Dies ist der erste Artikel eines Guides, der dich durch den Prozess der Verbindung von Moss und NetSuite führt. Wenn du den vollständigen Guide Schritt für Schritt befolgst, hast du am Ende Moss erfolgreich mit NetSuite verbunden.

Ziel dieses Artikels:

Dieser Artikel führt dich durch die Schritte, die du abschließen musst, bevor du Moss und NetSuite verbindest. Um Moss mit NetSuite zu verbinden, musst du NetSuite konfigurieren, Moss Einkauf-Journals und Kassenbücher, einen Standardkreditor für Transaktionen und einen für Aufladezahlungen erstellen und dem richtigen Benutzer die erforderlichen Berechtigungen geben. So kannst du dir sicher sein, dass der Datenfluss ab dem ersten Tag ohne zusätzliche Anfragen oder manuelle Korrekturen funktioniert.

Checkliste (vor der Verbindung)

Hier siehst du eine Checkliste aller Aufgaben, die du vor der Verbindung von Moss mit NetSuite erledigen musst. Du findest außerdem Anweisungen, um diese Kriterien zu erfüllen. Klicke dafür entweder auf den Link oder scrolle im Artikel nach unten. Dort sind die Anforderungen im Detail erklärt.

Erforderliche Rollen
- Die Person, die Moss einrichtet, muss in Moss Admin oder Buchhalter sein. In NetSuite sind die Berechtigungen eines Admins erforderlich.
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Erforderliche Berechtigungen
- Moss erfordert, dass die Funktionen „SOAP Web Services Application“ und „Token Based Authentication“ in deiner NetSuite-Umgebung aktiviert sind, damit die Integration eingerichtet und verwendet werden kann.
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Die Moss Anwendung installieren
- Um Moss mit NetSuite zu verbinden, musst du die Moss Anwendung installieren. Diese findest du in der SuiteApp.
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Einem NetSuite-Benutzer die „Moss-Rolle“ zuweisen und einen Zugangstoken erstellen
- Für die Verbindung zwischen Moss und NetSuite ist ein aktiver Benutzer mit der „Moss-Rolle“ in NetSuite erforderlich.
- Um eine Verbindung herzustellen, muss mit diesem Benutzer ein Zugangstoken für die Integration erstellt werden.
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Workflows für Kreditorenrechnungen prüfen
- Wenn du Workflows für Kreditorenrechnungen verwendest, musst du Moss so integrieren, dass diese Workflows umgangen werden.
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Moss-Konto erstellen
- Um Zahlungen für mit der Kreditkarte getätigte Moss-Transaktionen zu verbuchen, musst du in NetSuite ein Moss-Konto erstellen.
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(Optional) Moss Standardkreditor erstellen
- Dieser Schritt ist nur relevant, wenn du alle Moss-Kartentransaktionen auf einen Kreditor buchen möchtest, anstatt für jeden Händler einen eigenen Kreditor zu verwenden.
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So bereitest du die erforderlichen Berechtigungen vor

Im Folgenden findest du detaillierte Erklärungen zu allem, was du vorbereiten musst, bevor du eine Verbindung zu NetSuite herstellst.

Erforderliche Rollen

Moss: Du benötigst Zugang zu Moss als Admin oder interner oder externer Buchhalter.

NetSuite: Wir empfehlen, dass die Einrichtung der Moss-Integration mit NetSuite von einem Benutzer durchgeführt wird, der in NetSuite die Rolle „Administrator“ hat.

Benutzer mit anderen Rollen verfügen möglicherweise ebenfalls über ausreichend Berechtigungen, um die Integration einzurichten. Dies hängt von der jeweiligen Einrichtung deiner NetSuite-Umgebung ab. Wenn du in deiner aktuellen Sitzung oben rechts mit dem Mauszeiger über deinen Namen fährst, siehst du, ob du als „Administrator“ angemeldet bist. Dort siehst du auch die dir zugewiesenen Benutzerrollen und die Rolle, die du für deine aktuelle Sitzung nutzt. Wenn du die Rolle „Administrator“ nicht hast, findest du unter „Einrichtung“ > „Benutzer“ > „Benutzerverwaltung“ einen Benutzer mit der entsprechenden Rolle.

Erforderliche Berechtigungen in NetSuite

Moss erfordert, dass die Funktionen SOAP Web Services Application und Token Based Authentication in deiner NetSuite-Umgebung aktiviert sind, um die Einrichtung und die Verwendung der Integration zu ermöglichen.

