Inhalt
Allgemeine Informationen
Hier erfährst du, wie du in Moss Konten für die vorbereitende Buchhaltung von Transaktionen, Rechnungen und Rückerstattungen einrichtest.
Auf Folgendes gehen wir ein:
Kontenplan aus ExactOnline
Kreditorenkonten (Kontakte) aus ExactOnline
Umsatzsteuercodes aus ExactOnline
Kostenstellen (Tracking-Kategorie 1 in ExactOnline)
Kostenträger (Tracking-Kategorie 2 in ExactOnline)
Lernziele
Nach dem Kurs kannst du::
Die Funktion jedes Kontotyps in Moss und die Synchronisation mit ExactOnline verstehen
Konten mit ExactOnline synchronisieren
Konten mit der Synchronisierungsfunktion hinzufügen und verwalten
Kontenplan
Allgemeine Informationen
Der Kontenplan wird automatisch mit allen Buchungskonten aus ExactOnline synchronisiert, sobald die API verbunden ist.
Konten können nicht manuell in Moss erstellt werden.
Neue Konten müssen in ExactOnline erstellt und dann mit Moss synchronisiert werden.
Vorteile
Automatisierung: Nutze Buchungskonten, um Buchungsdatensätze vorzubereiten und die Vorbuchhaltung in Moss zu automatisieren.
Effizienz: Konten, die in ExactOnline erstellt werden, synchronisieren sich automatisch mit Moss. Sie müssen nur einmal eingerichtet werden.
Funktionen
Synchronisation: Der Kontenplan wird mit ExactOnline abgeglichen. Neue Konten müssen nur in ExactOnline erstellt werden und sind danach auch in Moss verfügbar.
Anleitung: Kontenplan aus ExactOnline extrahieren
Klicke im linken Menü auf „Buchhaltung“.
Wähle „Kontenplan“, um die Liste der Konten anzuzeigen.
Klicke auf „Jetzt synchronisieren“, um die Buchungskonten aus ExactOnline zu importieren.
Anleitung: Kontostatus und -kategorie ändern/bearbeiten
Klicke im linken Menü auf „Buchhaltung“.
Wähle „Kontenplan“, um die Liste der Konten anzuzeigen.
Um ein Konto aktiv oder inaktiv zu setzen, klicke auf die drei Punkte rechts von jedem Konto.
Klicke auf „Status“ und wähle den gewünschten Status. Inaktive Konten können nicht für die Vorkontierung von Transaktionen und Rechnungen ausgewählt werden.
Wenn du die oberste Kategorie eines Kontos bearbeiten möchtest, klicke auf das Konto. Daraufhin öffnet sich ein Seitenfenster für die Kontoeinstellungen.
Hier kannst du die oberste Kategorie für das Konto auswählen. Bitte beachte, dass Kontonummer und Name nicht bearbeitet werden können, da diese Informationen von Exact synchronisiert werden.
Klicke auf „Konto speichern“, um die Kategorieeinstellung zu speichern.
Wähle alle oder eine Reihe von Konten mit den Kontrollkästchen auf der linken Seite aus.
Um Konten zu bearbeiten, klicke auf „Bearbeiten“ rechts in der unteren Leiste.
Du kannst den Kontostatus auf „Aktiv“ oder „Inaktiv“ ändern. Inaktive Konten können nicht erneut für Rechnungen und Transaktionen ausgewählt werden.
Gehe mit der Maus über „Kategorie“ und wähle die gewünschte Kategorie der obersten Ebene, um sie für alle ausgewählten Konten zu bearbeiten.
Kreditorenkonten
Allgemeine Informationen
Kreditorenkonten werden verwendet, um bestimmte Kreditoren den Ausgabenposten zuzuordnen. Sie ermöglichen erweiterte Berichte über Ausgaben und sind Teil der doppelten Buchführung.
In ExactOnline werden Kreditorenkonten als „Kontakte“ verwaltet.
