Allgemeine Informationen
In diesem Kurs zeigen wir dir, wie du Moss mit ExactOnline verbinden kannst, wie du ExactOnline und Moss für die Nutzung der Schnittstelle einrichtest und wie du Daten von Moss nach ExactOnline exportierst.
Außerdem erfährst du mehr über ExactOnline, damit du deine Buchhaltung noch besser mit Moss verbinden kannst.
Lernziele
Grundlegende Buchhaltungsfunktionen von Moss
Wie man Moss mit ExactOnline integriert
Wie man Moss und ExactOnline über API verbindet
Wie man Daten aus Moss nach ExactOnline exportiert
Einrichtung von ExactOnline und Moss Booking Logic
Allgemeine Informationen
In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du ExactOnline so einrichtest, dass du Moss mit ExactOnline verbinden und aus Moss über unsere API exportieren kannst.
Vorteile
Universell: ExactOnline bietet Unternehmen die Möglichkeit, Drittsysteme mit ihrer Buchhaltung zu verbinden.
Qualitätssichernd: Alle Daten werden ohne manuelle Dateneingabe in ExactOnline in Buchungssätze von Moss exportiert.
Dadurch werden Fehler durch manuelle Bearbeitung vermieden.
Flexibel: Dies ermöglicht auch Nicht-Buchhaltern, die vorbereitende Buchhaltung in Moss in einer benutzerfreundlichen Oberfläche zu erledigen und die Buchhaltungsautomatisierung von Moss zu nutzen und dann vollständige Buchungssätze zu exportieren.
Funktionen
Nutzung: Nutzer können in Moss eine vorbereitende Buchhaltung für Kreditkartentransaktionen und Einkaufsrechnungen durchführen und dann Buchungssätze mit angehängten Dokumenten in die Buchhaltungssoftware übertragen.
Anleitung: Bank Journal erstellen
Klicke auf den Firmennamen.
Klicke auf Stammdaten. Es öffnet sich ein Fenster, dann wähle „Stammdaten“.
Klicke auf Bankkonten. Es öffnet sich ein Fenster, wähle „Stammdaten“.
Klicke auf „Neu“. Um ein neues Bankkonto und damit auch ein Bankjournal anzulegen, klicke auf „Neu“.
Gib die Informationen ein. Da es sich um ein fiktives Bankkonto handelt, musst du eine fiktive Kontonummer eingeben. Wir empfehlen „Moss Guthabenkonto“ als Beschreibung. Hinweis: Wir empfehlen die Verwendung von 123456789 als Kontonummer.
Klicke auf „Speichern“. Nach dem Speichern wird automatisch ein „Bankjournal“ mit demselben Namen erstellt, das mit diesem Bankkonto verknüpft ist.
Zum Bearbeiten oder Löschen des Bankkontos klicke auf „Bearbeiten“ oder „Löschen“.
Nachdem du auf „Schließen“ geklickt hast, wird das neue Konto in der Kontoliste angezeigt.
Anleitung: Einkaufsjournal erstellen
Hinweis: Du musst nicht extra ein eigenes Moss-Einkaufsjournal erstellen. Wenn du alle Belege an einem Ort aufbewahren möchtest, kannst du auch einfach dein bestehendes Standard-Einkaufsjournal verwenden. Wenn du Moss-Exporte in einem separaten Journal verfolgen möchtest, folg einfach diesen Schritten.
Klicke auf den Firmennamen.
Klicke auf Stammdaten. Es öffnet sich ein Fenster, dann wähle „Stammdaten“.
Suchen nach „Finanzen“ und klicke dann unten auf „Journale“.
Um ein neues Einkaufsjournal zu erstellen, klicke auf „Neu“.
Da es sich nur um ein fiktives Bankkonto handelt, musst du eine fiktive Kontonummer eingeben und dann ein passendes Sachkonto auswählen.
Klicke auf „Speichern“, um das neue Einkaufsjournal zu speichern.
