Om je Moss-transacties te kunnen exporteren naar Exact Online met behulp van CSV-bestanden, moet je drie verschillende rekeningen aanmaken in Exact Online:

Om een nieuwe bankrekening en dus ook een bankdagboek aan te maken, ga je naar 'Stamgegevens' > 'Bankrekeningen' > 'Nieuw'. Omdat het een dummybankrekening is, kun je gewoon een fictief rekeningnummer invoeren. Geef het dan een naam en sla het op. Na het opslaan wordt er automatisch een bankdagboek met dezelfde naam aan deze bankrekening gekoppeld.

Om een nieuw inkoopdagboek aan te maken, moet je naar 'Stamgegevens' > 'Dagboeken' > 'Nieuw' > voer een code en beschrijving in > selecteer het type 'Inkoop' > selecteer een standaard G/L-rekening > zorg ervoor dat de variabele valuta is ingeschakeld > en sla het op.

Alle transacties die je doet met een Moss-kaart worden geboekt op dezelfde standaardleverancier. Daarom moet je een nieuwe leverancier aanmaken in Exact Online en deze later in Moss vastleggen als je standaardleverancier.

Ga naar 'Stamgegevens' > 'Rekeningen' > 'Leveranciers' > 'Nieuw' > 'Handmatig'. Van daaruit maak je een nieuwe leverancier aan met de naam van de rekening en een leverancierscode. Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld:

Zodra je de benodigde boekhoudmiddelen hebt aangemaakt in Exact Online, kun je beginnen met het opzetten van de boekhouding op het Moss-platform.

Log in op je Moss-account, ga naar 'Boekhouding' > 'Algemene instellingen' en zorg ervoor dat je de leveranciersboekhouding voor kaarttransacties activeert zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

Nadat je de algemene instelling hebt gedaan, moeten we je boekhoudkundige gegevens van Exact Online importeren in Moss. Dat wil zeggen: grootboekrekeningen (GL-rekeningen), leveranciers, btw-tarieven, kostenplaatsen en kostendragers (kosteneenheden).

Alle middelen, behalve btw-tarieven, kunnen eenvoudig worden gedownload vanuit Exact Online. We raden je aan om ze te exporteren in Excelformaat, ze op te maken in het formaat dat Moss nodig heeft, het bestand op te slaan in CSV-formaat en het te importeren in Moss.

Ga bijvoorbeeld voor grootboekrekeningen naar 'Bedrijfsnaam' > 'Import/Export' > 'CSV/Excel' > zoek de gewenste bron, in dit geval 'G/L Rekeningen' > klik op 'Exporteren' > en nogmaals op 'Exporteren' op de volgende pagina.

Ga vervolgens in Moss naar 'Grootboekrekeningen' > klik op 'Subcategorie toevoegen/importeren' en download de CSV-template die nodig is om grootboekrekeningen in Moss te importeren. Formatteer het bestand zodat het overeenkomt met de CSV-template die je zojuist hebt gedownload van Moss, en let hierbij vooral op de kolomnamen. Om bijvoorbeeld grootboekrekeningen te importeren, moet het bestand er als volgt uitzien:

Ga terug naar het Moss-platform > 'Boekhouding' > 'Grootboekrekeningen', klik op 'Subcategorie toevoegen/importeren' en upload het CSV-bestand met de Exact Online G/L-rekeningen.

Herhaal deze handeling met leveranciers, kostenplaatsen en kostendragers. Tot slot moet je handmatig je btw-tarieven aanmaken in Moss en ervoor zorgen dat je dezelfde codes gebruikt als in Exact Online.

Je Moss-transacties kunnen worden geëxporteerd naar Exact Online's inkoop- en bankdagboeken door middel van CSV-bestanden. Voor het gemak hebben we twee voorgedefinieerde exportformaten gemaakt die je kunt toevoegen aan je Moss-account.

Wat is een exportformaat? Met een exportformaat kunnen we de gegevens die zijn opgeslagen in Moss zo structureren dat ze voldoen aan de vereisten van het boekhoudsysteem, in dit geval Exact Online. Denk hierbij aan kolomvolgorde, kolom- en decimaalscheidingstekens, bedragen etc.

Zoals hierboven aangegeven, moeten de transacties die zijn aangemaakt in Moss worden geëxporteerd naar zowel de inkoop- als de bankdagboeken in Exact Online. Omdat ze verschillende importvereisten hebben, moeten er twee verschillende exportformaten worden aangemaakt: Exact Online Inkoop en Exact Online Bank.

