In Deutschland haben Arbeitnehmer Anspruch auf Tagespauschalen zur Deckung der Kosten für Verpflegung und Unterkunft, die bei Geschäftsreisen anfallen. Tagespauschalen gelten nicht als Teil des Gehalts eines Arbeitnehmers und können bis zu einer bestimmten Grenze steuerfrei bezogen werden.
Die konkrete Tagespauschale, die ein Arbeitnehmer erhält, wird auf der Grundlage der Reisedauer berechnet, unabhängig davon, wo die Reise angetreten wird - ob zu Hause, am Hauptarbeitsort oder an einem anderen Ort - und unter Zugrundelegung der vom
Österreich: Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt wird
Weitere Informationen zur Konfiguration findest du hier: Individuelle Tagespauschalen-Richtlinie für Deutschland & Österreich erstellen.
Deutschland
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1. Eintägige Geschäftsreisen
Für Inlandsreisen gelten die folgenden Verpflegungspauschalen:
Dauer | Tägliche Vergütung |
Unter 8 Stunden | €0 |
Zwischen 8 und 24 Stunden | €14 |
Beispiel | Eintägige Reise nach Hamburg: Tom begibt sich auf eine Geschäftsreise nach Hamburg. Er fährt am Mittwoch um 09:00 Uhr nach Hamburg und kehrt am selben Tag um 19:00 Uhr nach Hause zurück und verbringt mehr als 8 Stunden auf der Geschäftsreise. Daher hat er Anspruch auf ein Tagespauschale von 14 €.
Tag | Tägliche Vergütung |
Mittwoch | €14 |
Insgesamt: | €14 |
2. Mehrtägige Dienstreisen
Bei mehrtägigen Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern, gilt für alle Tage, mit Ausnahme des ersten und letzten Tages der Reise, der normale Tagessatz. An diesen Tagen wird ein reduzierter Tagespauschalsatz angewandt.
Bei mehrtägigen Reisen kann außerdem ein Zuschuss für die Übernachtung gezahlt werden. In der Praxis wird die Unterkunft jedoch häufig vom Arbeitgeber organisiert und vollständig übernommen.
Dauer | Tägliche Vergütung |
Reduzierte Pauschale | erster und letzter Tag der Reise | €14 pro Tag |
Volle Tage | €28 pro Tag |
Übernachtungspauschale | €20 |
Beispiel | 3-tägige Reise nach Berlin: Lisa unternimmt eine Geschäftsreise nach Berlin. Sie fliegt am Mittwoch um 13:00 Uhr nach Berlin und kommt am Freitag um 19:00 Uhr wieder zu Hause an. Die Kosten für Verpflegung und Unterkunft werden nicht von ihrem Arbeitgeber übernommen. Daher hat sie Anspruch auf eine Gesamtvergütung von 96,00 €.
Tag | Tägliche Vergütung |
Mittwoch | Reduzierter Essenszuschuss + Übernachtung | 14 + 20 = €34 |
Donnerstag | Volle Pauschale + Übernachtung | 28 + 20 = €48 |
Freitag |Reduzierte Pauschale | €14 |
Insgesamt: | €96 |
3. Internationale Geschäftsreisen
Für Auslandsreisen gelten die gleichen Regeln wie für Inlandsreisen. Die Erstattungssätze können sich jedoch je nach Land oder Stadt erheblich unterscheiden. Die vollständige Liste der vom deutschen Bundesfinanzministerium festgelegten Sätze findest du hier.
4. Abzüge für Mahlzeiten
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung auf der Reise, so wird die Tagespauschale entsprechend den in der deutschen Verordnung festgelegten Prozentsätzen gekürzt. Der konkrete Prozentsatz, der abgezogen wird, hängt von der angebotenen Mahlzeit ab:
20% Abzug für das Frühstück
40% Abzug für das Mittag- oder Abendessen
⚠️ Wichtiger Hinweis: Wie in der deutschen Verordnung (§ 9, Absatz 4) festgelegt, werden die Essensabzüge immer als Prozentsatz des vollen Essensgeldes für den Tag angewandt, auch für die Tage, an denen der Teilsatz gilt.
