Wanneer je een Moss-kaarttransactie bekijkt, zie je mogelijk vier verschillende datums. Elk daarvan heeft een specifiek doel in Moss en in je boekhoudexports.
1. Servicedatum (afhankelijk van de gebruikte boekhoudsoftware)
De periode waarop de factuur of het betaalbewijs betrekking heeft.
Deze datum kan worden gebruikt om te bepalen wanneer de kosten worden opgenomen in je winst-en-verliesrekening, in plaats van de ontvangstdatum.
Als Moss dit op de factuur kan detecteren, wordt het automatisch overgenomen.
Als er geen serviceperiode is aangegeven, hanteren we standaard de factuur-/ontvangstdatum.
Dit bepaalt de boekhoudperiode die wordt gebruikt om de uitgave vast te leggen.
2. Ontvangstdatum
De datum die op de factuur of het ontvangstbewijs van de leverancier staat.
Afhankelijk van je boekhoudsoftware wordt deze datum gebruikt om te bepalen wanneer de uitgave wordt opgenomen in je winst-en-verliesrekening (W&V). Maar alleen als er geen specifieke datum voor de dienst is ingevoerd.
Voorbeeld: Een hotelovernachting op 10 maart wordt als uitgave op 10 maart weergegeven, zelfs als de betaling op 15 februari is gedaan.
3. Transactiedatum
De datum waarop de kaart is gebruikt.
Vaak hetzelfde als de ontvangstdatum (bijvoorbeeld een restaurantrekening), maar niet altijd (bijvoorbeeld pre-autorisaties, vooruitboekingen).
Wordt gebruikt als back-up als de ontvangstdatum ontbreekt.
4. Boekingsdatum
De datum waarop de betaling wordt verwerkt en op je Moss-afschrift verschijnt. Is vaak dezelfde datum als de transactiedatum.
Wordt altijd gebruikt als betalingsdatum in je boekhoudexports.
Zorgt ervoor dat het saldo van je Moss-grootboekrekening overeenkomt met je Moss-afschrift.
Hoe Moss deze datums gebruikt
Uitgaven (W&V): Geregistreerd aan de hand van de servicedatum (of ontvangstdatum indien de servicedatum niet wordt gebruikt).
Betalingen (grootboeksaldo): Geregistreerd op basis van de boekingsdatum.
Deze scheiding zorgt ervoor dat je uitgaven in de juiste boekhoudperiode verschijnen, terwijl je Moss-overzicht netjes overeenkomt met je grootboek.
Voorbeelden
Kopje koffie: Transactiedatum = afwikkelingsdatum = ontvangstdatum → alles komt overeen.
Vooraf geboekt hotel: De betaling kan maanden voordat je de factuur ontvangt worden voldaan. De uitgavedatum is de datum van de factuur, de betalingsdatum is de datum van de afrekening.
Abonnement: Leverancier stuurt op 1 oktober een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen voor diensten die in september zijn geleverd.
De servicedatum is 30 september
Uitgave gedateerd 1 oktober
Betaling gedateerd 14 oktober