Als je gevraagd bent om onkosten- of betalingsgegevens naar je boekhoudteam te sturen, maar niet zeker weet wat ze nodig hebben of hoe het werkt, maak je dan geen zorgen. In dit artikel lees welke vragen je moet stellen om alles soepel te laten verlopen.
CSV-export voorbereiden
Wat heeft je boekhoudteam nodig?
Weet je al wat je boekhoudteam nodig heeft? Sla dit gedeelte dan over en ga direct naar de set-up.
Voordat je een CSV-export van Moss maakt, is het belangrijk om te weten hoe je boekhoudteam de gegevens wil verwerken. Een snelle interne controle kan tijd besparen en latere fouten voorkomen.
Dit zijn de belangrijkste vragen:
Willen ze betalingsgegevens, leveranciersgegevens of allebei?
Sommige teams hebben alleen betalingsgegevens nodig (bijv. wat is er betaald, wanneer en door wie).
Anderen willen uitgaven boeken tegenover leveranciers, waarvoor meer gedetailleerde informatie over leveranciers nodig is.
Als jullie creditcards gebruiken, wil je boekhouder dan:
De aankoop registreren (als leveranciersfactuur)?
Of alleen de betaling (als een creditcardtransactie)?
Of allebei, als twee afzonderlijke stappen?
Zijn er speciale vereisten voor het bijhouden van belastingen, kostenplaatsen of projecten?
Zo ja, zorg er dan voor dat je precies weet welke datapunten nodig zijn in de CSV.
Wat kan je boekhoudsysteem importeren?
Stel je boekhouder of technische team deze vragen:
Heeft je boekhoudsysteem een CSV-importfunctie?
Zo ja, is er een specifieke template of indeling nodig? Zo ja, probeer dan de import-CSV als template te gebruiken.
Zijn er ingebouwde exportformaten van Moss die overeenkomen met deze template?
Moss biedt vooraf ingestelde formaten die out-of-the-box kunnen werken voor tools zoals DATEV, Xero of algemene grootboekimporten.
Als je het niet zeker weet, controleer dan of je team een voorbeeldbestand van hun systeem kan sturen en vergelijk dit met de templates die je in Moss ziet.
Kan je boekhoudsysteem een aangepaste import maken op basis van de indeling van Moss?
Met sommige systemen kun je kolommen uit een aangepast bestand toewijzen aan hun velden.
Als dat mogelijk is, kan Moss een consistent exportformaat leveren waarmee je team kan werken.
Als er helemaal geen importeeroptie is:
Welke structuur, lay-out of gegevens zijn nodig om de gegevens handmatig in te voeren vanuit een spreadsheet? In dat geval raden we je aan om een template genaamd 'algemene CSV' te maken in Moss. Deze heeft bijna alle beschikbare CSV-velden en zodra je de eerste set gegevens hebt geëxporteerd, kun je de velden die je niet nodig hebt verwijderen.
Tip: Stuur een voorbeeld van een Moss-export naar je boekhouder met de vraag:
Kun je dit formaat importeren? Zo niet, wat moet er veranderd worden?
Als je eenmaal weet wat de vereisten zijn...
Pas nadat je hebt bevestigd wat je boekhouder of systeem nodig heeft, kun je aan de slag:
Kies een passende Moss-exporttemplate of
Maak een aangepaste export met de CSV-tools van Moss en
Neem alleen de gegevens op die je boekhoudteam wil (niet meer, niet minder)
Je bespaart tijd, vermindert fouten en vermijdt heen en weer gemail – gewoon door alles vroeg op elkaar af te stemmen.
Hulp nodig bij het in kaart brengen?
Als je niet zeker weet hoe je de reactie van je accountant moet interpreteren of als je wilt weten of Moss een bepaald formaat ondersteunt, neem dan contact op met ons supportteam. Wij staan altijd klaar om:
De beste exportoptie voor te stellen
De compatibiliteit van templates te controleren
Je te helpen het bestand te structureren op basis van de behoeften van je boekhoudsysteem
Stel je CSV-template samen in Moss
Je hebt twee opties om je CSV-exporttemplates te maken:
Algemeen overzicht van de CSV-tool in Moss
Nu je weet wat je boekhoudsysteem nodig heeft (als dat nog niet het geval is, bekijk dan eerst deze handleiding), ben je klaar om de export in Moss te maken met behulp van de exportformatenbouwer.
Met deze tool kun je kiezen welke gegevens je in je bestand wilt opnemen, het formaat aanpassen en het opslaan voor herhaald gebruik. Je hoeft geen expert te zijn – we hebben de tool ontworpen om gebruiksvriendelijk en flexibel te zijn.
🎯 Wat is de 'Exportformatenbouwer'?
Deze CSV-bouwer is een functie in Moss waarmee je:
Precies instelt welke gegevensvelden je wilt exporteren (zoals datum, leverancier, categorie, bedrag, belasting, etc.)
De kolomvolgorde en veldnamen kiest
Je exports afstemt op de vereisten van je boekhoudsysteem (op enkele uitzonderingen na)
Templates opslaat die je elke maand opnieuw kunt gebruiken
Tip: Als je meerdere entiteiten hebt en dezelfde exporttemplate moet maken voor elke entiteit, kun je gewoon een template importeren die je al in Moss hebt gemaakt. Je kunt die vinden onder 'Instellingen' > 'Boekhouding' > tabblad 'Exportformaten'. Klik op 'Exportformaat aanmaken' en selecteer 'Importeren van andere entiteit'.
