Wer kann Ausgaben einem Budget zuordnen oder entfernen?
Jeder Benutzer kann eine Ausgabe einem Budget zuweisen oder entfernen.
So weist du eine Ausgabe einem Budget zu
Kartenzahlungen, Rechnungen, Erstattungen und Bestellungen können Budgets auf zwei Arten zugewiesen werden:
Automatisch
Bei der Erstellung eines Budgets kannst du Regeln für die automatische Zuweisung von Ausgaben festlegen. Diese Regeln basieren auf Teams, Benutzern, Karten, Kreditoren, Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträgern. Wenn eine Ausgabe ein bestimmtes Kriterium erfüllt – darunter auch das Transaktionsdatum –, wird sie automatisch dem entsprechenden Budget zugewiesen. Zuweisungen können bei Bedarf bearbeitet oder entfernt werden.
Beispiel: Andrea ist dem Team Marketing in Moss zugewiesen. Dem Marketing-Team ist ein monatliches Budget von 50.000 € zugewiesen.
Andrea tätigt eine Zahlung mit einer ihrer Moss-Karten
Andrea reicht eine Rechnung ein
Andrea stellt einen Antrag auf Erstattung
Andrea beantragt einen Kauf
Alle Transaktionen werden automatisch dem Budget Marketing zugewiesen.
Manuell
Nach Betrag zuweisen:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zur Transaktion, die du zuweisen willst.
Öffne die Transaktion.
Klicke im Abschnitt „Budgets“ auf „Budgets zuweisen“.
Lege „Zuweisen nach“ auf „Betrag“ fest.
Wähle im Dropdown-Menü das Budget aus.
Gib den Betrag ein, den du diesem Budget zuweisen willst (bis zur Gesamtsumme der Transaktion).
Klicke auf „Speichern“.
Prozentual zuweisen:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zur Transaktion, die du zuweisen willst.
Öffne die Transaktion.
Klicke im Abschnitt „Budgets“ auf „Budgets zuweisen“.
Lege „Zuweisen nach“ auf „Prozentsatz“ fest.
Wähle das Feld „Zuweisung gleichmäßig aufteilen“ (optional) aus. Dadurch wird die Transaktion gleichmäßig auf alle ausgewählten Budgets aufgeteilt.
Wähle im Dropdown-Menü das Budget aus.
Gib den Prozentsatz der Gesamtsumme ein, den du diesem Budget zuweisen willst (bis zu 100 %).
Klicke auf „Speichern“
So teilst du Aufgaben auf mehrere Budgets auf
Automatische Aufteilung über Zeiträume
Transaktionen können automatisch über mehrere Budgetzeiträume hinweg aufgeteilt werden, indem mehrere Dienstleistungen oder Lieferdaten festgelegt und die Transaktionsparameter so angepasst werden, dass sie der Regel zur automatischen Zuweisung des Budgets entsprechen.
Kartentransaktionen und Rechnungen werden automatisch mehreren Zeiträumen eines wiederkehrenden Budgets zugewiesen, indem du in der Transaktion „Vorauszahlung“ auswählst und einen Freigabeplan festlegst.
Bestellungen mit mehreren Lieferdaten werden den Budgetzeiträumen so zugewiesen, dass diese Daten übereinstimmen.
Erstattungen können nur manuell mehreren Budgetzeiträumen zugewiesen werden.
Rechnungen
Beispiel: Das Budget „Marketing“ ist ein monatlich wiederkehrendes Budget, das am 1. des Monats beginnt. Alle Transaktionen mit der Kostenstelle „Marketing“ werden automatisch diesem Budget zugewiesen.
Eine Rechnung über 1.200,00 € für ein jährliches SaaS-Abo wird in Moss hochgeladen.
Der Rechnungsprüfer legt den Zeitraum der Dienstleistung auf 1. Januar bis 31. Dezember fest.
Moss erstellt einen Freigabeplan für die Rechnung von 100,00 € am letzten Tag jedes Monats.
Die Kostenstelle der Rechnung ist auf „Marketing“ festgelegt.
Moss weist die 100,00 € jeder Freigabe zu jedem Zeitraum (Kalendermonat) des „Marketing“-Budgets zu.