Nachdem du auf „Schließen“ geklickt hast, wird das neue Konto in der Kontenliste angezeigt.
Anleitung: Moss Standard-Kreditor anlegen
Hinweis: Ein Standard-Kreditorkonto ist nur erforderlich, wenn du alle Moss-Kartentransaktionen auf einen einzigen Kreditor buchen möchtest. Wenn du die Kreditorenbuchhaltung für Kartentransaktionen aktivierst, ist dieser Schritt nicht erforderlich.
Klicke auf den Firmennamen.
Es öffnet sich ein Fenster, wähle dann „Stammdaten“.
Suche in der neu geöffneten Registerkarte nach „Konten“ und klicke dann auf „Kreditoren“.
Um ein neues „Kreditorkonto“ zu erstellen, klicke auf „Neu“.
Von dort aus legst du einen neuen Kreditor an. Wir empfehlen, das Konto als Moss-Transaktionen zu benennen. Aktualisiere die Zahlungsbedingungen für die Kreditseite auf 30 Tage.
Setze „Zahlungsbedingung“ auf 30 Tage.
Klicke auf „Speichern“, um das neue Kreditorkonto zu speichern.
Nachdem du auf „Schließen“ geklickt hast, erscheint das neue Konto in der Kontoliste.
Anleitung: Moss Kreditor für Aufladungen erstellen
Klicke auf den Firmennamen.
Es öffnet sich ein Fenster, wähle dann „Stammdaten“.
Suche nach „Konten“ und klicke dann auf „Kreditoren“.
Um ein neues Kreditorkonto zu erstellen, klicke auf „Neu“.
Hinweis: Moss verwendet diesen Kreditor, um alle Aufladungen deines Moss-Kontos zu buchen. So behältst du den Überblick über alle Aufladungen und kannst Einkäufe von Aufladungen unterscheiden.
Setze „Zahlungsbedingung“ auf 30 Tage.
Klicke auf „Speichern“, um das neue Konto zu speichern.
Nachdem du auf „Schließen“ geklickt hast, wird das neue Konto in der Kontoliste angezeigt.
Moss mit ExactOnline verbinden und die Stammdaten überprüfen
Allgemeine Informationen
Berechtigungen: Um ExactOnline mit Moss zu verbinden, benötigt der Nutzer Zugang zu Moss (als Admin oder Buchhalter) UND Zugang zu ExactOnline mit der Berechtigung, Bankbuchungen, allgemeine Journalbuchungen und Kaufbuchungen zu bearbeiten, zu ändern und zu löschen.
Vorteile
Zeitersparnis: Die Verbindung ermöglicht es dir, komplette Buchungssätze mit nur einem Klick nach ExactOnline zu exportieren und deine Kreditkartenbuchungen zu automatisieren.
Qualitätssicherung: Vermeide Fehler durch manuelle Buchungen, indem du unsere API-Exporte nutzt.
Funktionen
Export von Buchungssätzen mit Beleganhängen: Allen Buchungssätzen wird der Beleg beigefügt, wie er in Moss vorliegt.
Bankbuchung für Kartentransaktionen exportieren: Für Kartentransaktionen exportieren wir nicht nur den Kaufeintrag, sondern auch den Bankeintrag, um das Bankkonto für Moss-Kartentransaktionen automatisch auszugleichen.
Anleitung: Moss and ExactOnline verbinden
Klicke in der Funktionsübersicht auf der linken Seite auf „Buchhaltung“.
Wähle „Buchhaltungsintegration“.
Klicke auf „Mit dem Buchhaltungssystem verbinden“, um die Einrichtung mit ExactOnline zu starten.
Wähle dann „ExactOnline“ im Menü.
Klicke auf der rechten Seite auf „Weiter“ .
Klicke auf „Mit ExactOnline verbinden“, um zum Login zu gelangen.
