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Was sind Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind Ausgaben für Mahlzeiten, Getränke oder Veranstaltungen, die ein Unternehmen zahlt, um Gäste in einem professionellen Umfeld zu bewirten. Dazu gehören:
Bewirtungskosten mit externen Personen – z. B. Mittagessen, Abendessen oder eine Veranstaltung mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern.
Bewertungskosten für interne Teams – z. B. gemeinsames Mittagessen, Abendessen oder Mahlzeiten außerhalb, die einem Geschäftszweck dienen. Dazu gehören etwa Team-Building-Maßnahmen, Feierlichkeiten für Meilensteine eines Projekts oder Firmenveranstaltungen.
In beiden Fällen muss die Ausgabe einen klaren Bezug zum Unternehmen haben. Du musst immer dokumentieren, wer daran beteiligt war (Namen externer Gäste und/oder interner Kollegen) und was der Anlass war.
Bewirtungskosten mit Moss
Bewirtungskosten erfordern oft zusätzliche Angaben für die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung. Mit Moss ist der Vorgang ganz einfach. Beim Einreichen von Belegen werden die Mitarbeiter angeleitet, wie sie den Anlass, die Teilnehmer und das Trinkgeld angeben müssen.
Der Vorkontierungs-Agent von Moss erkennt Bewirtungskosten automatisch und ordnet die Teilnehmer den Belegen zu, sodass die Genauigkeit von Anfang an gewährleistet ist. Finanzteams können diese Ausgaben dann einfach nach „Kartentransaktionen“ oder „Rückerstattungen“ filtern. Strukturierte CSV-Exporte liefern Daten bis auf Teilnehmerebene, die bereit für Berichte, Audits oder die Gehaltsabrechnung sind.
Unabhängig davon, ob eine Ausgabe mit einer Kartenzahlung verbunden ist oder als Rückerstattung eingereicht wird, erfasst Moss die richtigen Informationen zum Zeitpunkt der Einreichung und liefert den Finanzteams genau das, was sie benötigen.
So funktioniert’s:
Wenn du einen Beleg einreichst, den Moss als Bewirtungskosten erkennt, musst du folgende Informationen angeben:
Anlass – eine kurze Beschreibung der Veranstaltung (z. B. Geschäftsessen, Team-Essen, Kundentreffen).
Interne Teilnehmer (Pflichtfeld) – wer vom Unternehmen war dabei? Du kannst entweder einen bestehenden Moss-Nutzer auswählen oder den Namen eines Kollegen manuell eingeben, wenn er kein Moss Konto hat. Wenn Namen auf dem Beleg erkennbar sind, wird Moss versuchen, die Nutzer automatisch zuzuordnen.
Externe Teilnehmer (optional) – die Namen der Gäste, die nicht zum Unternehmen gehören.
Trinkgeld – wenn ein Trinkgeld im Beleg enthalten ist.
Wenn Moss nicht automatisch Bewirtungskosten erkennt, kannst du die Ausgabe manuell als solche markieren.
Wichtig: Mit dem Vorkontierungs-Agent von Moss schaltest du die automatische Erkennung von Bewirtungskosten und den Abgleich von Teilnehmernamen frei. So spart dein Team Zeit und der manuelle Arbeitsaufwand wird reduziert. Wenn dein Unternehmen den Vorkontierungs-Agenten noch nicht aktiviert hat, kann dir dein Customer Success Manager alle Vorteile zeigen. Alternativ kannst du uns auch unter support@getmoss.com kontaktieren.
Bewirtungskosten filtern
Mit Moss lassen sich Bewirtungskosten sowohl in den Kartentransaktionen als auch in den Rückerstattungen leicht identifizieren.
So funktioniert’s:
Öffne das Menü „Alle Filter“.
Wähle „Als Bewirtungskosten markiert“.
Gib den Zeitraum an, den du prüfen willst.
Klicke auf „Speichern“, um den Filter zu nutzen.
Diese Ansicht zeigt nur Ausgaben, die als Bewirtungskosten markiert wurden. So kannst du sie einfach erkennen, ohne jede Transaktion einzeln öffnen zu müssen.
Meldung von Bewirtungskosten
Moss bietet Finanzteams eine zentrale, verlässliche Übersicht aller Bewirtungskosten im Unternehmen und erleichtert den Export dieser Informationen für Buchhaltung, Reporting und Audits.
Alle Details der Bewirtungskosten werden strukturiert erfasst und können anschließend für nachfolgende Buchhaltungs- und Reporting-Zwecke einheitlich gefiltert, geprüft und exportiert werden. Moss unterstützt dies durch:
ein automatisch erstelltes PDF der Bewirtungskosten, das in das Buchhaltungssystem exportiert wird, sowie
strukturierte CSV-Exporte, die speziell für Reporting und Analysen ausgelegt sind.
