Wer kann eine „Richtlinie für fehlende Belege“ erstellen?
Admins und Buchhalter können eine Richtlinie für fehlende Belege einrichten.
Gesperrte Karten können unter „Karten“ > „Alle Karten“ mit dem Statusfilter "gesperrt" angesehen werden. Nach dem Klick auf eine Karte wird im seitlichen Detailfeld angezeigt, ob die Karte manuell von einem Admin oder durch die Richtlinie gesperrt wurde.
Wie erstellt man eine „Richtlinie für fehlende Belege“?
Klicke auf „Einstellungen“ > „Karten & Kartentransaktionen“
Wähle im Bereich 'Richtlinie für fehlende Belege' „Konfigurieren"
Richte die Parameter der Richtlinie ein:
Anzahl der fehlenden Belege:
Lege fest, ab wie vielen Belegen die Karte gesperrt wird
Anzahl der Tage, seit denen Belege fehlen:
Lege fest, wie viele Tage alt Transaktionen sein dürfen, bevor sie als „fehlender Beleg" gezählt werden (basierend auf dem Transaktions-/Freigabedatum)
Kartentypen, die inkludiert werden sollen:
Wähle, welche Kartentypen (z. B. physische Karten, virtuelle Karten, Abos) geprüft und möglicherweise gesperrt werden sollen.
⚠️ Es werden nur ausgewählte Kartentypen gescannt und gesperrt.
Karten, die ausgeschlossen werden sollen:
Optional kannst du bestimmte Karten von der Richtlinie ausschließen. Diese Karten werden nicht gescannt oder gesperrt, auch wenn sie die Bedingungen erfüllen.
In einer Vorschau siehst du, wie viele Nutzer und Karten betroffen sind.
Nach der Bestätigung wird eine Zusammenfassung der Richtlinieneinstellungen angezeigt.
In der Richtlinie kannst du die folgenden Parameter zum Sperren von Karten angeben:
Anzahl der fehlenden Belege
Anzahl der Tage, seit denen Belege fehlen (ab Transaktionsdatum)
Welche Kartentypen du in den Scan nach fehlenden Belegen einbeziehen und für die du eine Sperrung vornehmen möchtest. Nur diese Kartentypen werden geprüft und möglicherweise gesperrt.
Welche einzelnen Karten du von der Richtlinie ausschließen möchtest.
Wir zeigen dir, wie viele Nutzer und Karten von der Richtlinie betroffen sind.
Sobald die Richtlinie erstellt wurde, siehst du eine Zusammenfassung der Richtlinie.
Automatisches Sperren: So funktioniert's
Sobald die Richtlinie aktiv ist:
Das System überprüft stündlich auf Verstöße.
Fehlende Belege werden über alle inkludierten Kartentypen hinweg kombiniert.
Wenn ein Nutzer die zulässige Anzahl an fehlenden Belegen überschreitet:
Alle aktiven Karten der inkludierten Typen werden automatisch gesperrt.
Karten, die noch nicht aktiviert sind (z. B. ausstehende Freigabe, in Zustellung) werden bis zur Aktivierung nicht gesperrt.
Die Sperrung beginnt eine Stunde nach Aktivierung der Richtlinie und wird danach stündlich überprüft.
Erläuterung: Inkludiert vs. ausgeschlossen
So handhabt das System Karten:
Inkludierte Kartentypen → Nur diese Typen werden überwacht und gesperrt.
Ausgeschlossene einzelne Karten → Selbst wenn der Kartentyp inkludiert ist, werden diese Karten ausdrücklich ignoriert.
Das bedeutet, dass du die Richtlinie allgemein (nach Kartentyp) anwenden und dennoch Ausnahmen für bestimmte Karten für einzelne Nutzer oder bestimmte Händler machen kannst.
Automatisches Sperren
Sobald die Richtlinie aktiviert ist, prüft das System stündlich, ob Nutzer die Bedingungen für eine Sperrung erfüllen und sperrt alle ihre aktiven Karten. Die Anzahl der fehlenden Belege wird über alle ausgewählten Kartentypen hinweg kombiniert. Wenn ein Nutzer die Anzahl der zulässigen fehlenden Belege überschreitet, werden alle aktiven Karten der ausgewählten Typen gesperrt. Karten, die sich in der Auslieferung befinden oder deren Genehmigung noch aussteht, werden erst nach der Aktivierung gesperrt.
Die ersten Karten werden eine Stunde nach Aktivierung der Richtlinie gesperrt und jede Stunde können neue Karten gesperrt werden, wenn mehr Personen die Bedingungen der Richtlinie erfüllen.
Benachrichtigungen
Wenn die Karten gesperrt werden, erhält der Karteninhaber eine E-Mail mit einer Liste der gesperrten Karten und der Transaktionen, für die keine Belege vorliegen. Auf diese Mail kann der Karteninhaber mit angehängten Quittungen antworten, sodass diese automatisch an den Quittungseingang weitergeleitet werden. Es wird auch eine In-App-Benachrichtigung gesendet.
Entsperren
Die Sperrung wird automatisch aufgehoben, sobald die Belege hochgeladen sind. Damit die Sperrung aller Benutzerkarten aufgehoben wird, muss die Anzahl der fehlenden Quittungen geringer sein als in den Richtlinieneinstellungen angegeben (oder sie müssen weniger Tage als angegeben ausstehen).
Wenn Admins Quittungen als nicht benötigt markieren, wird die Sperrung der Karten ebenfalls aufgehoben.
Sobald die Karten entsperrt sind, erhalten sowohl der Karteninhaber als auch der Admin eine E-Mail mit der Liste der entsperrten Karten.
Admins können Karten bei Bedarf auch manuell entsperren. Diese Karten werden dann zukünftig nicht mehr durch die Richtlinie gesperrt.