Diese Funktion ist derzeit nur in der Beta verfügbar. Möglicherweise hast du noch keinen Zugang dazu.
Was ist die Assistentenrolle
Die Rolle „Assistent“ soll einem anderen Nutzer dabei helfen, seine Aufgaben in Moss zu erledigen, ohne Zugangsdaten teilen zu müssen, und gleichzeitig sicherstellen, dass das Audit-Log korrekt ist.
Was kann ein Assistent tun?
Die Assistentenrolle ist strikt auf zwei Aktionen im Namen der zugewiesenen Nutzer beschränkt:
Kartenbelege hochladen und zuordnen für Transaktionen des zugewiesenen Nutzers
Erstattungsentwürfe erstellen und einreichen als zugewiesener Nutzer
Der Assistent kann nicht auf Genehmigungen, Zahlungen, Budgets, Admin-Einstellungen, HR-Daten oder Daten anderer Nutzer zugreifen.
So weist du einen Assistenten zu
Ein Admin kann die Rolle „Assistent“ jedem Nutzer zuweisen.
Gehe zu „Einstellungen“ > „Benutzerverwaltung“
Wähle den Nutzer aus, der als Assistent handeln soll
Klicke auf „Assistent zuweisen“ und wähle einen oder mehrere Nutzer aus, die unterstützt werden sollen
Klicke auf „Speichern“, um zu bestätigen
Hinweis: Ein Nutzer kann gleichzeitig mehreren Nutzern als Assistent zugewiesen sein.
So nutzt du die Rolle „Assistent“ („Anzeigen als“)
Nach der Zuweisung kann der Assistent zu den Aufgaben eines anderen Nutzers wechseln.
So wechselst du zu dem Nutzer, den du unterstützen sollst:
Klicke unten links auf das Profilpanel
Wähle unter „Anzeigen als …“ den Nutzer aus, dessen Profil du verwenden möchtest
Am unteren Bildschirmrand wird dauerhaft ein blauer Banner angezeigt, der dich daran erinnert, dass du aktuell im Namen eines anderen Nutzers handelst.
Während „Anzeigen als“ aktiv ist
Du siehst nur Funktionen und Daten, die für den ausgewählten Nutzer relevant sind
Belege, die du hochlädst, werden dem ausgewählten Nutzer zugeordnet
Erstattungen, die du einreichst, folgen den Genehmigungsabläufen und Richtlinien des ausgewählten Nutzers
Du übernimmst keine weitergehenden Berechtigungen, die der ausgewählte Nutzer möglicherweise hat
Einen Beleg im Namen eines anderen Nutzers hochladen
Wechsle über „Anzeigen als:“ in den Kontext des Nutzers.
Gehe zur entsprechenden Kartentransaktion.
Lade den Beleg wie gewohnt hoch.
Der Beleg wird dem ausgewählten Nutzer zugeordnet, nicht dir.
Eine Erstattung im Namen eines anderen Nutzers beantragen
Wechsle über „Anzeigen als:“ in den Kontext des Nutzers.
Gehe zu „Erstattungen“ > „+ Erstattung beantragen“.
Fülle die Details aus und füge bei Bedarf Ausgaben hinzu.
Klicke auf „Einreichen“.
Die Erstattung wird als ausgewählter Nutzer eingereicht und folgt seinem Genehmigungsablauf.
Wenn du nicht sicher bist, wie du eine Erstattung erstellst, lies diesen Artikel.
Kontext verlassen oder wechseln
Der Assistent kann das Profil eines anderen Nutzers jederzeit verlassen, indem er:
Den Modus „Anzeigen als“ beendet: Klicke dazu auf den Banner am unteren Bildschirmrand oder auf das Profilpanel unten links und wähle dein eigenes Profil aus.
Zu einem anderen zugewiesenen Nutzer wechselt: Wähle dazu im Profilbereich unten links eine andere Person aus der Liste „Anzeigen als …“ aus
Aktivität und Audit-Log
Alle Aktionen, die von einem Assistenten durchgeführt werden, werden mit der Identität des Assistenten protokolliert und als „im Namen von [Nutzer]“ gekennzeichnet.
So werden korrekte Audit-Trails und genaue Buchhaltungsexporte in deine Buchhaltungssoftware sichergestellt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Assistent Ausgaben genehmigen oder Zahlungen freigeben?
Nein. Die Rolle „Assistent“ ist ausschließlich auf das Hochladen von Belegen und das Einreichen von Erstattungen beschränkt.
Kann ich einem Assistenten mehrere Nutzer zuweisen?
Ja. Ein Admin kann einen Assistenten so zuweisen, dass er im Namen mehrerer Nutzer handeln kann.
Kann ein Assistent alle Unternehmenstransaktionen sehen?
Nein. Ein Assistent sieht nur Daten des Nutzers, dem er zugewiesen ist. Wenn einem normalen Nutzer also ein Admin zugewiesen wird, sieht er trotzdem nur die Erstattungen, die dieser Admin erstellt hat, und die Kartentransaktionen, die dieser Admin getätigt hat.
Kann ich den Assistenten-Zugriff widerrufen?
Ja. Ein Admin kann die Zuweisung jederzeit in den Einstellungen unter „Nutzerverwaltung“ entfernen.
Benötigt der Assistent ein eigenes Moss-Konto?
Ja. Der Assistent meldet sich mit seinem eigenen Moss-Konto und seinen eigenen Zugangsdaten an.