Hier wirst du aufgefordert, dich mit deinen ExactOnline-Zugangsdaten anzumelden.
Bitte wähle die richtige Entität (falls zutreffend) und bestätige die Geschäftsbedingungen (beide Kästchen müssen markiert sein).
Nachdem du die richtige Entität ausgewählt hast, wirst du wieder zur ExactOnline-Schnittstelle weitergeleitet. Hier gibst du Moss Zugriff, um Informationen an das ExactOnline-Konto dieser Entität zu übertragen. Hinweis: Die Schritte sind leicht unterschiedlich, wenn du mehr als eine Entität in deinem ExactOnline-Konto verwaltest.
Als nächstes musst du alle relevanten Stammdaten mit Moss synchronisieren. Klicke dafür rechts oben auf den Sync-Button.
Jetzt kannst du den Schritten auf der linken Seite folgen und überprüfen, ob alle relevanten Stammdaten wie Kontenplan, Kreditoren, Umsatzsteuersätze, Kostenstellen und Kostenträger importiert wurden. Sobald alle relevanten Daten erfolgreich synchronisiert wurden, erscheinen kleine Häkchen neben den Schaltflächen.
Klicke auf Kontointegration, um alle relevanten Stammdaten in die offenen Felder einzutragen.
Hinweis: Dies gilt nur, wenn du mehr als eine Entität in ExactOnline verwaltest: Wähle eine „Verbundene Entität“, um sicherzustellen, dass die richtige ExactOnline-Entität mit deinem Moss-Konto verbunden ist.
In der ersten Zeile gib das Standard-Kreditorkonto an. Du kannst auch nach Konten in ExactOnline suchen (z.B. Moss Kreditor).
Als nächstes gib ein Kreditorkonto zum Auflanden an (z.B. Moss Kreditor Aufladung).
Als nächstes gib den Bankjournalcode ein, den du für Moss erstellt hast (z. B. 209).
Dann gib den Einkaufsjournal-Code ein, den du für Moss verwenden möchtest. (z. B. 333) Dies kann auch dein Standard-Einkaufsjournal sein, falls du kein neues erstellen möchtest.
Der nächste Schritt ist die Einrichtung der Ausgabenkonten. Diese sollten bereits mit ExactOnline synchronisiert sein. Ist dies nicht der Fall oder wurden in der Zwischenzeit neue Konten hinzugefügt, synchronisiere die Aufwandskonten erneut.
Um den Kontenplan zu synchronisieren und zu überprüfen, klicke auf „Zum Kontenplan“ am unteren Ende der Seite.
Um alle relevanten Konten von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke. Wenn die Konten bereits synchronisiert sind, fahre mit dem nächsten Schritt fort.
Um im nächsten Schritt die Lieferanten zu synchronisieren, klicke auf „Zu Kreditoren“ am unteren Rand der Seite.
Um alle relevanten Kreditoren von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke. Wenn die Konten bereits synchronisiert sind, fahre mit dem nächsten Schritt fort.
Um alle relevanten USt.-Codes von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke. Wenn die Umsatzsteuersätze bereits synchronisiert sind, fahre mit dem nächsten Schritt fort.
Um alle relevanten Daten von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke.
Um alle Kostenstellen von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke. Wenn die Konten bereits synchronisiert sind, fahre mit dem nächsten Schritt fort.
Um alle relevanten Daten von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke.
Um alle relevanten Kostenträger von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke. Wenn die Konten bereits synchronisiert sind, fahre mit dem nächsten Schritt fort.
Um alle relevanten Daten von ExactOnline in Moss zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“ in der rechten oberen Ecke
Klicke auf „Einrichtung abschließen“.
Wenn die Einrichtung erfolgreich war, siehst du die Meldung „Einrichtung erfolgreich“.
Wenn du alle oben genannten Schritte befolgt hast, ist deine ExactOnline-Schnittstelle einsatzbereit und bereit, alle buchhaltungsrelevanten Daten in Sekundenschnelle aus Moss zu exportieren.
