Wat zijn betalingsvoorwaarden voor facturen?
Betalingsvoorwaarden voor facturen zijn contractuele overeenkomsten tussen een koper en een verkoper waarin het tijdschema en de voorwaarden voor de betaling van facturen zijn vastgelegd. Deze voorwaarden specificeren de periode (zoals netto 14, netto 30) waarbinnen kopers geacht worden hun facturen te betalen en kunnen stimulansen voor vroegtijdige betaling of boetes voor te late betaling bevatten.
Waarom zijn betalingsvoorwaarden voor facturen belangrijk?
Door zich aan de afgesproken betalingsvoorwaarden te houden, vermijden bedrijven te late betalingen, die tot gespannen relaties met leveranciers kunnen leiden. En dat kan op zijn beurt leiden tot minder gunstige voorwaarden voor toekomstige aankopen. Bovendien kunnen te late betalingen leiden tot kosten of boetes.
Standaard betalingsvoorwaarden voor je leveranciers definiëren
Bij lopende zakenrelaties blijven de betalingsvoorwaarden waarschijnlijk constant, wat betekent dat dezelfde voorwaarden worden toegepast op de ene factuur na de andere. Door standaard betalingsvoorwaarden in te stellen voor je leveranciers in Moss, kun je de vervaldata van facturen verder automatiseren, zodat leveranciers altijd consistent en op tijd worden betaald. 💸
Betalingsvoorwaarden aanmaken in Moss
Er zijn meerdere manieren om betalingsvoorwaarden aan te maken. Je kunt ervoor kiezen om ze handmatig toe te voegen of om ze te importeren met behulp van een csv-bestand.
Betalingsvoorwaarden handmatig aanmaken
Ga naar 'Instellingen' via de linker navigatiebalk.
Ga vervolgens, nog steeds in de navigatiebalk, naar 'Boekhouding'.
Klik op 'Betalingsvoorwaarden'.
Eenmaal op de pagina Betalingsvoorwaarden klik je op de groene button '+Toevoegen/importeren'.
Voer vervolgens het aantal dagen in dat de betalingsperiode of 'vervaldatum' bepaalt.
Geef een korte 'Beschrijving'.
Stel het 'Nummer' in als unieke identificatiecode voor je betalingsvoorwaarde.
Klik ten slotte op 'Betalingsvoorwaarde toevoegen'.
Je nieuwe betalingsvoorwaarde is klaar voor gebruik. 👍
Betalingsvoorwaarden importeren met een csv-bestand
Ga naar 'Instellingen' via de linker navigatiebalk.
Ga vervolgens, nog steeds in de navigatiebalk, naar 'Boekhouding'.
Klik op 'Betalingsvoorwaarden'.
Eenmaal op de pagina Betalingsvoorwaarden klik je op de groene button '+Toevoegen/importeren'.
Download vervolgens de csv-template en zorg dat je bestand correct is geformatteerd:
Kolom A: nummer
Kolom B: beschrijving
Kolom C: vervaldatum
Wanneer je csv-bestand het juiste formaat heeft, kun je je betalingsvoorwaarden uploaden.
Klik ten slotte op 'Betalingsvoorwaarden importeren' om het proces te voltooien.
Je nieuwe betalingsvoorwaarden zijn klaar voor gebruik. ✅
Standaard betalingsvoorwaarden definiëren voor je leveranciers
Door standaard betalingsvoorwaarden in te stellen voor je leveranciers, kun je de vervaldata van facturen verder automatiseren. Zo stel je standaard betalingsvoorwaarden in voor je leveranciers in Moss:
Ga naar 'Instellingen' via de linker navigatiebalk.
Ga vervolgens, nog steeds in de navigatiebalk, naar 'Boekhouding'.
Klik op 'Leveranciers'.
Open de betreffende leverancier.
Scroll naar beneden naar 'Betalingsgegevens'.
Selecteer de 'Betalingsvoorwaarde' die je met je leverancier hebt afgesproken.
Sla ten slotte de wijzigingen op voor de leverancier.
Zodra je een standaard betalingsvoorwaarde voor een leverancier hebt gekozen, wordt deze automatisch toegepast op alle facturen die je van deze leverancier ontvangt en gebruikt om de relevante vervaldatum te bepalen. Maar geen zorgen, je kunt zowel de betalingsvoorwaarden voor facturen als de vervaldatum wijzigen als er uitzonderingen zijn.
Dat was het 👍- de geselecteerde betalingsvoorwaarden worden toegepast op alle toekomstige facturen van deze leverancier.
Hoe worden betalingsvoorwaarden toegepast op inkomende facturen?
Wanneer een factuur wordt aangemaakt en de geselecteerde leverancier standaard betalingsvoorwaarden heeft in Moss, dan worden deze voorwaarden gebruikt om automatisch de vervaldatum van de factuur te bepalen. Als de factuurdatum bijvoorbeeld 30 april 2024 is en de betalingstermijn is 14 dagen, dan is de vervaldatum 14 mei 2024.
Als de geselecteerde leverancier geen standaard betalingsvoorwaarden heeft, kun je deze handmatig selecteren in de betalingsgegevens van je factuur. Nadat je de juiste betalingsvoorwaarden hebt geselecteerd, moet je ze als standaard opslaan zodat ze worden toegepast op alle toekomstige facturen van deze leverancier.
Let op: als een leverancier geen standaard betalingsvoorwaarden heeft, bepaalt Moss de vervaldatum van je factuur op basis van de informatie uit het document.