In diesem Artikel erfährst du:
Wie du eine Rechnung auf Moss hochlädst
Wie Rechnungen mit Bestellungen verknüpft und abgeglichen werden
Was passiert, wenn der Abgleich fehlschlägt und wie du das Problem manuell lösen kannst
So lädst du eine Rechnung hoch
Sobald die Waren oder Dienste geliefert wurden, musst du die Rechnung des Kreditors auf Moss hochladen, um sie zu bezahlen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Option 1: Manuell hochladen
Melde dich bei Moss an
Gehe zu „Rechnungen“ > „Rechnung einreichen“
Lade die Rechnung hoch
Klicke auf „Einreichen“
Option 2: Weiterleitung per E-Mail
Du kannst die Rechnung auch direkt an den Moss-Posteingang für Rechnungen weiterleiten.
Hier erfährst du mehr über den Posteingang für Rechnungen.
Verknüpfung vs. Abgleich
Moss verwendet zwei Schritte, um Rechnungen mit Bestellungen zu verbinden:
1. Verknüpfung: Die richtige Bestellung finden
Wenn eine Rechnung in Moss ankommt, versucht das System zunächst, die richtige Bestellung zu verknüpfen, indem es die in der Rechnung angegebene Bestellnummer verwendet.
Wenn die Rechnung eine Bestellnummer enthält
→ Wird automatisch verknüpft.
Wenn keine Bestellnummer gefunden wird, versucht Moss die Rechnung anhand folgender Daten zu verknüpfen:
Kreditor (muss exakt übereinstimmen)
Daten (das Rechnungsdatum muss innerhalb von ± 7 Tagen des Bestelldatums liegen)
2. Abgleich: Prüfung des Rechnungsbetrags
Sobald eine Rechnung mit einer Bestellung verknüpft wurde, prüft Moss, ob der Rechnungsbetrag mit dem Bestellbetrag übereinstimmt.
Rechnungsbetrag ≤ Bestellbetrag
→ Keine Freigabe erforderlichGesamtsumme aller Rechnungen übersteigt den Bestellbetrag um einen Cent
→ Freigabe erforderlich
⚠️ Wichtig: Im Gegensatz zu anderen Systemen erlaubt Moss keine Freigabetoleranz (z. B. 5 % über der Bestellung). Die Grenze für Freigaben liegt bei exakt 0 %.
Zwei-Wege-Abgleich
Wenn eine Rechnung erfolgreich mit einer Bestellung abgeglichen wurde:
Die Rechnung überspringt die Budgetfreigabe, da das Budget bereits bei der Kaufanfrage genehmigt wurde.
Die Budgetfreigabe der Rechnung erfolgt jedoch in folgenden Fällen erneut:
Der Rechnungsbetrag übersteigt den Bestellbetrag, oder
der Kreditor auf der Rechnung entspricht nicht dem Kreditor der Bestellung.
Drei-Wege-Abgleich (nur bei Waren)
Beim Kauf von Waren unterstützt Moss den Drei-Wege-Abgleich:
Der Prüfer erfasst die empfangenen Mengen und erstellt einen Wareneingangsbeleg (WEB)
Sobald die Bestellung mit einer Rechnung abgeglichen wurde, kann der Buchhalter Folgendes tun:
Den Lieferstatus einsehen
Den WEB mit der Rechnung abgleichen
Dadurch wird die Übereinstimmung der folgenden drei Punkte bestätigt:
Was bestellt wurde
Was geliefert wurde
Was in Rechnung gestellt wurde
Manueller Abgleich
Wenn Moss eine Rechnung nicht automatisch mit einer Bestellung abgleichen kann, kann die Buchhaltung die Verknüpfung bei der Rechnungsprüfung manuell vornehmen.
So gleichst du eine Rechnung manuell mit einer Bestellung ab
Melde dich bei Moss an
Gehe zu „Rechnungen“ > „Prüfung“
Öffne die entsprechende Rechnung
Scrolle in der rechten Seitenleiste herunter
Klicke unter „Kaufanfrage“ auf „Bestellung verknüpfen“
Wähle die vorgeschlagene Bestellung aus oder suche nach der richtigen
Klicke zum Bestätigen auf „Verknüpfen“
Nach der Verknüpfung:
Der Rechnungsstatus der Bestellung ändert sich zu „Nicht in Rechnung gestellt“, „Teilweise in Rechnung gestellt“ oder „Vollständig in Rechnung gestellt“.
Wenn keine weiteren Rechnungen mehr erwartet werden, kann die Kaufanfrage geschlossen werden.