Zorg dat je dit weet voordat je begint:
Welke gegevens je boekhoudteam in de export wil hebben (bijv. betalingen, leveranciers of beide).
Welke indeling of structuur hun systeem accepteert (kolomkoppen, datumnotatie, decimaalscheidingsteken, etc.)
Of je creditcardbetalingen, declaraties of facturen exporteert – of allemaal.
In dit artikel lees je hoe je alle bovenstaande informatie kunt krijgen.
Wat is de exportformatenbouwer?
Deze CSV-bouwer is een functie in Moss waarmee je:
Precies bepaalt welke gegevensvelden je wilt exporteren (zoals datum, leverancier, categorie, bedrag, belasting etc.)
De kolomvolgorde en veldnamen kiest.
Je export afstemt op de vereisten van je boekhoudsysteem (op enkele uitzonderingen na).
Templates opslaat die je elke maand opnieuw kunt gebruiken.
Let op: Als je meerdere entiteiten hebt en dezelfde exporttemplate moet maken voor elke entiteit, kun je gewoon een template importeren die je al in Moss hebt gemaakt. Die zijn te vinden onder 'Instellingen' > 'Boekhouding' > tabblad 'Exportformaten'. Klik op 'Exportformaat aanmaken' en selecteer 'Importeren van andere entiteit'.
Exporttemplates
Je kunt je CSV-exporttemplate op twee manieren samenstellen:
Aan het einde van het artikel lees je hoe je je template kunt testen.
Je CSV samenstellen met een vooraf ingestelde template
In deze video zie je hoe je een CSV samenstelt met behulp van een bestaand sjabloon.
Ga via 'Instellingen' op je Moss-dashboard naar het onderdeel 'Boekhouding'.
Klik op rechtsboven op de subkop 'Exportformaten'.
Klik op 'Exportformaat aanmaken'.
Nu moet je aangeven of je een nieuw formaat wilt maken of een al bestaand sjabloon (dat je hebt voor een andere entiteit binnen Moss) wilt gebruiken.
Let op: CSV-templates zijn gekoppeld aan het type export waarvoor ze zijn gemaakt. Dat betekent dat een template die is gemaakt voor kaarttransacties niet kan worden gebruikt voor facturen en andersom – zelfs als het formaat er hetzelfde uitziet. Elke exportmodule maakt gebruik van een andere dataset, daarom zijn templates niet uitwisselbaar tussen modules.
Je bent nu op de hoofdpagina voor de algemene formattering van de CSV. Hier moet je:
Je template een duidelijke naam geven (bijv. 'Maandelijkse Exact-export' of 'NL entiteit - Creditcardtransacties').
Het transactietype dat je wilt exporteren kiezen:
Kaartbetalingen
Declaraties
Facturen
Uitgestelde kosten
Balansbewegingen
Nu moet je de mapping en codering per veld controleren. We hebben deze templates gemaakt op basis van de meest voorkomende configuraties en datapunten. Mogelijk moet je deze wijzigen (als de template dat toestaat) om aan jouw specifieke behoeften te voldoen.
Let op: Als je in deze stap geen velden kunt bekijken of wijzigen (bijv. Diamant), betekent dit dat de boekhoudsoftware geen afwijkingen van de template toestaat.
Vergeet niet om je template op te slaan nadat je alles hebt gecontroleerd of aangepast. De button vind je onderaan de pagina.
Je kunt altijd later nog wijzigingen aanbrengen door op de drie puntjes rechts van je template te klikken.
Je CSV samenstellen zonder vooraf ingestelde template van Moss
In deze video zie je hoe je een CSV samenstelt zonder een bestaand sjabloon.
Ga via 'Instellingen' op je Moss-dashboard naar het onderdeel 'Boekhouding'.
Klik op rechtsboven op de subkop 'Exportformaten'.
Klik op 'Exportformaat aanmaken'.
Nu moet je aangeven of je een nieuw formaat wilt maken of een al bestaand sjabloon (dat je hebt voor een andere entiteit binnen Moss) wilt gebruiken.
Let op: CSV-templates zijn gekoppeld aan het type export waarvoor ze zijn gemaakt. Dat betekent dat een template die is gemaakt voor kaarttransacties niet kan worden gebruikt voor facturen en andersom – zelfs als het formaat er hetzelfde uitziet. Elke exportmodule maakt gebruik van een andere dataset, daarom zijn templates niet uitwisselbaar tussen modules.
Je bent nu op de hoofdpagina voor de algemene formattering van de CSV. Hier moet je:
Je template een duidelijke naam geven (bijv. 'Maandelijkse Exact-export' of 'NL entiteit - Creditcardtransacties').
Het transactietype dat je wilt exporteren kiezen:
Kaartbetalingen
Declaraties
Facturen
Uitgestelde kosten
Balansbewegingen
Je kunt nu de belangrijkste formatteringen instellen, zoals datum- en bedragnotatie, kolom- en decimaalscheidingsteken, bestandsformaat (UTF-8 of Windows-1252) en of je bestand een kolomkop of subkoppen moet hebben.
Als je een uitgave en de bijbehorende betaling per transactie moet opnemen, raden we je aan de optie 'Boekingskop en boekingsregel aanmaken voor elke betaling' te selecteren.
Zodra je je bestandsformaat hebt ingesteld, klik je op 'Doorgaan'.
Nu maak je je template door op 'Kolom toevoegen' te klikken, deze een naam te geven en de juiste gegevens te zoeken om in kaart te brengen.
In veel gevallen zijn er verschillende versies om uit te kiezen. Hier is het belangrijk om van tevoren te weten wat je nodig hebt. Selecteer de versie die je wilt en klik. Je ziet dan een voorbeeldwaarde in kolom WAARDE zodat je weet hoe het eruit zal zien.
Voeg de volgende kolom toe en maak je mapping zoals nodig. Vergeet niet om op 'Formaat opslaan' te klikken als je klaar bent.
Je kunt altijd later nog wijzigingen aanbrengen door op de drie puntjes rechts van je template te klikken.
Je template testen
Nu heb je alleen nog maar een paar dingen nodig:
Transacties die klaar zijn om te exporteren.
Een importmethode voor je boekhoudsoftware.
Een testronde exporteren en importeren in je boekhoudsoftware om te controleren of alles werkt zoals verwacht.
Als er iets niet klopt, kun je je bestand altijd bewerken via de drie puntjes rechts naast de template.