1. Introductie
Met Moss kun je standaard betalingstermijnen selecteren die worden toegepast bij het berekenen van de netto vervaldatum van facturen. Deze instelling werkt het beste als je Pay with Moss gebruikt, omdat facturen direct in Moss worden betaald en de juiste netto vervaldatum automatisch wordt toegepast.
Maar als je facturen in Exact Online wilt betalen en de juiste netto vervaldatum wilt doorgeven, kan de standaard Moss-aanpak botsen met de logica van Exact Online. Exact Online past alleen betalingsvoorwaarden toe die in Exact Online staan en slaat de doorgegeven netto vervaldatum over wanneer er geen betalingsdatum is opgegeven.
In de meeste gevallen wordt de netto vervaldatum die vanuit Moss wordt verzonden overschreven door Exact Online, wat resulteert in een andere vervaldatum nadat de factuur is geëxporteerd. Om dit te voorkomen, kun je binnen Moss overschakelen op het gebruik van betalingsvoorwaarden vanuit Exact Online.
2. Betalingsvoorwaarden inschakelen vanuit Exact Online
Om over te schakelen naar betalingsvoorwaarden van Exact Online, ga je naar 'Instellingen' > 'Boekhouding' en kies je de optie 'Betalingsvoorwaarden van Exact Online gebruiken'.
Zodra je dat hebt gedaan, volg je deze stappen:
Ga naar 'Instellingen' > 'Boekhouding'.
Ga naar het tabblad 'Betalingsvoorwaarden'.
Klik op de knop 'Nu importeren' om betalingsvoorwaarden uit Exact Online te importeren. Deze import vervangt alle handmatig aangemaakte betalingsvoorwaarden in Moss.
Betalingsvoorwaarden die al zijn toegewezen aan bestaande facturen in Moss blijven ongewijzigd. Als je die wilt bijwerken, moet je de betreffende facturen afzonderlijk openen en bewerken.
3. Betalingsvoorwaarden voor leveranciers importeren
Nadat je betalingsvoorwaarden vanuit Exact Online hebt ingeschakeld voor facturen, kunt je ook betalingsvoorwaarden voor leveranciers importeren:
Ga naar het tabblad 'Leveranciers' (via 'Instellingen' > 'Boekhouding' > 'Leveranciers').
Ook hier kun je klikken op 'Nu importeren'. Als je dat doet, worden de betalingsvoorwaarden op leveranciersniveau geïmporteerd uit Exact Online.
Deze import kan ook automatisch gebeuren tijdens de nachtelijke synchronisatie.
4. Een factuur maken of bewerken met de betalingsvoorwaarden van Exact Online
Zodra de betalingsvoorwaarden uit Exact Online zijn geïmporteerd, wordt het aanmaken of bewerken van facturen in Moss op de volgende manier beïnvloed:
Leverancier met gekoppelde betalingsvoorwaarden
Als je een leverancier selecteert die betalingsvoorwaarden heeft gekoppeld in Exact Online, stelt Moss automatisch de betalingsvoorwaarde en vervaldatum in.
Leverancier zonder gekoppelde betalingsvoorwaarden
Als de leverancier geen betalingsvoorwaarden heeft gekoppeld in Exact Online, kun je een betalingsvoorwaarde kiezen uit de lijst die in Moss is geïmporteerd.
De vervaldatum wordt berekend volgens de regels van Exact Online.
Belangrijk: Zelfs met deze instellingen kan de vervaldatum nog steeds veranderen als er een standaard betalingsvoorwaarde op bedrijfsniveau is ingesteld in Exact Online. ('Bedrijf' > 'Instellingen' > 'Algemeen').
5. Samenvatting en aanbevelingen
Als je facturen in Moss betaalt, kun je de betalingsvoorwaarden van Moss blijven gebruiken.
Als je facturen betaalt in Exact Online, raden we je aan om de betalingsvoorwaarden uit Exact Online te gebruiken. Dat zorgt ervoor dat de netto vervaldatum in Moss overeenkomt met de berekening van Exact Online.
Controleer na het importeren van de betalingsvoorwaarden de instellingen van je leveranciers om te controleren of de juiste betalingsvoorwaarden zijn gekoppeld.
Vergeet niet dat facturen die vóór de overstap zijn aangemaakt hun vorige betalingsvoorwaarden behouden, tenzij je ze handmatig bijwerkt.