Gebruik 'In de wacht' om een uitgave of aankoopverzoek tijdelijk als geblokkeerd te markeren terwijl je wacht op informatie of actie van iemand anders. Zo kan je team geblokkeerde taken scheiden van zaken waar ze meteen mee aan de slag kunnen.
Wie kan dit doen?
Iedere gebruiker die toegang heeft tot een uitgave of aankoop, kan die in de wacht zetten.
Een item vanuit een opmerking op ‘In de wacht’ zetten
De status ‘In de wacht’ is beschikbaar voor de volgende uitgaven en workflowstappen:
Kaarttransacties – verzamelen, goedkeuren, controleren
Declaraties – goedkeuren, controleren
Facturen – controleren, verifiëren, goedkeuren
Aankoopverzoeken – goedkeuren
Buiten de ondersteunde workflowstappen
Als de schakelaar ‘In de wacht’ niet wordt weergegeven, bevindt de uitgave zich in een stap waarin ‘In de wacht’ niet wordt ondersteund. Bekijk de hierboven genoemde ondersteunde stappen.
Open de uitgave of het aankoopverzoek.
Ga naar het commentaarveld in het zijpaneel.
Schrijf je opmerking. Tag andere gebruikers als dat nodig is.
Zet de schakelaar op 'In de wacht'.
Klik op ‘Verzenden’.
Het item krijgt het label 'In de wacht' in de koptekst van het zijpaneel en in de bijbehorende lijstweergave. Er verschijnt een nieuw bericht in de activiteitentijdlijn: '{{ExpenseType}} in de wacht gezet door {{UserName}}'.
Opmerking vereist
De schakelaar ‘In de wacht’ wordt samen met je opmerking verzonden. Je moet eerst een opmerking schrijven of een bijlage toevoegen voordat je kunt verzenden.
Een factuur op ‘In de wacht’ zetten terwijl je een leverancier mailt
Open het factuurvenster.
Klik op ‘Leverancier e-mailen’.
Vul de verplichte velden in en stel je e-mail op.
Zet de schakelaar ‘Factuur in de wacht zetten’ aan in de voettekst van het e-mailvenster.
Klik op ‘Verzenden’.
De factuur krijgt de status ‘In de wacht’ en de activiteitentijdlijn wordt op dezelfde manier bijgewerkt als wanneer je vanuit een opmerking ‘In de wacht’ instelt.
Let op: de schakelaar voor ‘In de wacht’ in het e-mailvenster is alleen beschikbaar voor facturen die zich in een ondersteunde workflowstap bevinden.
De status ‘In de wacht’ verwijderen
Open de uitgave of het aankoopverzoek.
Ga naar het commentaarveld.
Schrijf eventueel een opmerking.
Schakel de schakelaar ‘In de wacht’ uit.
Klik op ‘Verzenden’.
Het label 'In de wacht' wordt verwijderd en in de activiteitentijdlijn wordt het volgende vastgelegd: '{{ExpenseType}} uit de wacht gehaald door {{UserName}}'.
Automatisch verwijderen
Moss verwijdert het label 'In de wacht' automatisch zodra het item naar een andere workflowstap gaat. Je hoeft het niet handmatig te verwijderen.
Zien hoe lang een uitgave al 'In de wacht' staat
Als een item in de wacht staat, ga dan met de muis over het label 'In de wacht' in de lijstweergave. Dan verschijnt een tooltip waarin staat hoeveel dagen het al in de wacht staat.
Als een item langer dan 5 dagen in de wacht staat, wordt dat in oranje weergegeven.
Filteren op 'Openstaande acties'
Gebruik het filter 'Openstaande acties' om je lijst te beperken tot alleen geblokkeerde of openstaande items.
Open de lijstweergave voor het betreffende uitgaventype.
Open het filterpaneel.
Selecteer 'Openstaande acties'.
Kies een van de volgende opties:
Alle {{ExpenseType}} weergeven – toont alles, ongeacht of het in de wacht staat (standaard).
Alleen openstaande acties – verbergt items die in de wacht staan.
Alleen 'In de wacht' – toont alleen de items die in de wacht staan.
Wat er gebeurt met items die in de wacht staan
De status ‘In de wacht’ verandert de workflowstatus van het item niet en blokkeert geen acties. Je kunt een item nog steeds goedkeuren, afwijzen of controleren terwijl het in de wacht staat.
Zodra het item naar een andere workflowstap gaat, verwijdert Moss het ‘In de wacht’-label automatisch. In de activiteitentijdlijn wordt dit als volgt vastgelegd: '{{ExpenseType}} uit de wacht gehaald door statuswijziging.'
Veelgestelde vragen
Houdt de status ‘In de wacht’ goedkeuringen of andere acties tegen?
Nee. Het is alleen een visuele markering. Alle normale workflow-acties blijven beschikbaar.
Waarom is het label ‘In de wacht’ verdwenen?
Moss verwijdert het label automatisch zodra de workflowstatus van het item verandert. Een gebruiker met de juiste rechten kan het ook handmatig hebben verwijderd. Bekijk de activiteitentijdlijn om te zien wat er is gebeurd.
Kan ik zien hoe lang iets al in de wacht staat?
Ja. In de lijstweergave kun je met de muis over het label 'In de wacht' gaan om te zien hoeveel dagen het al in de wacht staat.
Kan ik meerdere items tegelijk op ‘In de wacht’ zetten?
Nee. De status ‘In de wacht’ wordt per item ingesteld. Je kunt dit niet in één keer voor meerdere items doen.