „Zahlungsbedingungen von Exact Online verwenden“.
Befolge nach der Aktivierung dieser Option die folgenden Schritte:
Gehe zu „Einstellungen“ > „Buchhaltung“.
Gehe zur Registerkarte „Zahlungsbedingungen“.
Dort siehst du die Schaltfläche „Jetzt importieren“. Klicke auf die Schaltfläche, um die Zahlungsbedingungen von Exact Online zu importieren. Dieser Import ersetzt alle manuell erstellten Zahlungsbedingungen in Moss.
Zahlungsbedingungen, die bereits bestehenden Rechnungen in Moss zugewiesen sind, bleiben unverändert. Du kannst sie aktualisieren, indem du die Rechnungen einzeln öffnest und bearbeitest.
3. Zahlungsbedingungen für Kreditoren importieren
Nachdem du die Zahlungsbedingungen von Exact Online für Rechnungen aktiviert hast, kannst du auch die Zahlungsbedingungen für Kreditoren importieren:
Gehe zur Registerkarte „Kreditoren“ („Einstellungen“ > „Buchhaltung“ > „Kreditoren“).
Dort siehst du ebenfalls die Schaltfläche „Jetzt importieren“. Wenn du auf die Schaltfläche klickst, werden alle Zahlugnsbedingungen auf Kreditorenebene von Exact Online importiert.
Dieser Import kann auch automatisch über die nächtliche Synchronisierung erfolgen.
4. Rechnungen mit den Zahlungsbedingungen von Exact Online erstellen oder bearbeiten
Nach dem Import wirken sich die Zahlungsbedingungen von Exact Online wie folgt auf die Rechnungserstellung oder -bearbeitung in Moss aus:
Kreditor mit zugewiesenen Zahlungsbedingungen
Wenn der ausgewählte Kreditor in Exact Online bereits Zahlungsbedingungen zugewiesen hat, übernimmt Moss diese automatisch, inklusive des Fälligkeitsdatums.
Kreditor ohne zugewiesene Zahlungsbedingungen
Wenn für den Kreditor keine Zahlungsbedingungen in Exact Online hinterlegt sind, kannst du eine Bedingung aus der in Moss importierten Liste auswählen.
Das Fälligkeitsdatum wird entsprechend den Regeln von Exact Online berechnet.
Wichtig: Auch mit diesen Einstellungen kann sich das Fälligkeitsdatum ändern, wenn bei Exact Online eine standardmäßige Zahlungsbedingung auf Unternehmensebene eingestellt ist („Unternehmen“ > „Einstellungen“ > „Allgemein“).
5. Zusammenfassung und Empfehlungen
Wenn du Rechnungen in Moss begleichst, kannst du weiterhin die Zahlungsbedingungen von Moss verwenden.
Wenn du Rechnungen in Exact Online begleichst, solltest du die Funktion zur Verwendung der Zahlungsbedingungen von Exact Online aktivieren. So stellst du sicher, dass das Fälligkeitsdatum in Moss mit den Berechnungen von Exact Online übereinstimmt.
Prüfe nach dem Import der Zahlungsbedingungen deine Kreditoreneinstellungen, um sicherzugehen, dass die richtigen Zahlungsbedingungen zugewiesen wurden.
Denk daran, dass Rechnungen, die vor dem Import erstellt wurden, die vorherigen Zahlungsbedingungen beibehalten. Eine Aktualisierung kann nur manuell vorgenommen werden.