Stap voor stap: Je CSV maken met een vooraf ingestelde template
In deze Loom-video zie je hoe je een al aanwezige template gebruikt.
Geen zin/tijd om de video te bekijken? Dit zijn de stappen:
Ga naar 'Instellingen' en dan naar 'Boekhouding'.
2. Klik rechtsboven op 'Exportformaten'.
3. Klik op 'Exportformaat aanmaken'.
4. Vervolgens kies je of je een geheel nieuwe template wilt maken of een bestaande template van een andere entiteit binnen Moss wilt gebruiken.
⚠️ Let op: CSV-templates zijn gekoppeld aan het type export waarvoor ze zijn gemaakt. Dat betekent dat een template die is gemaakt voor kaarttransacties niet kan worden hergebruikt voor facturen, en vice versa. Zelfs niet als het formaat er hetzelfde uitziet. Elke exportmodule gebruikt een andere dataset, dus templates zijn niet uitwisselbaar tussen modules.
5. Je bent nu op de hoofdpagina om de algemene opmaak van de CSV in te stellen. Hier word je gevraagd om:
Je template een duidelijke naam te geven (bijv. 'Maandelijkse Exact-export' of 'NL entiteit - creditcardtransacties').
Het transactietype dat je wilt exporteren te kiezen:
Kaartbetalingen
Declaraties
Facturen
Uitgestelde kosten
Balansbewegingen
6. Nu check je de mapping en codering per veld. We hebben deze templates gemaakt op basis van de meest voorkomende configuraties en gegevenspunten. Mogelijk moet je deze wijzigen (als de template dat toestaat) om aan je vereisten te voldoen.
Let op: Als je in deze stap geen velden kunt bekijken of wijzigen (bijv. Diamant), betekent dit dat de boekhoudsoftware geen afwijkingen van de template toestaat.
7. Vergeet niet je template op te slaan nadat je hem hebt gecontroleerd of waar nodig hebt aangepast. De button vind je onderaan de mappingpagina.
8. Je kunt altijd terugkomen om wijzigingen aan te brengen door op de drie puntjes rechts van je template te klikken.
Test je template
Nu heb je alleen nog nodig:
Transacties die klaar zijn om te exporteren
Een importmethode voor je boekhoudsoftware
Exporteren en importeren in je boekhoudsoftware om te controleren of het werkt zoals verwacht
Als er iets niet klopt, kun je gemakkelijk teruggaan en je template bewerken via de drie puntjes rechts van je template.
Stap voor stap: Je CSV maken zonder een vooraf ingestelde template van Moss
Bekijk deze video of volg de onderstaande stappen.
1. Ga naar 'Instellingen' > 'Boekhouding'.
2. Klik rechtsboven op 'Exportformaten'.
3. Klik op 'Exportformaat aanmaken'.
4. Vervolgens kies je of je een geheel nieuwe template wilt maken of een bestaande template van een andere entiteit binnen Moss wilt gebruiken.
⚠️ Let op: CSV-templates zijn gekoppeld aan het type export waarvoor ze zijn gemaakt. Dat betekent dat een template die is gemaakt voor kaarttransacties niet kan worden hergebruikt voor facturen, en vice versa. Zelfs niet als het formaat er hetzelfde uitziet. Elke exportmodule gebruikt een andere dataset, dus templates zijn niet uitwisselbaar tussen modules.
5. Je bent nu op de hoofdpagina om de algemene opmaak van de CSV in te stellen. Hier word je gevraagd om
Je template een duidelijke naam te geven (bijv. 'Maandelijkse Exact-export' of 'NL entiteit - creditcardtransacties').
Het transactietype dat je wilt exporteren te kiezen:
Kaartbetalingen
Declaraties
Facturen
Uitgestelde kosten
Balansbewegingen
6. Je kunt nu belangrijke formatteringen definiëren, zoals datum- en bedragnotatie, kolom- en decimaalscheidingsteken, bestandsformaat (UTF-8 of Windows-1252) en of je bestand een kolomkop of subkoppen moet hebben.
7. Als je een uitgave en de bijbehorende betaling per transactie moet opnemen, raden we aan de optie 'Maak een boekingskop en boekingsregel voor elke betaling' te selecteren.
8. Zodra je het bestandsformaat hebt gedefinieerd, klik je op 'Doorgaan'.
9. Nu maak je je template door op 'Kolom toevoegen' te klikken, deze een naam te geven en de juiste gegevens te vinden om in kaart te brengen.
10. In veel gevallen hebben we verschillende versies om uit te kiezen. Hier is het belangrijk om van tevoren te weten wat je nodig hebt. Selecteer de versie die je wilt en klik. We tonen nu een voorbeeldwaarde in kolom WAARDE om je te laten zien hoe het eruit zal zien.
11. Voeg de volgende kolom toe, doe je mapping zoals nodig en klik op 'Formaat opslaan' als je klaar bent.
12. Je kunt altijd terugkomen om wijzigingen aan te brengen door te klikken op de drie puntjes rechts van je template.
🧪 Test je template
Nu heb je alleen nog nodig:
Transacties die klaar zijn om te exporteren
Een importmethode voor je boekhoudsoftware
Exporteren en importeren in je boekhoudsoftware om te controleren of het werkt zoals verwacht
Als er iets niet klopt, kun je gemakkelijk teruggaan en je template bewerken via de drie puntjes rechts van je template.