Bestellungen
Eine Bestellung wird automatisch mehreren Zeiträumen eines Budgets zugewiesen, wenn die Bestellparameter den Regeln zur automatischen Zuweisung zum Budget entsprechen und die Bestellung mehrere Lieferdaten hat, wie in den folgenden Fällen:
Ein Warenkauf mit wiederkehrender Lieferung
Ein Warenkauf mit verschiedenen Lieferdaten pro Posten
Beauftragung von Dienstleistungen im Rahmen eines laufenden Vertrags (Start- und Enddatum)
Beauftragung von Dienstleistungen für ein Projekt mit mehreren Meilensteinen
Beispiel: Ein Warenkauf für Kaffeebohnen hat den 5. jedes Monats als wiederkehrendes Lieferdatum
Die Kosten der Ware betragen 120,00 € pro Lieferung
Die Bestellung wird der Kostenstelle „Büroverwaltung“ zugewiesen
Ein wiederkehrendes Budget „Büroverwaltung“ umfasst alle Transaktionen mit der Kostenstelle „Büroverwaltung“
In jedem Zeitraum (Kalendermonat) werden automatisch 120,00 € dem Budget „Büroverwaltung“ zugewiesen
Beispiel: Ein Warenkauf für Baumaterialien umfasst mehrere Posten, die auf zwei Lieferungen aufgeteilt werden.
Die erste Lieferung erfolgt im Januar mit einer Gesamtsumme von 5.000,00 €
Die zweite Lieferung erfolgt im Februar mit einer Gesamtsumme von 3.000,00 €
Die Bestellung wird der Kostenstelle „Materialien“ zugewiesen
Ein wiederkehrendes Budget „Materialien“ umfasst alle Transaktionen mit der Kostenstelle „Materialien“
Im Januar werden dem Budget „Materialien“ automatisch 5.000,00 € zugewiesen
Im Februar werden dem Budget „Materialien“ automatisch 3.000,00 € zugewiesen
Beispiel: Der Kauf von Dienstleistungen im Rahmen eines jährlichen SaaS-Abonnements (laufender Vertrag)
Das SaaS-Abo läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember mit einer Gesamtsumme von 24.000,00 €
Ein wiederkehrendes Budget „Marketing“ umfasst alle Transaktionen mit der Kostenstelle „Marketing“
Die Bestellung wird der Kostenstelle „Marketing“ zugewiesen
Jeden Monat werden dem Budget „Marketing“ automatisch 2.000,00 € zugewiesen
Beispiel: Ein Kauf von Dienstleistungen für ein Projekt mit mehreren Meilensteinen umfasst zwei Positionen mit unterschiedlichen Lieferterminen.
Meilenstein 1 wird im Januar geliefert und kostet 1.000,00 €
Meilenstein 2 wird im Februar geliefert und kostet 2.000,00 €
Ein wiederkehrendes Budget „Marketing“ umfasst alle Transaktionen mit der Kostenstelle „Marketing“
Die Bestellung wird der Kostenstelle „Marketing“ zugewiesen
Im Januar werden dem Budget „Marketing“ automatisch 1.000,00 € zugewiesen
Im Februar werden dem Budget „Marketing“ automatisch 2.000,00 € zugewiesen
Manuelle Aufteilung über Zeiträume
Nach Betrag zuweisen:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zur Transaktion, die du zuweisen willst.
Öffne die Transaktion.
Klicke im Bereich „Budgets“ auf „Budgets zuweisen“.
Lege „Zuweisen nach“ auf „Betrag“ fest.
Wähle im Dropdown-Menü das Budget und den Zeitraum, den du zuweisen willst.
Gib den Betrag ein, den du zuweisen willst (maximal die Gesamtsumme der Transaktion).
Klicke auf „Budget hinzufügen“ und wähle im Dropdown-Menü dasselbe Budget und einen anderen Zeitraum aus.
Gib den Betrag ein, den du diesem Budgetzeitraum zuweisen willst.
Wiederhole diese Schritte.
Klicke auf „Speichern“.
Prozentuale Zuweisung:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zur Transaktion, die du zuweisen willst.
Öffne die Transaktion.
Klicke im Bereich „Budgets“ auf „Budgets zuweisen“.
Lege „Zuweisen nach“ auf „Prozentsatz“ fest.
Wähle das Feld „Zuweisung gleichmäßig aufteilen“ (optional) aus. Dadurch wird die Transaktion gleichmäßig auf alle ausgewählten Budgets aufgeteilt.
Wähle im Dropdown-Menü das Budget und den Zeitraum aus.
Gib den Prozentsatz ein, den du zuweisen willst (maximal 100 %).
Klicke auf „Budget hinzufügen“ und wähle im Dropdown-Menü dasselbe Budget und einen anderen Zeitraum aus.
Gib den Betrag ein, den du diesem Budgetzeitraum zuweisen willst.
Wiederhole diese Schritte.
Klicke auf „Speichern“.
