Met goedkeuringsbeleid kun je aangepaste goedkeuringsworkflows voor je bedrijf rechtstreeks in Moss instellen. Stel bijvoorbeeld eenvoudig een bedrijfsbreed beleid op met goedkeuringen op meerdere niveaus voor verschillende bedragen of een beleid voor individuele teams.

In dit artikel lees je hoe een goedkeuringsbeleid werkt, hoe je een beleid aanmaakt en hoe je de beleidslijnen van je bedrijf beheert.

Om je te helpen begrijpen hoe een goedkeuringsbeleid in Moss werkt, kun je een voorbeeld van een beleid bekijken met uitleg voor elke goedkeuringsregel:

1. Ga naar 'Instellingen' > 'Goedkeuringsbeleid' en klik op 'Nieuw beleid toevoegen'.

2. Om de eerste regel toe te voegen, geef je het beleid een naam (bijv. 'Algemeen beleid' als je een bedrijfsbreed beleid instelt). Selecteer voor welke modules het goedkeuringsbeleid moet gelden. Je kunt het toepassen op één of meerdere modules. Klik vervolgens op 'Regel toevoegen' om verder te gaan en te beginnen met het instellen van de regels.

💡 Regels worden gedefinieerd per bedrag en geven aan wie (een rol of aangewezen persoon) welk bedrag moet goedkeuren.

3. Bij het creëren van een regel kun je het bedrag opgeven waarvoor een rol of specifieke persoon zijn goedkeuring moet geven. In dit geval moeten bedragen boven € 500 bijvoorbeeld worden goedgekeurd door een teamleider.

Wanneer je instelt wie moet goedkeuren, kun je het volgende kiezen:

Om een extra goedkeuring voor een regel toe te voegen (d.w.z. voor het gedefinieerde drempelbedrag), klik je op 'Extra goedkeuring toevoegen'. Dit is handig als je hogere bedragen meerdere keren wilt laten goedkeuren.

Als je klaar bent met het instellen van de regel, klik je rechtsonder op 'Regel toevoegen' en voeg je de regel toe aan je goedkeuringsbeleid.

4. Om regels voor een ander bedrag toe te voegen, klik je op 'Nieuwe regel toevoegen', voer je het drempelbedrag in en volg je dezelfde stappen als hiervoor. Als je klaar bent, klik je op 'Beleid opslaan'.

💡 Als de drempel voor de eerste goedkeuring hoger is dan € 0, wordt automatisch een extra regel toegevoegd (waarin staat dat er geen goedkeuring nodig is onder de eerste drempel).

Onder 'Instellingen' > 'Goedkeuringsbeleid' vind je een overzicht van alle actieve en gearchiveerde beleidslijnen van je bedrijf. Hier kun je ze bewerken, archiveren en aanmaken.

Je kunt standaardbeleidsregels instellen voor teams op de pagina Gebruikers.

Een beleid dat als standaard is ingesteld, is automatisch van toepassing op alle verzoeken.

Ga naar 'Instellingen' > 'Goedkeuringsbeleid', selecteer een beleid en klik op 'Beleid bewerken' om het te bewerken of op 'Beleid archiveren' om het te archiveren.

⚠️ Houd er rekening mee dat het archiveren van een beleid niet ongedaan kan worden gemaakt.

Alle verzoeken en facturen die moeten worden goedgekeurd, verschijnen op het tabblad 'Verzoeken'.

Op het tabblad 'Mijn' zie je alle openstaande verzoeken die je kunt goedkeuren op basis van het beleid dat op het verzoek van toepassing is. Klik op een verzoek om meer details te zien en het goed of af te keuren.