De nieuwe regelgeving inzake e-facturering
1. Wat is de nieuwe regelgeving inzake e-facturering voor B2B-transacties in Duitsland?
De nieuwe regelgeving houdt in dat alle binnenlandse B2B-transacties in Duitsland gebruik moeten maken van elektronische facturen die voldoen aan norm EN16931. Dit initiatief is bedoeld om de transparantie te vergroten, belastingprocessen te verbeteren en in overeenstemming te brengen met de bredere doelstellingen van de EU op het gebied van digitale belastingnaleving.
2. Wanneer treedt de nieuwe wetgeving in werking en wat zijn de belangrijkste deadlines?
De regelgeving wordt gefaseerd ingevoerd:
Vanaf 1 januari 2025: Alle bedrijven moeten e-facturen in een gestructureerde vorm kunnen ontvangen. Facturen via e-mail ontvangen is prima, zolang ze voldoen aan norm EN16931. Traditionele facturen, zoals pdf's of papieren facturen, blijven ook nog toegestaan.
Vanaf januari 2027: Bedrijven met een jaaromzet van meer dan € 800.000 moeten e-facturen uitgeven die aan de norm voldoen.
Tegen januari 2028: Alle toepasselijke bedrijven, ongeacht hun omzet, moeten zich houden aan de regelgeving inzake e-facturering.
3. Wie moeten deze regelgeving naleven?
De verordening is van toepassing op bedrijven die juridisch gezien in Duitsland gevestigd zijn en facturen uitgeven voor binnenlandse B2B-transacties. Dit omvat bedrijven met een vestigingsplaats, een plaats van leiding, domicilie, gewone verblijfplaats of een vaste vestiging in Duitsland.
4. Wat is norm EN16931 en waarom is hij belangrijk?
EN16931 is een Europese norm inzake e-facturering, waarin de indeling van facturen wordt gestandaardiseerd. Zo kunnen ze eenvoudig worden gelezen en verwerkt in verschillende systemen. Zodra de nieuwe regelgeving van kracht gaat moeten B2B-facturen in Duitsland deze norm volgen.
5. Zijn er uitzonderingen op deze eis?
Ja, facturen zijn vrijgesteld als ze aan twee criteria voldoen: (1) het factuurbedrag bedraagt minder dan EUR 250 en (2) de leverancier is buiten Duitsland gevestigd. Deze vrijstelling biedt flexibiliteit voor transacties met een kleine waarde of transacties met een buitenlandse bron.
6. Is de nieuwe verordening van toepassing op transacties waarbij buitenlandse leveranciers betrokken zijn?
Nee, de aanstaande Duitse wetgeving inzake e-facturering is niet van toepassing op transacties van buitenlandse leveranciers. De wetgeving is alleen van toepassing op e-facturen voor binnenlandse B2B-transacties waarbij in Duitsland gevestigde entiteiten betrokken zijn. Buitenlandse leveranciers zijn vrijgesteld, tenzij anders overeengekomen met Duitse partners.
7. Is de regelgeving omtrent e-facturering van toepassing op B2B-transacties die via kaartbetalingen worden voldaan?
Ja, de nieuwe norm omtrent e-facturering is hier ook op van toepassing. Het maakt niet uit of de betaling via creditcard of pinpas wordt voldaan. Of je wel of niet verplicht bent om een elektronische factuur te maken wordt bepaald door de aard van de B2B-transactie. De betaalmethode heeft hier geen invloed op.
Praktische zaken en voorbereiding
8. Worden papieren facturen of pdf-facturen nog steeds geaccepteerd?
Nee, noch papieren noch eenvoudige PDF-facturen voldoen aan de nieuwe vereisten voor binnenlandse B2B-transacties. Facturen moeten een gestructureerde elektronische indeling hebben die voldoet aan EN16931. Pdf-bestanden worden alleen geaccepteerd als ze de gestructureerde gegevens bevatten die vereist zijn volgens de norm. Op deze manier wordt de traditionele verwerking van pdf- en papieren facturen uitgefaseerd.