Sobald die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, werden die Stammdaten aus ExactOnline wie folgt angezeigt. Bitte überprüfe nun, ob die Stammdaten korrekt angezeigt werden.
Moss Allgemeine Einstellungen
Allgemeine Informationen
Um die API von Moss zu ExactOnline nutzen zu können, sind einige allgemeine Einstellungen im Moss-Konto erforderlich.
Die allgemeinen Konten in Moss erlauben Kauf- und Zahlungsbuchungen für jede aus Moss exportierte Kartentransaktion. Lieferantenkonten (oder der Standardlieferant) werden bei jedem Export mit unserer Buchungsautomatik ausgeglichen.
Gleichzeitig exportieren wir auch die Moss-Aufladung (Debitprodukt) oder die Lastschrift (Kreditprodukt). Dadurch wird das Moss-Saldokonto mit dem primären Bankkonto des Unternehmens abgeglichen.
Vorteile
Qualitätssicherung: Vermeidung von Fehlern bei der manuellen Buchung von Kreditkartenabrechnungen.
Buchungsautomatisierung: Durch die Moss-Buchungsautomatisierung wird die Abrechnung der Kreditkartentransaktionen nach jeder Buchungsperiode automatisch ausgeglichen.
Zeitersparnis: Einkaufs- und Zahlungsbuchungen werden für Kartentransaktionen automatisiert und die Bankbuchung wird automatisiert.
Funktionen
Moss Buchhaltungslogik für Kartentransaktionen:
Moss erstellt einen Kaufeintrag in ExactOnline: Wir übertragen ein Sachkonto, den USt.-Code, die Kostenstelle, den Kostenträger, den Betrag und das Rechnungsdatum in das Einkaufsjournal, das für Moss erstellt wurde.
Wir tragen die in Moss eingegebene Rechnungsnummer in das Feld „Deine Referenz“ in ExactOnline ein.
Für Transaktionen erstellt Moss gleichzeitig eine Bankbuchung (Zahlungsbuchung) für die Transaktion. Diese Buchung wird in der Bank Journey gebucht, wodurch der Kreditor aus der Einkaufsbuchung ausgebucht wird.
Anleitung: Buchhaltungsattribute importieren
Öffne www.getmoss.com und logge dich ein.
Klicke im Menü auf der linken Seite auf „Buchhaltung“.
Um die Ausgabenkonten von Exact Online zu synchronisieren, öffne Ausgabenkonto und klicke auf „Jetzt synchronisieren“. Wenn der Import erfolgreich war, siehst du, dass deine Exact Online Buchhaltungsdaten in Moss importiert wurden.
Um Ausgabenkonten aus Exact Online zu synchronisieren, öffne Ausgabenkonto und klicke auf „Jetzt synchronisieren“. Wenn der Import erfolgreich war, siehst du, dass deine Exact Online Buchhaltungsdimensionen in Moss importiert worden sind.
Um Ausgabenkonten aus Exact Online zu synchronisieren, öffne Ausgabenkonto und klicke auf „Jetzt synchronisieren“. Wenn der Import erfolgreich war, siehst du, dass deine Buchhaltungsdimensionen von Exact Online in Moss importiert wurden.
Um Kostenstellen aus Exact Online zu synchronisieren, öffne Kostenstellen und klicke auf „Jetzt synchronisieren“. Wenn der Import erfolgreich war, siehst du, dass deine Exact Online Buchhaltungsdimensionen in Moss importiert wurden. Wenn es Konten gibt, die du in Moss nicht sehen möchtest, kannst du diese in Moss deaktivieren.
Um Kostenträger aus Exact Online zu synchronisieren, öffne Kostenträger und klicke auf „Jetzt synchronisieren“. Wenn der Import erfolgreich war, siehst du, dass deine Buchhaltungsdimensionen aus Exact Online in Moss importiert wurden.