Die Rollen bei Moss
Moss bietet zwei Hauptkategorien von Rollen, um den Zugang und die Verantwortlichkeiten innerhalb der Plattform zu verwalten: Plattformrollen und Manager-/Smarte Rollen.
Plattformrollen:
Hierbei handelt es sich um die grundlegenden Rollen, die jedem Benutzer zugewiesen werden und die den allgemeinen Zugang und die Berechtigungen innerhalb der Moss-Plattform festlegen. Die Plattformrolle eines jeden Benutzers bestimmt, was er im System tun kann. Ein Admin hat beispielsweise vollständigen Zugriff auf die Plattformfunktionen, während Mitarbeiter nur über eingeschränkte Berechtigungen verfügen. Plattformrollen sind für jeden Benutzer unerlässlich und bestimmen den Gesamtumfang des Zugriffs.
Manager-/Smarte Rollen:
Diese optionalen, spezifischen Rollen können zusätzlich zur Plattformrolle eines Benutzers festgelegt werden. Sie ermöglichen zusätzliche Berechtigungen und Verantwortlichkeiten im Hinblick auf die Verwaltung bestimmter Bereiche, wie Teams, Abteilungen, Kostenstellen oder Budgets. Manager-/Smarte Rollen sind nicht für jeden Benutzer notwendig, können aber verwendet werden, wenn innerhalb des Unternehmens besondere Kontroll- oder Freigabeprozesse erforderlich sind. Sie ermöglichen eine detailliertere Kontrolle, sodass bestimmte Benutzer Aufgaben wie die Freigabe von Ausgaben oder die Überwachung von Budgets übernehmen können.
Plattformrollen
Bei Moss gibt es vier unterschiedliche Plattformrollen mit spezifischen Berechtigungen:
Admins
Zugriff: Vollständiger Zugriff auf alle Bereiche der Plattform.
Wer: In der Regel der CEO, CFO oder andere Teammitglieder, die für die Ausgabenverwaltung verantwortlich sind.
Berechtigungen:
Ausgabe und Sperrung von Karten
Festlegung von Ausgabelimits
Erstellung und Verwaltung von Freigaberegeln
Freigabe von Zahlungen
Verwaltung anderer Benutzer und ihrer Rollen
Verwaltung aller Bereiche der Plattform
Interne Buchhalter
Zugriff: Vollständiger Zugriff auf Buchhaltungsfunktionen, sowie auf die grundlegenden Benutzerberechtigungen.
Berechtigungen:
Erstellung, Bearbeitung und Zuweisung von Kostenstellen und Sachkonten
Übersicht und Kontrolle über die Arbeitsabläufe bei den Ausgaben in Übereinstimmung mit dem Buchabschlussverfahren
Senden von Dokumenterinnerungen
Export aller buchhaltungsrelevanten Transaktionsdaten über die API
Kartenanfragen und Zahlungen, die von einem Admin gemäß den Freigaberegeln genehmigt werden müssen
Externe Buchhalter
Zugriff: Auf Buchhaltungsfunktionen beschränkt.
Berechtigungen:
Ausführung aller für interne Buchhalter verfügbaren Buchhaltungsfunktionen. Kartenanfragen oder Rückerstattungen sind nicht verfügbar.
Mitarbeiter
Zugriff: Grundlegende Berechtigungen für die Standardnutzung der Plattform.
Berechtigungen:
Anfrage von Zahlungen oder Karten
Upload von Belegen und Rechnungen
Einsicht ihrer Kartenlimits und -details
Einsicht und Kategorisierung ihrer Transaktionen
Manager-Rollen / Smarte Rollen
Zusätzlich zu den Plattformrollen bietet Moss spezielle Rollen mit Berechtigungen zur Verwaltung verschiedener Bereiche der Plattform, wie Ausgaben, Teams, Abteilungen oder Budgets:
Manager des Antragstellers
Wer: Der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters, der eine Ausgabe einreicht.
Berechtigungen:
Einsicht in alle Ausgaben, die von ihren direkten Mitarbeitern eingereicht werden
Freigabe von Ausgaben und Anträgen, bei denen gemäß den Freigaberegeln die Freigabe durch den Manager des Antragstellers erforderlich ist
Einsicht in alle Budgets, die von direkten Mitarbeitern verwaltet werden
Wenn ein Antragsteller auch als Genehmiger fungiert, muss stattdessen der Manager des Genehmigers die Freigabe übernehmen, wenn das 4-Augen-Prinzip aktiviert ist.
