Was sind Feldeinstellungen?
Mithilfe von Feldeinstellungen (oder Pflichtfeldern) kann Moss an die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden angepasst werden. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass Nutzer bestimmte Informationen zwingend eingeben müssen (was den Buchhaltern Zeit spart) oder dass Felder ausgeblendet werden, um die Benutzererfahrung zu optimieren. Beide Optionen sparen Zeit, sowohl für die Buchhaltung als auch für die Endbenutzer.
Feldeinstellungen können für verschiedene Felder wie Kostenstelle, Kostenträger, Kreditor usw. definiert werden. Abhängig vom Workflow-Schritt, für den Feldeinstellungen erstellt werden sollen, können diese für den Einreicher, den Anforderer, den Buchhalter und Admin oder den Freigeber gelten.
Diese Feldeinstellungen sind für die Buchhaltungsfelder in Moss verfügbar:
Ausgeblendet: Normale Moss-Nutzer können dieses Feld nicht sehen.
Bearbeitbar: Normale Nutzer können dieses Feld sehen und bearbeiten.
Obligatorisch: Diese Felder müssen von den Nutzern ausgefüllt werden, wenn sie einen Artikel anfordern.
Nur sichtbar: Nutzer können das Buchhaltungsfeld sehen, aber nicht bearbeiten.
Hinweise: Diese Funktion unterstützt nur absolute Einstellungen. Das bedeutet, dass Felder entweder immer als Pflichtfeld, immer als ausgeblendet oder immer als sichtbar definiert werden können.
Für welche Moss-Funktionen sind Feldeinstellungen verfügbar?
Pflichtfelder sind für alle Hauptfunktionen verfügbar:
Feldeinstellungen können in verschiedenen Schritten des Ausgaben-Workflows angewendet werden, wobei die verfügbaren Optionen je nach Funktion variieren.
So richtest du die Feldeinstellungen ein
Die Feldeinstellungen können entweder von Admins oder Konten eingerichtet werden.
Gehe zu „Einstellungen“.
Klicke in der Hauptübersicht auf die Funktion, für die du die Feldeinstellungen bearbeiten möchtest (Rechnungsmanagement, Karten und Kartentransaktionen oder Rückerstattungen).
In den Workflow-Einstellungen hast du dann die Möglichkeit, die Feldeinstellungen anzupassen. Die Feldeinstellungen sind für verschiedene Schritte verfügbar, je nachdem, welche Funktion du bearbeitest.
Feldeinstellungen für Karten und Kartentransaktionen
Im Workflow für Karten und Kartentransaktionen kannst du Feldeinstellungen für Folgendes vornehmen:
Karte anfordern: Lege fest, welche Felder Nutzer beim Anfordern einer Karte bearbeiten, sehen oder verpflichtend ausfüllen müssen.
Beleg hochladen: Lege fest, welche Felder Karteninhaber bearbeiten, sehen oder verpflichtend ausfüllen müssen, nachdem eine Transaktion durchgeführt wurde.
Feldeinstellungen für Rechnungen
Im Accounts Payable-Workflow kannst du Feldeinstellungen für folgende Schritte konfigurieren:
Kaufanträge: Lege fest, welche Felder für Mitarbeiter (unabhängig von ihrer Rolle) beim Kaufantrag ausgeblendet, bearbeitbar oder verpflichtend sind.
Prüfen: Bestimme, welche Felder für Buchhalter und Admins oder Einreicher im Prüfungsprozess nur sichtbar oder bearbeitbar sind.
Sachliche Prüfung: Lege fest, welche Felder für Buchhalter und Admins oder Prüfer im Verifizierungsschritt nur sichtbar oder bearbeitbar sind.
Freigabe: Lege fest, welche Felder für Buchhalter und Admins oder Freigeber im Freigabeprozess nur sichtbar oder bearbeitbar sind.
Export: Definiere, welche Felder für Buchhalter und Admins während des Exports nur sichtbar oder bearbeitbar sind.
Feldeinstellungen für Rückerstattungen
Im Rückerstattungs-Workflow kannst du Feldeinstellungen für folgende Schritte anpassen:
Rückerstattung einreichen: Lege fest, welche Felder für Nutzer bei der Einreichung ihrer eigenen Rückerstattungen ausgeblendet, bearbeitbar, sichtbar oder Pflichtfelder sind.
FAQs:
Können normale Benutzer/Antragsteller die Abrechnungsdetails sehen und selbst anpassen?
Ja, solange die Feldeinstellungen für die Buchhaltungsdetails auf „bearbeitbar“ oder „Pflichtfeld“ gesetzt sind, kann der Ausgeber diese Details bearbeiten.
Was passiert, wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden?
Pflichtfelder werden hervorgehoben, wenn sie beim Übergang in den nächsten Workflow-Schritt nicht ausgefüllt wurden. Du kannst erst fortfahren, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.