Deze functie is momenteel in bèta voor klanten met toegang tot de AI-aangedreven boekhoudkundige add-on.
De functie voor het detecteren van uitschieters markeert facturen die afwijken van de gebruikelijke uitgavenpatronen van je organisatie. Deze functie is bedoeld om controleurs te helpen facturen te herkennen die mogelijk fouten, onverwachte kosten of ongebruikelijke details bevatten die nader bekeken moeten worden.
Wat valt onder ‘ongebruikelijk’?
Een gemarkeerde factuur betekent niet dat de factuur onjuist is. Het betekent: 'Dit ziet er ongebruikelijk uit, kijk er nog eens goed naar.'
Een factuur kan worden gemarkeerd wanneer delen ervan niet overeenkomen met wat normaal is voor jouw organisatie, bijvoorbeeld:
Het bedrag is hoger dan normaal.
De valuta is ongebruikelijk voor een leverancier.
De grootboekrekening, btw-code, kostenplaats of kostendrager wijkt af van wat gewoonlijk in soortgelijke gevallen wordt gebruikt.
Welke gegevens worden gebruikt voor het detecteren van uitschieters?
Het detecteren van uitschieters is organisatiespecifiek. De functie leert wat ‘normaal’ is op basis van jouw factuurgeschiedenis (niet op basis van gegevens van andere bedrijven).
Het maakt gebruik van:
Tijdvenster: facturen van de afgelopen 12 maanden
Inbegrepen facturen: facturen die niet zijn afgewezen of verwijderd
Wat wordt vergeleken:
Bedrag
Belangrijke factuur-/boekhoudvelden zoals valuta, leverancier, grootboekrekening, btw-code, kostenplaats en kostendrager
Detectie van uitschieters in de stap ‘Controleren'
De functie markeert facturen alleen wanneer er iets ongewoons wordt gedetecteerd in vergelijking met de uitgavenpatronen van je organisatie. Het verschijnt alleen tijdens de stap 'Controleren' en kan alleen worden gezien door degene die de factuur controleert.
Als een ongebruikelijke factuur wordt gedetecteerd, wordt er een opmerking getoond onder de factuurgegevens die de detectie hebben veroorzaakt.
Een paar belangrijke opmerkingen:
Geen markering betekent niet dat ‘alles normaal is’. Het betekent alleen dat het systeem niets ongewoons heeft gedetecteerd.
Omdat dit nog in de vroege bètafase zit, worden mogelijk nog niet alle ongebruikelijke facturen gedetecteerd.
Alleen een suggestie, geen blokkering
Detectie van uitschieters is informatief. De functie blokkeert geen facturen, verhindert geen goedkeuringen en dwingt geen wijzigingen af. Het is slechts een signaal ter ondersteuning van menselijke controle.
Bèta en verbetering in de loop van de tijd
Dit is een vroege versie van de functie die is uitgebracht om gebruiksgegevens uit de praktijk te verzamelen. We zullen de score en gevoeligheid (kalibratie) voortdurend aanpassen naarmate we leren welke gemarkeerde facturen daadwerkelijk ongebruikelijk waren. Zo worden de waarschuwingen na verloop van tijd nauwkeuriger en sluiten ze beter aan bij je bedrijf.