Diese Funktion ist derzeit nur in der Beta für Kartentransaktionen und Geschäftsausgaben (Rückerstattungen) verfügbar.
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein Dokument, das einen fehlenden Originalbeleg ersetzt. Er dient als formeller Zahlungsnachweis, wenn das Original nicht beschafft werden kann. Mit Moss können Mitarbeiter dieses Dokument direkt auf der Plattform erstellen. So wird sichergestellt, dass die Ausgaben konform bleiben und für Buchhaltungs- und Prüfzwecke ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Warum ist das wichtig?
Fehlende Belege sind ein häufiges Problem für Finanzteams. Mit Moss können Mitarbeiter automatisch einen konformen Eigenbeleg im PDF-Format erstellen. Dadurch wird Folgendes sichergestellt:
Einhaltung der Anforderungen an die Buchhaltungs- und Steuerdokumentation
Weniger Aufwand bei der Nachverfolgung zwischen Mitarbeitern und dem Finanzteam
Vollständige und prüffähige Spesenabrechnung direkt in Moss
Wer kann Eigenbelege erstellen?
Kartentransaktionen: Nur Karteninhaber können selbst ausgestellte Belege für ihre eigenen Kartentransaktionen erstellen. Administratoren und Buchhalter können dies ebenfalls nur für ihre eigenen Karten tun.
Rückerstattungen: Eigenbelege für Erstattungen können nur von dem Benutzer erstellt werden, dem die Rückerstattungsanfrage gehört. Dies kann nur während der Erstellung des Rückerstattung (Entwurfsphase) gemacht werden.
So erstellst du einen Eigenbeleg in Moss
Du kannst einen Eigenbeleg in Moss auf zwei Weisen erstellen:
Kartentransaktionen – wenn kein Beleg angehängt ist
Unternehmensausgaben – in der Seitenleiste „Unternehmensausgabe hinzufügen“
So erstellst du einen Eigenbeleg:
Klicke auf „Beleg nicht verfügbar“.
Fülle das Formular aus.
Aktiviere beide Bestätigungs-Kästchen, um die Richtigkeit zu bestätigen und dass angemessene Maßnahmen unternommen wurden, um den Originalbeleg zu erhalten.
Klicke auf „Unterschreiben & Beleg erstellen“.
Moss wird automatisch:
Eine konforme PDF-Datei mit allen eingegebenen Daten, einer Belegnummer, einem Zeitstempel und dem Namen des Mitarbeiters als digitale Unterschrift erstellen.
Die PDF-Datei zur Ausgabe hinzufügen und den Belegstatus auf Eigenbeleg aktualisieren.
Die Datei bei Exporten in dein Buchhaltungssystem integrieren.
Den Beleg sperren, um weitere Bearbeitungen zu verhindern und die Prüfbarkeit beizubehalten.
So werden Eigenbelege in Moss angezeigt
Nach der Erstellung sieht die Ausgabe wie folgt aus:
Belegstatus: Eigenbeleg (grünes Label)
Die erstellte PDF-Datei ist unter Beleg angehängt.
Ein entsprechender Eintrag im Reiter Kommentare & Aktivität zeigt an, wer den Beleg erstellt hat und warum.
Eigenbelege in Moss filtern
Finanzteams können alle Eigenbelge in Moss mit Filtern identifizieren und überprüfen:
Kartentransaktionen → Nach Belegstatus: Eigenbeleg filtern
Rückerstattungen → Nach Eigenbeleg: Ja/Nein filtern