Die erforderlichen NetSuite-Berechtigungen vorbereiten

Öffne NetSuite, klicke auf „Einrichtung“ > „Unternehmen“ > „Funktionen aktivieren“ und klicke auf den Reiter „SuiteCloud“.
Vergewissere dich, dass die folgenden Berechtigungen aktiviert sind:
1. SOAP Web Services
2. Token Based Authentication
Du musst den Geschäftsbedingungen für jede Funktion in einem separaten Fenster zustimmen, das sich beim Aktivieren des Kontrollkästchens öffnet.
Klicke oben auf der Seite auf „Speichern“.

Moss-Anwendung installieren

Du musst die Moss-Anwendung aus der SuiteApp installieren, um die beiden Systeme erfolgreich miteinander zu verbinden.

So installierst du die Moss-Anwendung

Gehe zu „SuiteApps“ und suche nach „Moss“
Installiere die Anwendung „Moss for NetSuite“

Moss SuiteApp wird alle erforderlichen Artefakte erstellen:

Integration (Moss-Integration)
Rolle (Moss-Rolle)
Benutzerdefinierte Formulare:
- Moss Kreditorenrechnung
- Moss Kreditorenguthaben
- Moss Rechnungszahlung
- Moss Einzahlung
- Moss Spesenabrechnungen

Rolle für die Moss-Integration anpassen und Zugangstoken erstellen

Um die API zu verbinden, musst du zunächst die Moss-Rolle anpassen, die über unser SuiteApp-Bundle erstellt wurde. Dies ist erforderlich, da nur angepasste Rollen die Anpassungen der Berechtigungen an deine spezifischen NetSuite-Anforderungen ermöglichen und NetSuite die Bearbeitung von Rollen, die durch ein Bundle erstellt wurden, nicht zulässt.

Rolle für die Moss-Integration anpassen

Gehe zu „Einstellungen“ > „Nutzer/Rollen“ > „Rollen verwalten“

Suche die Moss-Rolle, die über unser SuiteApp-Bundle erstellt wurde (mit einem kleinen Schloss-Symbol gekennzeichnet) und klicke auf „Anpassen“.

Passe die Zugangsberechtigungen am Ende der Seite nach Bedarf an, um beispielsweise benutzerdefinierte Segmentlisten hinzuzufügen. Speichere die neu erstellte Rolle dann als „Benutzerdefinierte Moss-Rolle“.

Als Nächstes weist du diese benutzerdefinierte Rolle einem Integrationsnutzer zu, der dann den Zugangstoken erstellt, um die Verbindung mit Moss zu autorisieren.

„Benutzerdefinierte Moss-Rolle“ einem Benutzer zuweisen

Die Moss-Integration mit NetSuite hängt von diesem Benutzer ab. Solange dieser Benutzer aktiv ist, bleibt NetSuite mit Moss verbunden. Wenn der Benutzer deaktiviert wird, wird auch die Verbindung zu Moss unterbrochen.

Aus diesem Grund empfehlen wir dir, einen stabilen Integrationsbenutzer anzulegen, um sicherzustellen, dass die Verbindung nicht deaktiviert wird.

Rollen können den Benutzern in den Benutzereinstellungen zugewiesen werden.

Öffne NetSuite.
Gehe zu „Einrichtung“ > „Benutzer/Rollen“ > „Benutzer verwalten“.
Wähle den entsprechenden Benutzer aus.
Klicke auf „Zugang“ > „Bearbeiten“.
Füge unten im Abschnitt „Rollen“ die „Moss-Rolle“ zu diesem Benutzer hinzu.
Speichere die Änderungen.

Einen neuen Zugangstoken erstellen

Achtung: In diesem Schritt erstellst du eine Token ID und ein Token Secret. Sowohl die Token ID als auch das Token Secret können nur einmal, bei der Erstellung des Tokens, abgerufen werden. Beide müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Wir empfehlen dafür einen Passwort-Manager.

Um eine Verbindung zu Moss herzustellen, muss für die Integration ein Zugangstoken erstellt werden.

Wir empfehlen, eine spezielle Benutzerrolle für die Moss-Integration („Moss-Rolle“) für den Zugriffstoken zu erstellen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass der Benutzer nicht versehentlich deaktiviert wird, was dazu führen würde, dass die Integration mit Moss nicht mehr funktioniert. Weitere Informationen findest du unten.

Der Token ist erforderlich, wenn du in NetSuite Workflows verwendest, die für Kreditorenrechnungen gelten, die zwingend als „genehmigt“ gekennzeichnet werden müssen.