Rechnungen: Kreditoren können Rechnungen zugewiesen werden, die dann in ExactOnline mit Zahlungsbuchungen nach dem Export verrechnet werden.
Bankverbindungen: Bankverbindungen in Kreditorenkonten ermöglichen es, Rechnungen und Erstattungen mit von Moss heruntergeladenen SEPA-Dateien zu bezahlen.
Automatisierung der Buchhaltung: Buchhaltungseinstellungen in Kreditorenkonten ermöglichen die Automatisierung der Buchhaltung für wiederkehrende Ausgaben für Rechnungen
Transaktionen: Wenn die Kreditorenbuchhaltung aktiviert ist, können den Kartentransaktionen auch Kreditorenkonten zugewiesen werden. Das Feld ist in diesem Fall obligatorisch. Kreditorenkonten werden automatisch mit jedem Transaktionsexport nach ExactOnline ausgeglichen, da Moss auch den Zahlungsdatensatz für jede Transaktion exportiert. Die Kreditorenbuchhaltung ermöglicht jedoch erweiterte Berichte für Finanzmanager.
Hinweis: Neue Kreditoren können in ExactOnline nicht angelegt werden. ExactOnline legt automatisch einen Kreditoren an, sobald eine Rechnung auf einen solchen gebucht wird. Das kann manuell in ExactOnline oder durch einen Export aus Moss geschehen. In diesem Fall müssten die Kreditoren zuerst in Moss angelegt, für eine Rechnung oder Transaktion verwendet und nach ExactOnline exportiert werden. Der Kreditor wird dann der Liste in ExactOnline hinzugefügt.
Vorteile
Automatisierung: Vorbuchung durch Zuweisung von Buchhaltungsattributen wie Kontenplan oder Mehrwertsteuersätze zu bestimmten Kreditorenkonten für Rechnungen.
Vollständige Übersicht: Ermöglicht den Export der kompletten Buchungssätze in die Buchhaltungssoftware.
Zahlung auf der Plattform: Ermöglicht es Nutzern, Rechnungen zu bezahlen oder Mitarbeitenden direkt von der Moss-Plattform aus zu entschädigen (unter Verwendung einer SEPA-Datei, um Zahlungen von ihrem Online-Banking aus zu initiieren).
Erweiterte Einstellungen: Die Kreditorenbuchhaltung für Kartentransaktionen ermöglicht erweiterte Auswertungen als einzelne Kreditorenkonten, die normalerweise für Kreditkartenausgaben verwendet werden.
Funktionen
Lieferanten aus ExactOnline synchronisieren: Die API zu Moss ermöglicht es Nutzern, alle bestehenden Kreditorenkonten in ExactOnline mit Moss zu synchronisieren. Sie können dann für Transaktionen und Rechnungen ausgewählt werden.
Buchhaltung: Kreditorenkonten sind für die doppelte Buchführung erforderlich und ermöglichen erweiterte Berichte über Unternehmensausgaben.
Reporting: Kreditorendetails können gesammelt und von Buchhaltern verwendet werden, um bestimmte Kreditoren zu identifizieren und so erweiterte Berichte zu erstellen.
Anleitung: Kreditorenkonten aus ExactOnline synchronisieren
Anleitung: Kreditorenkonten von ExactOnline synchronisieren
Klicke auf „Kreditoren“, um die Liste der Kreditorenkonten in Moss zu öffnen.
Um Kreditorenkonten (Kontakte) von ExactOnline zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“.
Anleitung: Neue Kreditorenkonten in Moss erstellen
Klicke im Hauptmenü auf der linken Seite auf „Rechnungen“ (du kannst neue Kreditorenkonten auch unter dem Abschnitt „Rückerstattungen“ erstellen).
Klicke auf die gewünschte Rechnung und es öffnet sich ein Menü auf der rechten Seite.
Scrolle nach unten zu „Buchhaltungsattribute“ und klicke in das Feld rechts neben „Kreditor“.
