Wir bei Moss wissen, dass zwei Ausgabenprozesse nie gleich sind. Deshalb kannst du deinen Erstattungsprozess in Moss anpassen, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen und der Struktur deines Unternehmens entspricht.
Auf der Registerkarte Ausgabeneinrichtung findest du unter Erstattungen alle verfügbaren Konfigurationen für das Erstattungsmodul. Diese Ansicht ist nur für Nutzer mit der Rolle Admin oder Buchhalter verfügbar.
Erstattungsprozess
Ab heute sind drei verschiedene Einstellungen verfügbar, mit denen du deinen Erstattungsfluss anpassen kannst:
Einreicher können Buchhaltungsdetails ausfüllen: Erlaube Nutzern mit der Rolle Mitarbeiter, die Buchhaltungsattribute (Ausgabenkonto, Umsatzsteuersatz, Kostenstelle und Kostenträger) ihrer Ausgaben auszufüllen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können nur Admin und Buchhalter die Buchhaltungsattribute ausfüllen, sobald die Erstattung eingereicht wurde.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können die Antragsteller ihre Buchhaltungsattribute nur ändern, wenn sich ihre Erstattungen im Entwurfsmodus befinden, d. h. bevor sie eingereicht werden.
Bezahlen von Moss: Füge einen neuen Schritt in den Erstattungsablauf ein, um eine SEPA-Zahlungsdatei zu erstellen und sie in deine Bankumgebung hochzuladen, damit du deine Mitarbeiter einfach entschädigen kannst. Damit die SEPA-Datei korrekt erstellt wird, musst du deine Moss-Nutzer/innen auffordern, ihre Bankdaten in ihrem Moss-Profil anzugeben.
Erst prüfen, dann genehmigen: Wähle den Erstattungsfluss, der am besten zu deinem Unternehmen passt. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, findet die Überprüfungsphase vor der Genehmigungsphase statt. Wenn diese Einstellung geändert wird, werden alle Erstattungen zum ersten der beiden Schritte zurückgeschickt, um sicherzustellen, dass alle Erstattungen alle Schritte des Erstattungsflusses durchlaufen.
Was ist der Unterschied zwischen Prüfen und Genehmigen?
In der Überprüfungsphase müssen Buchhalter und Administratoren die eingereichten Ausgaben durchgehen und sicherstellen, dass alle Ausgabendetails korrekt sind. Wenn die Einstellung Einreicher können Buchhaltungsdetails ausfüllen deaktiviert ist, sollten Administratoren und Buchhalter auch die relevanten Buchhaltungsattribute eingeben.
In der Genehmigungsphase prüfen normalerweise Manager oder Teamleiter die eingereichten Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie arbeitsbezogen sind und den Erstattungsrichtlinien des Unternehmens entsprechen.
Arten von Ausgaben
Aktiviere und deaktiviere Ausgabenarten, um Moss an die Erstattungsrichtlinien deines Unternehmens anzupassen. In der Standardeinstellung sind alle Spesenarten (Geschäftseinkäufe, Kilometergeld und Tagegelder) aktiviert.
Wenn eine bestimmte Ausgaben deaktiviert ist, können die Antragsteller keine neuen Ausgaben dieser Art erstellen, aber sie können bestehende Ausgaben ändern und einreichen, um sicherzustellen, dass keine Ausgaben unbezahlt bleiben. Wenn alle Ausgabenarten deaktiviert sind, können die Nutzer keine neuen Rückerstattungen mehr erstellen.
⚠️ Bitte beachte, dass die verfügbaren Ausgabenarten von Markt zu Markt unterschiedlich sind, daher kann deine Liste der Ausgabenarten von den in diesem Artikel genannten abweichen:
| Geschäftlicher Einkauf | Zurückgelegte Strecke | Tagespauschale |
Deutschland | x | x | x |
Niederlande | x | x |
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Vereinigtes Königreich | x |
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Sonstiges | x |
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