Wird verwendet, wenn:
Alle Ausgaben vom direkten Vorgesetzten eines Mitarbeiters überwacht werden sollen
Die Freigabegrenzen für alle Teams gleich sind
Mitarbeiterausgaben und -anträge nicht von jemand anderem als dem direkten Vorgesetzten genehmigt werden müssen (z. B. wenn ein Mitarbeiter keine Ausgaben für mehrere Teams oder Projekte tätigen)
Nutzung:
Gib in der Benutzerverwaltung den Manager für jeden Benutzer an
Wähle in den Freigaberegeln den „Manager des Antragstellers“ als Genehmiger aus
Bitte den Kundensupport, das 4-Augen-Prinzip zu aktivieren, um zu verhindern, dass Antragssteller ihre eigenen Ausgaben genehmigen
Weise jedem Mitarbeiter automatisch den richtigen Manager zu, indem du Moss mit deiner HR-Software verbindest
Füge mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hinzu und weise Manager zu, indem du eine CSV-Datei zum Import mit deinen CS-Vertretern teilst
Manager des Managers des Antragstellers
Wer: Der übergeordnete Vorgesetzte über dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters.
Berechtigungen:
Einsicht in alle Ausgaben, die von direkten Mitarbeitern und von allen Personen, die von den direkten Mitarbeitern verwaltet werden, eingereicht werden
Freigabe von Ausgaben und Anträgen, bei denen gemäß den Freigaberegeln die Freigabe durch den Manager des Managers des Antragstellers erforderlich ist
Einsicht in alle Budgets von direkten Mitarbeitern und von allen Personen, die von den direkten Mitarbeitern verwaltet werden
Wird verwendet, wenn:
Ein übergeordneter Vorgesetzter die Ausgaben umfassend überwachen muss
Die Freigabegrenzen in Teams gleich sind
Mitarbeiterausgaben und -anträge nicht von jemand anderem als dem direkten Vorgesetzten oder dessen Vorgesetzten genehmigt werden sollen
Nutzung:
Befolge dieselben Schritte, wie im Punkt „Manager des Antragstellers“ beschrieben. Wähle in den Freigaberegeln als Genehmiger „Manager des Managers des Antragstellers“ aus.
Teammanager
Wer: Der Manager eines bestimmten Teams bei Moss.
Berechtigungen:
Einsicht in alle Ausgaben, die von einem Teammitglied eingereicht oder dem Team zugewiesen wurden
Freigabe von Ausgaben und Anträgen, bei denen gemäß den Freigaberegeln die Freigabe durch den Teammanager erforderlich ist, vorausgesetzt, der Antragsteller gehört zum Team oder die Ausgabe wurde dem Team manuell zugewiesen
Einsicht in alle Budgets, die von Teammitgliedern verwaltet werden
Wird verwendet, wenn:
Die Freigabegrenzen in Teams unterschiedlich sind
Nutzung:
Erstelle in der Benutzerverwaltung ein Team, füge Benutzer als Mitglieder hinzu und lege einen Teammanager fest
Lege Freigaberegeln fest, bei denen der Teammanager der Genehmiger ist
Erstelle automatisch Teams und weise Mitarbeiter dem richtigen Team zu, indem du Moss mit deiner HR-Software verbindest oder eine CSV-Datei mit deinen CS-Vertretern teilst. Nur Teammitglieder können auf diese Weise zugewiesen werden. Bei Teammanagern erfolgt die Zuweisung separat.
Abteilungsmanager
Wer: Der Manager einer Abteilung, die aus mehreren Teams besteht.
Berechtigungen:
Einsicht in alle Ausgaben, die von einem Team innerhalb der Abteilung eingereicht oder einem Team innerhalb der Abteilung zugewiesen wurden
Freigabe von Ausgaben und Anträgen, bei denen gemäß den Freigaberegeln die Freigabe durch den Abteilungsmanager erforderlich ist, vorausgesetzt, der Antragsteller gehört zu einem Team innerhalb der Abteilung oder die Ausgabe wurde dem Team manuell zugewiesen
Einsicht in alle Budgets, die von einem Manager oder einem Teammitglied innerhalb der Abteilung verwaltet werden
Wird verwendet, wenn:
Die Freigabegrenzen in Teams unterschiedlich sind, Teams in verschiedene Abteilungen unterteilt sind und die Aufsicht und Freigabe auf Abteilungsebene erforderlich ist.