Klicke auf „Kreditoren hinzufügen“, um den Lieferantennamen manuell einzugeben. Gib den Kreditorennamen (nicht die Nummer) in die beiden Felder „Kreditorenname“ und „Kreditorenkonto“ ein. Fülle alle weiteren gewünschten Informationen wie IBAN oder BIC aus.
Nachdem du alle Informationen eingegeben hast, klicke auf „Kreditor hinzufügen/importieren“. Nun ist der neue Kreditor registriert und bereit für den Export in ExactOnline.
Anleitung: Kreditorenkonten Buchhaltungsattribute zuweisen
Klicke in der Funktionsübersicht auf den Tab „Rechnungen“. Wähle im Bereich „Prüfung ausstehend“ die Rechnung aus, die du bearbeiten möchtest.
Klicke im Rechnungsdetails-Menü auf den Tab „Kreditor“ und wähle „Standardattribute“ aus. Gehe im Bereich „Buchhaltung“ auf „Kreditor bearbeiten“, um die Standardbuchhaltungsattribute festzulegen oder zu bearbeiten. Klicke auf „Kreditor speichern“, um die Änderungen zu sichern.
Anleitung: Funktion „Mit Mitarbeiter verknüpfen“ in Benutzerverwaltung
Klicke in der Funktionsübersicht auf „Benutzerverwaltung“. Stelle sicher, dass du dabei „Personen“ ausgewählt haben.
Klicke auf den entsprechenden Nutzer und wähle im Menü „Mit Kreditor verknüpfen“ aus.
Jetzt kannst du dem Nutzer einen bestimmten Kreditor zuordnen.
Umsatzsteuersätze
Allgemeine Informationen
Umsatzsteuersätze sind notwendig, um Unternehmensausgaben korrekt zu buchen und die gezahlte Mehrwertsteuer bei Einkäufen des Unternehmens zu erfassen. Die Umsatzsteuersätze hängen vom gekauften Produkt oder der erbrachten Dienstleistung ab. Bei Einkäufen im Ausland könnte das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen.
Hinweis: Auf der Moss-Plattform sind ausschließlich Umsatzsteuersätze für Ausgaben relevant. Umsatzsteuersätze für Einnahmen sind für die Buchung von Ausgaben nicht relevant und können nicht aus Moss exportiert werden, auch wenn sie in der Liste angezeigt werden. Bitte stelle sicher, dass nur die relevanten Sätze für die Vorbuchhaltung ausgewählt werden.
Vorteile
Automatisierung: Der Vorbuchhaltungsprozess wird optimiert, indem standardmäßige Umsatzsteuersätze Kreditoren zugewiesen werden.
Synchronisation mit ExactOnline: Alle Umsatzsteuersätze werden über die API automatisch aus ExactOnline synchronisiert. Ein manuelles Hinzufügen oder Bearbeiten in Moss ist nicht erforderlich.
Funktionen
Synchronisation mit ExactOnline
Alle Umsatzsteuersätze sind in Moss verfügbar.
Umsatzsteuersätze können Transaktionen und Rechnungen zugewiesen werden.
Anleitung: Umsatzsteuersätzeaus ExactOnline synchronisieren
Klicke im Menü auf der linken Seite auf „Buchhaltung“.
Klicke auf „Umsatzsteuersätze“, um die Liste der Umsatzsteuersätze in Moss zu öffnen.
Um die Umsatzsteuersätze von ExactOnline zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“.
Kostenstellen
Allgemeine Informationen
Kostenstellen erfassen Ausgaben eines Unternehmens, die keinen direkten Gewinn erzeugen, aber zur Unterstützung der gewinnbringenden Geschäftstätigkeiten notwendig sind.
Hinweis: In Moss entsprechen Kostenstellen der Tracking-Kategorie 1 in ExactOnline und werden automatisch in die Liste in ExactOnline übernommen.
Vorteile
Segmentierung: Die Aufteilung von Ausgaben in Kostenstellen ermöglicht eine bessere Kontrolle und Analyse der Gesamtkosten.