Automatische Aufteilung über mehrere Budgets
Moss unterstützt die Zuweisung von aufgeteilten Ausgaben über mehrere Budgets. Eine Ausgabe, die in mehrere Posten aufgeteilt wurde, wird den Budgets zugewiesen, mit denen die Parameter jedes Postens übereinstimmen. Diese Zuweisung kann bei Bedarf entfernt oder bearbeitet werden.
Beispiel: Eine Rechnung von 1.000,00 € wird in zwei Posten aufgeteilt:
Posten A wird der Kostenstelle „Marketing“ zugewiesen und beträgt 500,00 €
500,00 € werden dem Budget „Marketing“ zugewiesen (automatische Regel für die Zuweisung: Kostenstelle = „Marketing“)
Posten B wird der Kostenstelle „Produkt“ zugewiesen und beträgt 500,00 €
500,00 € werden dem Budget „Produkt“ zugewiesen (automatische Regel für die Zuweisung: Kostenstelle = „Produkt“)
Manuelle Aufteilung über Budgets hinweg
Nach Betrag zuweisen:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zur Transaktion, die du zuweisen willst.
Öffne die Transaktion.
Klicke im Bereich „Budgets“ auf „Budgets zuweisen“.
Lege „Zuweisen nach“ auf „Betrag“ fest.
Wähle im Dropdown-Menü das Budget, das du zuweisen willst.
Gib den Betrag ein, den du zuweisen willst (maximal die Gesamtsumme der Transaktion).
Klicke auf „Budget hinzufügen“ und wähle im Dropdown-Menü ein anderes Budget aus.
Gib den Betrag ein, den du diesem Budget zuweisen willst.
Wiederhole diese Schritte.
Klicke auf „Speichern“.
Prozentuale Zuweisung:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zur Transaktion, die du zuweisen willst.
Öffne die Transaktion.
Klicke im Bereich „Budgets“ auf „Budgets zuweisen“.
Lege „Zuweisen nach“ auf „Prozentsatz“ fest.
Wähle das Feld „Zuweisung gleichmäßig aufteilen“ (optional) aus. Dadurch wird die Transaktion gleichmäßig auf alle ausgewählten Budgets aufgeteilt.
Wähle im Dropdown-Menü das Budget und den Zeitraum aus.
Gib den Prozentsatz ein, den du zuweisen willst (maximal 100 %).
Klicke auf „Budget hinzufügen“ und wähle im Dropdown-Menü ein anderes Budget aus.
Gib den Betrag ein, den du diesem Budget zuweisen willst.
Wiederhole diese Schritte.
Klicke auf „Speichern“.
Automatische Budgetzuweisung zurücksetzen
Moss weist Transaktionen automatisch Budgets zu mit Hilfe der Regel für die automatische Zuweisung, die bei der Erstellung des Budgets festgelegt wurde. Diese Regeln werden ausgelöst, wenn sich ein Buchhaltungsdetail einer Transaktion ändert.
Wenn beispielsweise die Kostenstelle einer Transaktion von Marketing zu Produkt geändert wird, weist Moss die Transaktion automatisch neu dem Budget zu, das mit der Kostenstelle Produkt verknüpft ist.
Wenn eine automatisch erstellte Budgetzuweisung später bearbeitet wird (z. B. durch die Anpassung des zugewiesenen Betrags), wird die automatische Zuweisung für diese Transaktion deaktiviert. Ab hier lösen weitere Änderungen der Transaktion keine automatische Neuzuweisung mehr aus.
Um die manuelle Bearbeitung und die automatische Zuweisung rückgängig zu machen, klicke unter „Budgets zuweisen“ auf „Zuweisung zurücksetzen“.
So entfernst du Ausgaben von einem Budget
Wenn eine Ausgabe einem Budget zugewiesen wurde und du nicht mehr möchtest, dass sie von diesem Budget abgezogen wird, kannst du die Ausgabe einfach entfernen.
Option 1: In den Budgeteinstellungen
In der Budgetansicht gibt es die Abschnitte „Ausgegeben“ und „Anstehend“. Dort kannst du Ausgaben aus dem Budget entfernen, indem du den Mauszeiger über einer Ausgabe hältst und auf das „x“ klickst.
Option 2: In der Ausgabe oder der Bestellung
In jeder Ausgabe siehst du den Bereich „Budgets“. Klicke auf „Budgets zuweisen“ und lösche das gewünschte Budget, indem du in der Zeile auf das Mülleimersymbol klickst. Du kannst auch auf „Alle Zuweisungen löschen“ klicken.