Als je gevraagd bent om onkosten- of betalingsgegevens naar je boekhoudteam te sturen, maar niet zeker weet wat ze nodig hebben of hoe het werkt, maak je dan geen zorgen. In dit artikel lees welke vragen je moet stellen om alles soepel te laten verlopen.
CSV-export voorbereiden
Weet je al wat je boekhoudteam nodig heeft? Sla dit gedeelte dan over en ga direct naar de set-up.
Wat heeft je boekhoudteam nodig?
Voordat je een CSV-export van Moss maakt, is het belangrijk om te weten hoe je boekhoudteam de gegevens wil verwerken. Een snelle interne controle kan tijd besparen en latere fouten voorkomen.
Dit zijn de belangrijkste vragen:
Willen ze betalingsgegevens, leveranciersgegevens of allebei?
Sommige teams hebben alleen betalingsgegevens nodig (bijv. wat is er betaald, wanneer en door wie).
Anderen willen uitgaven boeken tegenover leveranciers, waarvoor meer gedetailleerde informatie over leveranciers nodig is.
Als jullie creditcards gebruiken, wil je boekhouder dan:
De aankoop registreren (als leveranciersfactuur)?
Of alleen de betaling (als een creditcardtransactie)?
Of allebei, als twee afzonderlijke stappen?
Zijn er speciale vereisten voor het bijhouden van belastingen, kostenplaatsen of projecten?
Zo ja, zorg er dan voor dat je precies weet welke datapunten nodig zijn in de CSV.
Wat kan je boekhoudsysteem importeren?
Stel je boekhouder of technische team deze vragen:
Heeft je boekhoudsysteem een CSV-importfunctie?
Zo ja, is er een specifieke template of indeling nodig? Zo ja, probeer dan de import-CSV als template te gebruiken.
Zijn er ingebouwde exportformaten van Moss die overeenkomen met deze template?
Moss biedt vooraf ingestelde formaten die out-of-the-box kunnen werken voor tools zoals DATEV, Xero of algemene grootboekimporten.
Als je het niet zeker weet, controleer dan of je team een voorbeeldbestand van hun systeem kan sturen en vergelijk dit met de templates die je in Moss ziet.
Kan je boekhoudsysteem een aangepaste import maken op basis van de indeling van Moss?
Met sommige systemen kun je kolommen uit een aangepast bestand toewijzen aan hun velden.
Als dat mogelijk is, kan Moss een consistent exportformaat leveren waarmee je team kan werken.
Als er helemaal geen importeeroptie is:
Welke structuur, lay-out of gegevens zijn nodig om de gegevens handmatig in te voeren vanuit een spreadsheet? In dat geval raden we je aan om een template genaamd 'algemene CSV' te maken in Moss. Deze heeft bijna alle beschikbare CSV-velden en zodra je de eerste set gegevens hebt geëxporteerd, kun je de velden die je niet nodig hebt verwijderen.
Tip: Stuur een voorbeeld van een Moss-export naar je boekhouder met de vraag:
Kun je dit formaat importeren? Zo niet, wat moet er veranderd worden?
Als je eenmaal weet wat de vereisten zijn...
Pas nadat je hebt bevestigd wat je boekhouder of systeem nodig heeft, kun je aan de slag:
Kies een passende Moss-exporttemplate of
Maak een aangepaste export met de CSV-tools van Moss en
Neem alleen de gegevens op die je boekhoudteam wil (niet meer, niet minder)
Je bespaart tijd, vermindert fouten en vermijdt heen en weer gemail – gewoon door alles vroeg op elkaar af te stemmen.
Hulp nodig bij het in kaart brengen?
Als je niet zeker weet hoe je de reactie van je accountant moet interpreteren of als je wilt weten of Moss een bepaald formaat ondersteunt, neem dan contact op met ons supportteam. Wij staan altijd klaar om:
De beste exportoptie voor te stellen
De compatibiliteit van templates te controleren
Je te helpen het bestand te structureren op basis van de behoeften van je boekhoudsysteem