Wer kann eine "Richtlinie für fehlende Belege" erstellen?
Admins und Buchhalter können eine Richtlinie für fehlende Belege einrichten.
Gesperrte Karten können unter "Karten" > "Alle Karten" mit dem Statusfilter "gesperrt" angesehen werden. Nach dem Klick auf eine Karte wird im seitlichen Detailfeld angezeigt, ob die Karte manuell von einem Admin oder durch die Richtlinie gesperrt wurde.
Wie erstellt man eine "Richtlinie für fehlende Belege"?
Klicke auf "Einstellungen" > "Kartentransaktionen"
Wähle "Konfigurieren" in dem 'Richtlinie für fehlende Belege' Bereich
In der Richtlinie kannst du die folgenden Parameter zum Sperren von Karten angeben:
Anzahl der fehlenden Belege
Anzahl der Tage seit denen Belegen fehlen (ab Transaktionsdatum)
Welche Kartentypen du sperren willst
Welche einzelnen Karten du von der Richtlinie ausschließen möchtest
Wir zeigen dir, wie viele Nutzer und Karten von der Richtlinie betroffen sind.
Sobald die Richtlinie erstellt wurde, siehst du eine Zusammenfassung der Richtlinie.
Automatisches Sperren
Sobald die Richtlinie aktiviert ist, prüft das System stündlich, ob Benutzer die Bedingungen für eine Sperrung erfüllen und sperrt alle ihre aktiven Karten. Karten, die sich in der Auslieferung befinden oder deren Genehmigung noch aussteht, werden erst nach der Aktivierung gesperrt.
Die ersten Karten werden eine Stunde nach Aktivierung der Richtlinie gesperrt und jede Stunde können neue Karten gesperrt werden, wenn mehr Personen die Bedingungen der Richtlinie erfüllen.
Benachrichtigungen
Wenn die Karten gesperrt werden, erhält der Karteninhaber eine E-Mail mit einer Liste der gesperrten Karten und der Transaktionen, für die keine Belege vorliegen. Auf diese Mail kann der Karteninhaber mit angehängten Quittungen antworten, sodass diese automatisch an den Quittungseingang weitergeleitet werden. Es wird auch eine In-App-Benachrichtigung gesendet.
Entsperren
Die Sperrung wird automatisch aufgehoben, sobald die Belege hochgeladen sind. Damit die Sperrung aller Benutzerkarten aufgehoben wird, muss die Anzahl der fehlenden Quittungen geringer sein als in den Richtlinieneinstellungen angegeben (oder sie müssen weniger Tage als angegeben ausstehen).
Wenn Admins Quittungen als nicht benötigt markieren, wird die Sperrung der Karten ebenfalls aufgehoben.
Sobald die Karten entsperrt sind, erhalten sowohl der Karteninhaber als auch der Admin eine E-Mail mit der Liste der entsperrten Karten.
Admins können Karten bei Bedarf auch manuell entsperren. Diese Karten werden dann zukünftig nicht mehr durch die Richtlinie gesperrt.