Automatisch erstelltes PDF der Bewirtungskosten (für Buchhaltungssysteme)
Für jede Bewirtungsausgabe erstellt Moss automatisch ein Bewirtungsbeleg-PDF auf Basis der Angaben, die von der einreichenden Person gemacht wurden. So funktioniert es:
Sobald eine als Bewirtung markierte Ausgabe den Status Bereit für den Export erreicht, erstellt Moss ein PDF mit folgenden Informationen:
Händler- und Transaktionsdetails
Angegebener Zweck der Bewirtung
Vollständige Liste aller interner und externer Teilnehmer
Beträge und Trinkgelder
Dieses PDF wird zusammen mit der Ausgabe in dein angebundenes Buchhaltungssystem exportiert.
Bewirtungskosten exportieren
Finanzteams können Bewirtungskosten im CSV-Format für Berichte, Audits und Gehaltsanalysen exportieren.
So lädst du den Export herunter:
Gehe zur Tabelle „Kartentransaktionen“ oder „Rückerstattungen“.
Öffne das Menü „Alle Filter“, wähle „Als Bewirtungskosten markiert“ und lege den Zeitraum fest, den du abdecken willst.
Wähle das Format „Hospitality Expenses CSV“ (EN) oder „Bewirtungskosten CSV“ (DE).
Klicke auf „Download starten“, um die Datei zu erstellen.
CSV -Dateistruktur
Jede Zeile des Exports steht für einen Teilnehmer der Ausgabe. Wenn eine Ausgabe beispielsweise fünf Teilnehmer umfasst, enthält der Export für diese Ausgabe fünf Zeilen.
Spalte | Beschreibung |
Ausgabe-ID | Individuelle Moss-ID der Ausgabe (eindeutige Kennzeichnung einer Ausgabe; in der URL enthalten) |
Ausgabenart | Kartentransaktion oder Rückerstattung |
Händlername/Ausgabe | Händlername oder Beschreibung der Ausgabe |
Eingereicht von | Person, die die Ausgabe eingereicht hat |
Datum | Datum der Ausgabe |
Währung | Währung der Ausgabe |
Gesamtbetrag | Vollständiger Betrag der Ausgabe, inklusive Trinkgeld |
Trinkgeld | Trinkgeld (falls vorhanden) |
Insgesamt teilgenommen | Anzahl der Teilnehmer |
Teilnehmer | Namen der Teilnehmer |
Betrag pro Teilnehmer (ohne Trinkgeld) | Betrag der Ausgabe, gleichmäßig auf alle Teilnehmer aufgeteilt (ohne Trinkgeld) |
Intern/Extern | Ob der Teilnehmer intern (Mitarbeiter) oder extern (Gast) ist |
Anteil interner Personen | Anteil der Ausgabe, der auf interne Teilnehmer fällt |
Anteil externer Personen | Anteil der Ausgabe, der auf externe Teilnehmer fällt |
Anlass | Grund für die Veranstaltung |
Link zur Ausgabe | Direkter Link zu der Ausgabe in Moss |
Diese Struktur ermöglicht es Finanzteams:
Pivot-Tabellen zu erstellen, um die Kosten pro Teilnehmer, das Trinkgeld und die Gesamtausgabe zusammenzufassen.
Die Teilnahme interner und externer Personen zu vergleichen, um die Art der Veranstaltung zu bewerten.
Bewirtungskosten im gesamten Unternehmen zu prüfen und konsequent zu melden.
Hinweis: Die Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten hängt von den lokalen Steuervorschriften ab. Moss stellt strukturierte Daten zur Verfügung, aber die Finanzteams sollten die korrekte Behandlung mit ihren Steuerberatern bestätigen.
So profitieren Finanzteams davon
Moss bietet umfassende Unterstützung für Bewirtungskosten in jeder Phase:
Einreichung – Die Ausgeber werden durch strukturierte Eingabeprozesse geführt, wodurch eine vollständige und konforme Dateneingabe geleistet wird.
Sichtbarkeit – Bewirtungskosten können über Filter leicht identifiziert werden.
Überprüfbarkeit – Alle Änderungen an Bewirtungskosten werden protokolliert, sodass ein klarer Prüfpfad entsteht.
Berichterstattung – Strukturierte Daten können per CSV exportiert werden und ermöglichen so genaue Berichte und Analysen.
Mit Moss können Mitarbeiter Bewirtungskosten einfach einreichen und die Finanzteams können sie einfach überprüfen, prüfen und auswerten, wodurch die Compliance gewährleistet und der manuelle Aufwand reduziert wird.