Je kunt kedietnota’s van leveranciers op dezelfde manier beheren in Moss als facturen. Van het uploaden tot en met de controle, goedkeuring en export.
Wat is een kredietnota?
Een kredietnota is een document dat een leverancier uitgeeft om het verschuldigde bedrag op een eerdere factuur te verlagen of kwijt te schelden – bijvoorbeeld na een retourzending, een te hoog in rekening gebracht bedrag of een geannuleerde bestelling. In Moss worden kredietnota’s via dezelfde workflow verwerkt als facturen, met een paar kleine verschillen in de benamingen.
Wie kan dit doen?
Admins, interne boekhouders en externe boekhouders kunnen kredietnota’s controleren, goedkeuren, als terugbetaald markeren en exporteren. Elke gebruiker kan een kredietnota uploaden.
De kredietnota-workflow
De workflow volgt dezelfde stappen als bij facturen.
Stap 1 – Uploaden
Je kunt een kredietnota op dezelfde manier uploaden als een factuur:
Ga naar ‘Facturen’ en upload het document direct vanaf die pagina, of
stuur het document door naar de facturen-inbox van je organisatie.
Moss scant het document en vult waar mogelijk de leverancier, het bedrag en de datum alvast in.
Stap 2 – Controleren
Ga naar ‘Facturen’ > ‘Controleren’.
Selecteer de kredietnota.
Controleer of alle gegevens kloppen: leverancier, bedrag (negatief), grootboekrekening, btw en eventuele andere relevante velden.
Bevestig de gegevens.
De kredietnota gaat nu naar de goedkeuringsfase.
Stap 3 – Goedkeuren
De kredietnota volgt het bestaande goedkeuringsbeleid van je organisatie – hier gelden dezelfde regels als voor facturen.
Stap 4 – Als terugbetaald markeren (optioneel)
Als de kredietnota buiten Moss is verwerkt – bijvoorbeeld als je leverancier een bankoverschrijving heeft gedaan – kun je de status handmatig bijwerken in Moss:
Open de kredietnota in de uitgave.
Klik op ‘Als terugbetaald markeren’.
Bevestig.
De status wordt bijgewerkt naar ‘Terugbetaald’.
'Als terugbetaald markeren’ versus toewijzing
Met ‘Terugbetaald’ wordt bedoeld dat het krediet extern is verrekend (bijv. via een bankoverschrijving van de leverancier). Dit is niet hetzelfde als het toewijzen van een kredietnota: dat is een aparte workflow die in de toekomst wordt geïntroduceerd.
Stap 5 – Exporteren
Kredietnota's worden op precies dezelfde manier geëxporteerd als facturen. Zodra een kredietnota is gecontroleerd en goedgekeurd, verschijnt deze als ‘Klaar voor export’ en kan hij worden meegenomen in je reguliere boekhoudkundige export.
Schakelen tussen factuur en kredietnota
Wanneer je een document uploadt, leest Moss het document uit en classificeert het automatisch als een factuur of creditnota. In de meeste gevallen is deze classificatie correct.
Als Moss het document onjuist classificeert, kun je dit handmatig corrigeren. Er zijn drie manieren om dit te doen:
Optie 1 – Het totaalbedrag aanpassen
Open de uitgavenlade voor het document.
Ga naar het veld ‘Totaalbedrag’.
Verander het bedrag van positief naar negatief (of van negatief naar positief).
Moss past het documenttype, het uitgaventype, alle labels en de status automatisch aan, zodat alles klopt.
Optie 2 – De schakelaar voor het uitgaventype gebruiken
Open de uitgavenlade.
Klik op het overloopmenu (...) in het uitgavengedeelte van de lade.
Kies ‘Overschakelen naar kredietnota’ (of ‘Overschakelen naar factuur’).
Het documenttype wordt automatisch bijgewerkt om synchroon te blijven.
Optie 3 – De schakelaar voor het documenttype gebruiken
Open de uitgavenlade.
Ga naar het gedeelte ‘Document’.
Klik op het overloopmenu (...) in het documentgedeelte.
Kies ‘Overschakelen naar kredietnota’ (of ‘Overschakelen naar factuur’).
Het uitgaventype wordt automatisch bijgewerkt om synchroon te blijven.
Alle gegevens blijven behouden
Als je het documenttype wijzigt, worden de boekhoudgegevens of OCR-resultaten niet gewist. Je raakt geen velden kwijt die je al hebt ingevuld.
In één oogopslag: hoe kredietnota’s verschillen van facturen
| Factuur | Kredietnota |
Bedrag | Positief | Negatief |
Lade-label | 'Factuur' | 'Kredietnota' |
Betaalgegevens weergeven | Ja | Nee (verborgen) |
Handmatige afwikkeling | 'Als betaald markeren' | 'Als terugbetaald markeren' |
Tag voor opgeloste status | 'Betaald' of 'Voldaan met krediet' | ‘Terugbetaald’ of ‘Toegewezen’ |
Export | Hetzelfde | Hetzelfde (negatief bedrag) |