9. Welke voordelen heeft de e-factureringsregeling voor mijn bedrijf?
Het doel van deze regelgeving is het vereenvoudigen en automatiseren van facturering, minder handmatige gegevensinvoer en meer transparantie rond de cashflow. De nieuwe regels zouden ook de verwerkingstijd moeten versnellen en het risico op fouten of geschillen over facturering verminderen.
10. Hoe moet mijn bedrijf zich voorbereiden op de nieuwe regels?
Om zich voor te bereiden, moeten bedrijven:
Interne systemen bijwerken om ervoor te zorgen dat alle facturen voor Duitse klanten elektronisch worden uitgegeven.
Een oplossing implementeren die de verwerking van e-facturen van leveranciers mogelijk maakt.
Hun Finance-team trainen in de vereisten en het belang van compliance.
Moss staat voor je klaar
11. Moet ik zelf iets doen zodat Moss e-facturen kan ondersteunen en vanaf wanneer is e-facturering beschikbaar?
Zodra Moss ondersteuning voor e-facturering heeft geïntroduceerd (verwacht begin december), hoef je verder niets te doen. Klanten met toegang tot onze modules Betaalkaarten en Crediteurenbeheer kunnen e-facturen automatisch verwerken via Moss en verifiëren dat ze voldoen aan de nieuwe regelgeving voor e-facturering.
12. Welke indelingen voor e-facturen worden ondersteund door Moss?
Moss ondersteunt zowel XRechnung- als ZUGFeRD-indelingen, die EN16931 naleven en voldoen aan de nieuwe vereisten.
XRechnung: Een gestructureerd XML-bestand dat veel wordt gebruikt in Duitsland en is ontworpen om te voldoen aan nationale normen.
ZUGFeRD: Een hybride indeling die pdf/A-3 combineert met ingesloten XML-gegevens, waardoor deze bestanden zowel door mensen als door machines gelezen kunnen worden.
13. Hoe helpt Moss naleving van de nieuwe regelgeving inzake e-facturering te garanderen?
Moss valideert facturen automatisch aan de hand van norm EN16931 en classificeert ze als 'Conform', 'Niet conform' of 'Vrijgesteld'. Facturen die zijn gemarkeerd als 'Niet conform' moeten mogelijk worden aangepast voordat ze worden geaccepteerd. Moss markeert facturen die niet aan de norm voldoen of identificeert ze als 'Vrijgesteld' indien van toepassing, zodat bedrijven hun activiteiten soepel kunnen laten verlopen en tegelijkertijd aan de regels kunnen blijven voldoen.
14. Hoe verwerk ik e-facturen met Moss van begin tot eind?
Leg e-facturen vast via je Postvak in voor Crediteurenbeheer of upload ze handmatig. Opmerking: E-facturen kunnen naast traditionele facturen worden verwerkt via de bestaande Documentpostvakken, zodat je aan de Duitse regelgeving voldoet.
Lees de gegevens automatisch en vul alle relevante factuurgegevens in.
Valideer e-facturen voor naleving van norm EN 16931.
Definieer boekhouddimensies om een nauwkeurige categorisering te garanderen.
Routeer e-facturen door je al bestaande goedkeuringsproces om financiële controle te garanderen.
Betaling initiëren voor goedgekeurde facturen, zodat je overzicht houdt over de betalingsstatus en deze ook kunt controleren.
Exporteer definitieve e-facturen naar je boekhoudsysteem om overeenstemming en rapportage te ondersteunen.
Archiveer het originele e-factuurbestand voor veilige administratie en eenvoudig ophalen.
15. Kan ik specifieke leveranciers in Moss vrijstellen van de e-factureringseis?
Ja, met Moss kun je de overgang soepel beheren door specifieke leveranciers te definiëren die zijn vrijgesteld van e-facturen. Deze flexibiliteit is vooral handig omdat traditionele facturen tot januari 2027 nog zijn toegestaan. Door vrijstellingen voor leveranciers in te stellen, kun je compliance garanderen en tegelijkertijd leveranciers helpen die nog niet klaar zijn om de nieuwe e-factureringsformaten te implementeren.