Met de nieuwe regelgeving voor e-facturering in Duitsland moeten bedrijven binnenkort elektronische facturen sturen voor binnenlandse B2B-transacties. Een belangrijk onderdeel van de nieuwe regelgeving rondom e-facturering is norm EN16931.
In dit artikel leggen we uit wat deze nieuwe norm precies inhoudt, waarom hij essentieel is en hoe Moss ervoor zorgt dat jouw facturen voldoen aan de nieuwe regels.
Wat is norm EN16931?
In norm EN16931 zijn regels vastgelegd omtrent een consistente indeling en specifieke gegevens die in elke e-factuur moeten worden opgenomen. Door deze norm te volgen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun facturen de vereiste informatie bevatten in een eenvoudig te verwerken indeling, of ze nu alleen in Duitsland of in de hele EU worden gebruikt.
De belangrijkste onderdelen van norm EN16931 zijn:
Essentiële informatievelden: Belangrijke gegevens zoals factuurnummer, datum, btw-gegevens en belastinginformatie zijn vereist.
Uniforme structuur: Deze indeling zorgt ervoor dat facturen gemakkelijk te begrijpen zijn voor zowel mensen als software.
Duidelijke gegevensstructuur: De gegevens in facturen die voldoen aan EN16931 zijn gestructureerd op een manier die automatisering mogelijk maakt en handmatige verwerking vermindert.
Zo garandeert Moss compliance
Moss vereenvoudigt de naleving van de Duitse e-factureringsregels door automatisch elke factuur of creditnota te valideren die naar ons platform wordt geüpload. Elk document krijgt een compliance-status:
Compliant: MOSS identificeert facturen die volledig voldoen aan de vereisten van EN16931. Zo weet jij zeker dat je documenten gereed zijn voor de nieuwe regelgeving.
Niet-compliant: Als een factuur niet voldoet aan norm EN16931, markeert Moss deze als niet-compliant. Je krijgt dan richtlijnen te zien voor aanpassingen, zodat je eventuele problemen met je leverancier kunt oplossen.
Vrijgesteld: Sommige documenten hoeven niet te voldoen aan norm EN16931. MOSS classificeert facturen automatisch als vrijgesteld als het totale bedrag lager is dan 250 EUR en de leverancier niet in Duitsland is gevestigd. Met deze functie bespaar je tijd doordat je je aandacht kunt richten op alleen die documenten die echt compliant moeten zijn.