Beispiel | 3-tägige Reise nach Berlin: Lisa begibt sich auf eine Geschäftsreise nach Berlin. Sie fliegt am Mittwoch um 13:00 Uhr nach Berlin und kommt am Freitag um 19:00 Uhr wieder zu Hause an. Ihre Unterkunft wird vom Arbeitgeber gestellt und das Frühstück ist in der Unterkunft enthalten. Für den 3. Tag bekommt sie den Frühstücksabzug für den ganzen Tag, auch wenn sie nur einen halben Tag bleibt. Daher hat sie Anspruch auf eine Gesamtvergütung von 44,80 €.
Tag | Tägliche Vergütung |
Mittwoch | Reduzierter Essenszuschuss | €14 |
Donnerstag | Volle Pauschale - 20% | 28 - (28 * 0.2) = €22.40 |
Freitag | Reduzierte Pauschale - 20% | 14 - (28 * 0.2) = €8.40 |
Insgesamt | €44.80 |
Österreich
Österreich
Die Verwaltung ist komplex, da viele Branchen durch Kollektivverträge geregelt sind, die zwischen der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) und Gewerkschaften abgeschlossen wurden. Diese Verträge können von den steuerfreien Höchstsätzen der Finanzbehörden abweichen.
⚠️ Hinweis: Da sich Kollektivverträge unterscheiden, gibt es Fälle, die Moss eventuell nicht vollständig abbilden kann. Im Zweifel solltest du deinen Steuerberater konsultieren und uns mitteilen, falls du zusätzliche Unterstützung benötigst.
Grundsätze in Moss
Inlands- und Auslandsreisen folgen unterschiedlichen Regeln und Sätzen
Der Staat definiert steuerfreie Höchstsätze; Kollektivverträge können andere Beträge vorschreiben
Unternehmen dürfen höhere oder niedrigere Sätze zahlen, Beträge über den steuerfreien Grenzen sind jedoch lohnsteuerpflichtig
Die Höhe der Pauschale hängt sowohl von der Reisedauer als auch von den gestellten Mahlzeiten ab
Logik der Berechnung
Aktuell verwendet Moss für Inlands- und Auslandsreisen die 12/12-Regel:
Die Abrechnung erfolgt nach Kalendertagen (z. B. Montag 12:00 bis Dienstag 12:00 zählt als zweitägige Reise).
Du kannst selbst festlegen, welche Sätze pro Reiseziel gelten und welche Mahlzeitenabzüge angewendet werden.
🗓️ Demnächst verfügbar: Unterstützung der 3/3-Regel, die in manchen Kollektivverträgen vorgeschrieben ist. Dann kannst du pro Richtlinie festlegen, welche Regel angewendet werden soll.
Inlandsreisen
Laut österreichischem Steuerrecht beträgt die steuerfreie Tagespauschale maximal 30,00 €. Moss stellt diesen Wert standardmäßig bereit, du kannst ihn jedoch an deine Unternehmensrichtlinien oder Kollektivverträge anpassen.
Reisedauer | Berechnungslogik | Beispielwert |
≤ 3 Stunden | Keine Pauschale | 0,00 € |
3-12 Stunden | Stundensatz × Stunden | 2,50 €/h |
>12 Stunden | Ganzer Tagessatz | 30,00 € |
Mahlzeitenabzüge (Standard):
Gestellte Mahlzeiten | Abzug |
1 Mahlzeit | -50% |
2+ Mahlzeiten | -100% |
Auslandsreisen
Für Auslandsreisen wendet Moss ebenfalls die 12/12-Regel an. Die Finanzbehörden veröffentlichen dabei unterschiedliche Pauschalen pro Zielland, die du in Moss hinterlegen kannst.
Reisedauer | Berechnungslogik | Beispielwert |
≤ 3 Stunden | Keine Pauschale | 0,00 € |
3-12 Stunden | Stundensatz × Stunden | 2,50 €/h |
>12 Stunden | Ganzer Tagessatz | 30,00 € |
Mahlzeitenabzüge (Standard):
Gestellte Mahlzeiten | Abzug |
1 Mahlzeit | -0% |
2+ Mahlzeiten | -66.67% (⅔) |
Tagespauschalen beantragen
Mitarbeitende können Tagespauschalen direkt in Moss beantragen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier: Wie beantragt man eine Rückerstattung?