Het kan je zijn opgevallen dat facturen die vanuit Moss worden geëxporteerd nu in Exact Online verschijnen met de status 'Wacht op goedkeuring’, terwijl ze voorheen automatisch werden goedgekeurd.
Dit gebeurt meestal nadat je de optie ‘Betalingsvoorwaarden van Exact Online gebruiken’ hebt geactiveerd in je Moss-instellingen.
De reden
Dit gedrag wordt veroorzaakt door de manier waarop Exact Online omgaat met de instellingen voor ‘Betalingsvoorwaarden’ en ‘Factuurgoedkeuring’.
Voorheen: Wanneer Moss geen specifieke betalingsvoorwaarde meestuurde, stelde Exact Online de factuur vaak standaard in op contante betaling. Veel bedrijven hebben hun Exact Online-instellingen zo geconfigureerd dat goedkeuring voor contante facturen wordt overgeslagen.
Nu: Wanneer je deze instelling inschakelt, stuurt Moss de specifieke betalingsvoorwaarde (bijvoorbeeld ‘14 dagen’, ‘einde van de maand’) naar Exact.
De trigger: In Exact Online zijn deze betalingsvoorwaarden gekoppeld aan de elektronische betaalmethode. Exact Online is zo geconfigureerd dat goedkeuring vereist is voor ‘elektronische’ facturen, waardoor de status ‘Wacht op goedkeuring’ wordt geactiveerd.
Hoe je het oplost
Als je wilt dat deze facturen automatisch worden goedgekeurd (zonder de goedkeuringsworkflow te doorlopen), moet je je goedkeuringsinstellingen in Exact Online aanpassen.
Log in op Exact Online.
Klik op je 'Bedrijfsnaam' in de linkerbovenhoek en kies 'Instellingen'.
Klik op het tabblad ‘Factuurgoedkeuring’.
Ga naar het gedeelte 'Goed te keuren facturen'.
Controleer daar de instelling:
Waarschijnlijk is deze ingesteld op: 'Alleen facturen met betalingsmethode ‘elektronisch’ goedkeuren'. (Hierdoor wordt goedkeuring voor de 'elektronische' methode afgedwongen, die je facturen nu gebruiken).
Om de goedkeuringsvereiste stop te zetten, kun je de factuurgoedkeuring uitschakelen of de filters aanpassen (bijvoorbeeld op basis van bedrag of leverancier) als je Exact-versie dit toelaat.
Let op: Als je wilt dat deze facturen wel een goedkeuringsworkflow in Exact doorlopen, hoef je niks te doen. De status 'Wacht op goedkeuring' is de juiste status voor facturen die via een bankoverschrijving (elektronisch) worden betaald.