Achte darauf, dass du das Fenster nach dem letzten Schritt nicht schließt, da dort wichtige Informationen angezeigt werden, die du benötigst.

Öffne „Einrichtung“ > „Benutzer/Rollen“ > „Zugangstoken“ > „Neu“.
Klicke auf „Neuer Zugangstoken“.
Wähle als Anwendungsname „Moss Integration“ aus.
Wähle als Benutzer den Benutzer aus, dem du zuvor die „Moss-Rolle“ gegeben hast.
Wähle im Feld „Rolle“ „Moss-Rolle“ aus.
Benenne den Token und speichere ihn.
Schließe dieses Fenster nicht, bevor du die Daten nicht sicher gespeichert hast!
Sobald du den Zugangstoken gespeichert hast, siehst du die „Token-ID“ und das „Token-Geheimnis“ auf dem Bildschirm. Kopiere beide Angaben und speichere sie sicher ab.

Workflows für Kreditorenrechnungen prüfen

Wenn du Workflows für Kreditorenrechnungen verwendest, musst du Anpassungen vornehmen, damit diese Workflows umgangen werden. Dies ist erforderlich, da Moss Kartentransaktionen und Rechnungen, die von Moss bezahlt wurden, nur dann richtig verbucht werden, wenn die Integration eine Kreditorenrechnung mit dem Status „Genehmigt“ erstellen kann. Nur dann können wir Zahlungen automatisch verknüpfen und abgleichen. Aus diesem Grund unterstützt unsere Integration keine Buchungen in NetSuite mit dem Status „zur Genehmigung ausstehend“.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Identifizierung von Moss-Transaktionen, um sie von deinen Workflows auszuschließen:

Verwende die „benutzerdefinierte Rolle“ als Identifikator und überspringe Freigaben für Rechnungen, die mit dieser Rolle erstellt wurden. Sie ist so konfiguriert, dass Benutzer sich nicht anmelden oder manuell damit buchen können.
Verwende benutzerdefinierte Transaktionsformulare, die Moss SuiteApp automatisch für Moss-Buchungen erstellt.

Möglicherweise benötigst du Unterstützung von einem NetSuite-Berater oder einem Admin, um den Workflow entsprechend anzupassen. Du kannst auch unser Support-Team um Hilfe bitten.

Moss-Konto

Um Zahlungen für mit der Kreditkarte getätigte Moss-Transaktionen zu verbuchen, musst du ein Moss-Konto bei NetSuite erstellen.

Moss-Konto erstellen

Um ein neues „Moss-Konto“ zu erstellen, gehe zu „Listen“ > „Buchhaltung“ > „Konten“ > „Neu“.
Benenne das Konto als „Moss-Konto“.
Lege eine Kontonummer für das Moss-Konto entsprechend der Kontenplanstruktur deines Unternehmens fest. Wenn du dir unsicher bist, welche Kontonummer du verwenden sollst, frage bei deinem Buchhalter nach.
Wähle die Kontoart aus. Für Moss Wallet Kunden ist es sinnvoll, ein Konto vom Typ „Bank“ zu erstellen. Für Moss Credit Kunden ist es sinnvoll, ein Konto vom Typ „Kreditkarte“ als Moss-Konto zu erstellen. Wenn du dir unsicher bist, welche Kontonummer du verwenden sollst, frage bei deinem Buchhalter nach.
Wähle die Währung für das Moss-Konto aus (verwende die Währung deines Moss Accounts).
Klicke auf „Speichern“, um das Moss-Konto zu erstellen.

Moss Standardkreditor (optional)

Hinweis: Dieser Schritt ist nur relevant, wenn du alle Moss-Kartentransaktionen auf einen Kreditor buchen möchtest, anstatt für jeden Händler einen eigenen Kreditor zu verwenden.

Dieser Kreditor wird auch verwendet, wenn dir Umrechnungs- oder Zahlungsgebühren für Transaktionen in Fremdwährungen und Wallet-Zahlungen berechnet werden. Diese Gebühren werden ebenfalls beim Standardkreditor von Moss verbucht.

Standardkreditor erstellen

Um einen neuen Kreditor als Moss Standardkreditor zu erstellen, gehe zu „Listen“ > „Beziehungen“ > „Kreditoren“ und klicke auf „Neu“.
Benenne den Kreditor als „Moss Standardkreditor“.
Wähle die entsprechende Filiale aus (falls zutreffend).
Wähle als Kreditorkategorie „Einkauf“ aus.
Klicke auf „Speichern“, um den „Moss Standardkreditor“ zu erstellen.