Teams opzetten
Als admin kun je teams opzetten in Moss en elke medewerker toewijzen aan een team. Het opzetten van teams is eenvoudig.
Log in bij Moss en ga naar het tabblad 'Gebruikers' > 'Teams'
Klik op de knop 'Team maken'
Kies welke gebruikers deel moeten uitmaken van dit team.
Je kunt optioneel ook een afdelings- en teammanager toewijzen. Als je teams als kostenplaatsen gebruikt, kun je ook een kostenplaats-rekening toewijzen aan elk team.
Selecteer het goedkeuringsbeleid dat van toepassing moet zijn op het team.
Waarom zou ik teams opzetten met Moss?
Door teams op te zetten kun je de uitgaven per team bijhouden, zorg je ervoor dat alle uitgaven van het team worden geboekt op de relevante kostenplaats-rekening en kun je teammanagers toewijzen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van inkomende aankoopverzoeken van hun team.
Teammanagers in Moss
Je kunt een teammanager toewijzen aan een van je bestaande teams of tijdens het opzetten van nieuwe teams in Moss. In dit gedeelte wordt besproken welke verantwoordelijkheden en machtigingen de teammanager heeft in Moss en wie er één kan worden.
De teammanager in Moss kan verantwoordelijk zijn voor het beheren van kaart- en betalingsaanvragen voor zijn of haar teamleden. Dit maakt kostbare tijd vrij voor de Moss-admins en zorgt er ook voor dat de persoon die het meeste weet over zijn of haar team de uitgaven van dat team ook kan beheren en controleren.
Betalingsaanvragen beheren als teammanager
Eén persoon kan teammanager zijn van meerdere teams. Je administrator kan jou als teammanager bepaalde goedkeuringslimieten toewijzen die bepalen tot welke bedragen je kaarten en betalingsverzoeken mag goedkeuren. Dit kan worden ingesteld in het goedkeuringsbeleid.
Als je een teammanager bent voor meerdere teams, kun je per team verschillende goedkeuringslimieten hebben. Als admin kun je ook verschillende goedkeuringslimieten voor een teammanager instellen voor kaarten of facturen.
Als alles juist is ingesteld, kunnen alle betalingsverzoeken van je teamleden die binnen de goedkeuringslimieten van de teammanager vallen, met slechts een paar muisklikken worden goedgekeurd (of afgewezen). Als iemand in je team een betaling aanvraagt die de goedkeuringslimiet van de teammanager overschrijdt, wordt dit verzoek naar iemand anders gestuurd (dit gaat volgens je goedkeuringsbeleid).
Het beheren van je team als teammanager
Naast de mogelijkheid om betalingsverzoeken van je teamleden te beheren, kun je als teammanager ook het volgende doen:
Kaarttransacties van je teamleden bekijken en beheren - Hou aankopen van je team in real-time bij en controleer de ingediende betaalbewijzen. Je kunt ook betaalbewijzen voor je teamleden uploaden en deze aan specifieke transacties koppelen, boekhoudgegevens wijzigen en invoeren en een budget toewijzen.
De facturen van je teamleden bekijken en beheren - Zie welke facturen door je teamleden zijn ingediend. Koppel de ingediende factuur aan aankoopverzoeken of voeg een budget toe. Je kunt ook de functie Opmerking gebruiken en je teamleden vragen over de factuur stellen
De declaraties van je teamleden bekijken en beheren - Krijg inzicht in de declaraties die je teamleden hebben ingediend. Gebruik de functie Opmerking om je teamleden extra vragen te stellen. Je kunt ook een budget toewijzen aan de terugbetaling.
De aankoopverzoeken van je teamleden weergeven en beheren - Hier vind je een overzicht van alle aankoopverzoeken die door je teamleden zijn ingediend. Wijs de aankoopverzoeken toe aan budgets en plaats een opmerking als je nog vragen hebt.
Budgets van je team weergeven - Als teammanager kun je op elk gewenst moment de budgets bekijken die aan je team zijn toegewezen. Op deze manier kun je altijd bijhouden hoeveel je team nog kan uitgeven.
Afwezigheid voor je teamledennoteren - Als je teamleden zijn vergeten hun afwezigheid in Moss toe te voegen, kun jij dat voor hen doen. Op die manier kun je ervoor zorgen dat alle benodigde goedkeuringen anders worden gedelegeerd.