Nutzung:
Erstelle eine Abteilung, weise die entsprechenden Teams zu und lege einen Abteilungsmanager fest
Wähle in den Freigaberegeln den „Abteilungsmanager“ als Genehmiger aus
Hinweis: Abteilungen können nicht über eine HR-Integration oder einen CSV-Upload erstellt werden. Dies funktioniert nur bei Teams. Abteilungen müssen von Admins bei Moss erstellt und aktualisiert werden. Benutzer werden nicht direkt zu Abteilungen zugewiesen - nur zu Teams.
Manager der Kostenstelle (in Kürze)
Wer: Die Person, die für die Überwachung einer bestimmten Kostenstelle verantwortlich ist.
Berechtigungen:
Freigabe von Ausgaben und Anträgen, bei denen gemäß den Freigaberegeln die Freigabe durch den Manager der Kostenstelle erforderlich ist, vorausgesetzt, die Ausgabe oder der Antrag ist der entsprechenden Kostenstelle zugewiesen
Hinweis: Manager der Kostenstelle können derzeit nicht alle Ausgaben, die ihrer Kostenstelle zugewiesen sind, einsehen, wenn sie nicht selbst Genehmiger sind. Um einen umfassenden Überblick zu erhalten, solltest du Budgets verwenden.
Wird verwendet, wenn:
Mitarbeiter Ausgaben für verschiedene Kostenstellen tätigen, die von einer anderen Person als dem direkten Vorgesetzten genehmigt werden müssen
Nutzung:
Gehe in den Buchhaltungseinstellungen zu den Kostenstellen und weise jeder Kostenstelle einen Manager zu
Alternativ kannst du auch in der Benutzerverwaltung bestimmte Benutzer als Manager der Kostenstelle festlegen
Wähle in den Freigaberegeln „Manager der Kostenstelle“ als Genehmiger aus
Manager des Kostenträgers (in Kürze)
Wer: Die Person, die für die Überwachung eines bestimmten Kostenträgers verantwortlich ist.
Berechtigungen:
Freigabe von Ausgaben und Anträgen, bei denen gemäß den Freigaberegeln die Freigabe durch den Manager des Kostenträgers erforderlich ist, vorausgesetzt, die Ausgabe oder der Antrag ist dem entsprechenden Kostenträger zugewiesen
Hinweis: Manager des Kostenträgers können derzeit nicht alle Ausgaben, die ihrem Kostenträger zugewiesen sind, einsehen, wenn sie nicht selbst Genehmiger sind. Um einen umfassenden Überblick zu erhalten, solltest du Budgets verwenden.
Wird verwendet, wenn:
Ähnlich wie bei Kostenstellen, aber für andere Kostenträger, bei denen Mitarbeiter Ausgaben tätigen, die von einer anderen Person als dem direkten Vorgesetzten genehmigt werden müssen
Nutzung:
Gehe in den Buchhaltungseinstellungen zu den Kostenträgern und weise jedem Kostenträger einen Manager zu
Alternativ kannst du auch in der Benutzerverwaltung bestimmte Benutzer als Manager des Kostenträgers festlegen
Wähle in den Freigaberegeln „Manager des Kostenträgers“ als Genehmiger aus
Budget-Manager
Wer: Der Manager eines Budgets, das mit der Moss-Funktion „Budget-Kontrolle“ erstellt wurde.
Berechtigungen:
Einsicht in alle von ihm verwalteten Budgets und in alle ihm zugewiesenen Transaktionen
Hinzufügen oder Entfernen von Transaktionen im Budget
Download einer CSV-Datei mit allen dem Budget zugewiesenen Transaktionen
Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen über den Status der Budgets
Hinweis: „Budget-Manager“ kann in den Freigaberegeln noch nicht als „Smarte Rolle“ festgelegt werden. Außerdem können Budget-Manager den geplanten Betrag ihrer Budgets nicht bearbeiten, wenn sie nicht über die Plattformrolle „Admin“ oder „Buchhalter“ verfügen.
Wird verwendet:
Um den Budget-Managern eine einfache Überwachung der tatsächlichen gegenüber den geplanten Budgets in Echtzeit zu ermöglichen
Nutzung:
Erstelle ein Budget und weise einen Manager zu