Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en is mogelijk nog niet voor jou beschikbaar.
Wat houdt de rol van assistent in?
De rol van assistent is bedoeld om een andere gebruiker te helpen zijn taken in Moss uit te voeren zonder dat je toegangsgegevens hoeft te delen, terwijl je ervoor zorgt dat het auditlogboek klopt.
Wat kan een assistent doen?
De rol van assistent is strikt beperkt tot twee handelingen namens de toegewezen gebruikers:
Kaartbonnen uploaden en matchen voor de transacties van de toegewezen gebruiker.
Declaratievoorstellen aanmaken en indienen als de toegewezen gebruiker.
De assistent heeft geen toegang tot goedkeuringen, betalingen, budgets, administratieve instellingen, HR-gegevens of gegevens van andere gebruikers.
Hoe wijs je een assistent toe?
Een admin kan de rol van assistent aan elke gebruiker toewijzen.
Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Gebruikers’.
Kies de gebruiker die als assistent gaat fungeren.
Klik op ‘Assistent toewijzen’ en kies een of meer gebruikers die hij of zij moet ondersteunen.
Klik op ‘Opslaan’ om te bevestigen.
Let op: een gebruiker kan aan meerdere gebruikers tegelijk als assistent worden toegewezen.
Hoe gebruik je de rol van assistent ('Bekijken als')
Zodra de assistent is toegewezen, kan hij of zij overgaan naar de taken van een andere gebruiker.
Volg deze stappen om over te schakelen naar de gebruiker die je moet helpen:
Klik op het profielpaneel in de hoek linksonder.
Kies onder ‘Bekijken als’ de gebruiker wiens profiel je wilt gebruiken.
Onderaan het scherm staat altijd een blauwe balk om je eraan te herinneren dat je handelingen uitvoert namens een andere gebruiker.
Terwijl je in ‘Bekijken als’ zit
Je ziet alleen functies en gegevens die relevant zijn voor de geselecteerde gebruiker.
Bonnen die je uploadt, worden toegewezen aan de geselecteerde gebruiker.
Declaratieverzoeken die je indient, volgen de goedkeuringsprocessen en het beleid van de geselecteerde gebruiker.
Je neemt geen bredere rechten over die de geselecteerde gebruiker eventueel heeft.
Een betaalbewijs uploaden namens een andere gebruiker
Schakel over naar de gebruikersomgeving via ‘Bekijken als’.
Ga naar de betreffende kaarttransactie.
Upload het betaalbewijs zoals je dat normaal ook zou doen.
Het betaalbewijs wordt toegewezen aan de geselecteerde gebruiker, niet aan jou.
Een declaratie indienen namens een andere gebruiker
Schakel over naar de gebruikersomgeving via ‘Bekijken als’.
Ga naar 'Declaraties' > '+Declaratie indienen'.
Vul de gegevens in en voeg indien nodig uitgaven toe.
Klik op ‘Indienen’.
De declaratie wordt ingediend onder de naam van de geselecteerde gebruiker en doorloopt diens goedkeuringsprocedure.
Als je niet zeker weet hoe je een declaratie aanmaakt, bekijk dan dit artikel.
Gebruikersomgeving verlaten of wisselen
De assistent kan op elk moment het profiel van een andere gebruiker verlaten door:
Verlaat de modus ‘Bekijken als’ door op de banner onderaan te klikken of door op het profielvenster linksonder te klikken en je eigen profiel te selecteren.
Schakel over naar een andere toegewezen gebruiker door een andere persoon te selecteren uit de lijst ‘Bekijken als’ in het profielgedeelte linksonder.
Activiteiten- en auditlogboek
Alle handelingen die een assistent uitvoert, worden geregistreerd met de identiteit van de assistent, met het label ‘Namens [gebruiker]’.
Dit zorgt voor correcte audittrails en nauwkeurige boekhoudkundige exports naar je boekhoudsoftware.
Veelgestelde vragen
Kan een assistent uitgaven goedkeuren of betalingen vrijgeven?
Nee. De rol van assistent is beperkt tot het uploaden van betaalbewijzen en het indienen van declaraties.
Kan ik meerdere gebruikers aan één assistent toewijzen?
Ja. Een admin kan een assistent aanwijzen om namens meerdere gebruikers te handelen.
Kan een assistent alle transacties van het bedrijf zien?
Nee. Een assistent ziet alleen de gegevens van de gebruiker waaraan hij of zij is toegewezen. Dat betekent dat als een gewone gebruiker aan een admin is toegewezen, hij of zij alleen de door die admin aangemaakte declaraties en gedane kaarttransacties zou zien.
Kan ik de assistentstoegang intrekken?
Ja. Een admin kan de opdracht op elk moment verwijderen in de instellingen onder ‘Gebruikers’.
Heeft de assistent een apart Moss-account nodig?
Ja. De assistent gebruikt zijn eigen Moss-account om in te loggen met zijn eigen inloggegevens.