Kontrolle: Die Zuordnung von Teams zu bestimmten Kostenstellen bietet Buchhaltern mehr Kontrolle und detailliertere Segmentierungsmöglichkeiten.
Kostenstellen für Teams: Moss unterstützt die Standardnutzung von Kostenstellen, indem Admins Teams mit spezifischen Kostenstellen verknüpfen können.
Funktionen
Verknüpfe Kostenstellen mit Teams.
Kostenstellen können auch einzelnen Mitarbeitern oder Projekten zugeordnet werden (Moss unterstützt jedoch nur die Verknüpfung mit Teams).
Hinweis: Die Nutzung von Kostenstellenkategorien ist nicht verpflichtend für die Buchhaltung. Größere Organisationen nutzen sie jedoch für erweiterte Analysen der Buchhaltungsdaten.
Anleitung: Kostenstellen aus ExactOnline mit Moss synchronisieren
Anleitung: Kostenstellen aus ExactOnline mit Moss synchronisieren
Klicke auf „Kostenstellen“, um die Liste der Kostenstellen in Moss zu öffnen.
Um Kostenstellen aus ExactOnline zu synchronisieren, klicke auf „Jetzt synchronisieren“.
Anleitung: Kostenstelle einem Team zuweisen
Klicke im linken Menübereich auf „Benutzerverwaltung“. Das Fenster sollte „Personen“ anzeigen. Klicke dann in der oberen Menüleiste auf „Teams“. Dadurch wirst du zu „Teams“ weitergeleitet.
Klicke auf „Team erstellen“.
Gib alle Teamdetails im rechten Menübereich ein. Außerdem kannst du dem neu erstellten Team eine Kostenstelle zuweisen.
Klicke auf „Team erstellen“, um das Team mit der neu zugewiesenen Kostenstelle zu erstellen und die Einstellungen zu speichern.
Kostenträger
Allgemeine Informationen
Kostenträger dienen dazu, Unternehmensausgaben detailliert zu kategorisieren, um eine bessere Analyse der Ausgaben durch fortschrittliche Berichterstattung zu ermöglichen.
Der häufigste Anwendungsfall für Kostenträger sind projektbezogene Ausgaben, um Projektkosten nachzuverfolgen. Sie können jedoch auch für andere Zwecke verwendet werden.
Hinweis: In Moss entsprechen Kostenträger der Tracking-Kategorie 2 in ExactOnline..
Vorteile
Segmentierung: Die Aufteilung von Ausgaben in Kostenträger ermöglicht eine bessere Kontrolle und Analyse der Gesamtkosten, insbesondere zur Nachverfolgung von Projektkosten.
Reaktionszeit: Eine verbesserte strukturelle Darstellung der Ausgaben ermöglicht es Buchhaltern, schneller zu reagieren, wenn das Budget eines bestimmten Projekts überschritten wird.
Funktionen
Struktur: Kostenträger werden in der Regel verwendet, um Ausgaben Projekten zuzuordnen und so eine klare Kategorisierung der Unternehmensausgaben zu schaffen.
Zuordnung:
Weise spezifische Kostenträger Transaktionen und Rechnungen zu.
Lege Standard-Kostenträger fest, sodass alle zukünftigen Rechnungen eines bestimmten Lieferanten automatisch einen Standard-Kostenträger haben.
Hinweis: Die Nutzung von Kostenträgerkategorien ist nicht verpflichtend für die Buchhaltung, jedoch verwenden größere Organisationen sie häufig für fortgeschrittene Analysen der Buchhaltungsdaten.
Anleitung: Kostenträger aus ExactOnline synchronisieren
Klicke im linken Menü auf „Buchhaltung“.
Wähle „Kostenträger“, um die Liste der Kostenträger in Moss zu öffnen.
Klicke auf „Jetzt synchronisieren“, um die Kostenträger aus ExactOnline zu importieren.