Om een nieuw exportformaat aan te maken in Moss, ga je naar 'Boekhouding' > 'Exportformaten' en klik je op 'Exportformaat aanmaken'. Dit opent de 'Formaatinstellingen'. Zodra je het exportformaat een naam hebt gegeven, definieer je de voorkeuren voor het formaat zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Zorg ervoor dat 'Bedragsformaat' = 'Bedragen negeren' en klik op 'Doorgaan':

Op de pagina 'Kolommen' moet je je template instellen zoals je hieronder ziet. Het is vooral belangrijk dat je precies dezelfde naam en gegevensbron opgeeft als in de schermafbeelding, zodat je later je transacties kunt importeren in Exact Online.

Om een nieuw bankformaat aan te maken in Moss, klik je nogmaals op 'Exportformaat aanmaken'. Nadat je het exportformaat een naam hebt gegeven, stel je het formaat in zoals weergegeven in de schermafbeelding hieronder en klik je op 'Doorgaan':

Op de pagina 'Kolommen' moet je je template instellen zoals je hieronder ziet. Nogmaals, het is vooral belangrijk dat je precies dezelfde naam en gegevensbron opgeeft als in de schermafbeelding, zodat je later je transacties kunt importeren in Exact Online.

Voor de CSV-import van banktransacties moet je de 'Niet toegewezen' G/L-rekening gebruiken. Om deze G/L-rekening te vinden, ga je naar 'Stamgegevens' > 'Dagboeken'. Open het Moss-bankdagboek en klik op de grijze pijl onderaan het scherm om de geavanceerde opties te openen.

Je vindt alle niet-geëxporteerde transacties onder Kaarten > Exporteren > Niet geëxporteerd. Hier kun je alle relevante boekhoudkundige gegevens aan je transacties toewijzen. Om gemakkelijker te bepalen welke informatie nodig is voor elke transactie, kun je filteren op ontbrekende betaalbewijzen, ontbrekende onkostenrekeningen, etc.

Om je transacties voor te bereiden, vul je de relevante transactiegegevens in (factuurnummer, leverancier, categorie, btw-tarief, kostenplaats en kosteneenheid) en voeg je het bijbehorende betaalbewijs bij.

Wanneer je transacties alle nodige informatie hebben, kun je ze markeren als 'Klaar voor export' door te klikken op 'Verplaatsen naar exportwachtrij'. Hierdoor worden ze verplaatst naar het tabblad 'Exportwachtrij'. Daar kunnen alleen gebruikers met admin- of boekhouderrechten de transacties wijzigen.

Om je transacties te downloaden, moet je ze selecteren in de 'Exportwachtrij'. Eenmaal geselecteerd, verschijnt er een zwevende banner: klik op 'Exporteren', selecteer het inkoopformaat dat je eerder hebt aangemaakt en klik op 'Downloaden'.

Herhaal het proces met het bankformaat. Open, zonder het zijpaneel te sluiten, het dropdownmenu, selecteer het bankformaat, selecteer 'Transacties als geëxporteerd markeren' en klik ten slotte op 'Downloaden'.

Om de CSV-bestanden met je Moss-inkooptransacties te importeren, klik je op de bedrijfsnaam in de linkerbovenhoek van het scherm en selecteer je vervolgens 'Import/Export'.

In de weergave 'Import/Export' selecteer je 'CSV/Excel' als importmethode en klik je vervolgens op 'Importeren' bij 'Inkoopboekingen', zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Selecteer 'Aangepaste gescheiden waarden', voer puntkomma (;) in als kolomscheidingsteken en ga naar de volgende pagina.

Upload vervolgens het bestand met de inkooptransacties die eerder uit Moss zijn geëxporteerd en klik nogmaals op 'Volgende'. Kies op het volgende scherm 'Nee', omdat boekingen niet kunnen worden herkend aan een regel met een specifiek teken of nummer en ga naar de volgende pagina. Selecteer vervolgens 'Door een veranderende waarde' en voer kolom 1 in zoals hieronder weergegeven. Klik dan nogmaals op 'Volgende':

Breng de waarden van de invoerheader in kaart zoals hieronder getoond, zorg ervoor dat de waarden van kolom en rij 1 correct zijn gematcht, en selecteer het juiste datumformaat (dag maand jaar):

Breng vervolgens de waarden van de invoerregel in kaart zoals hieronder weergegeven en selecteer het juiste bedragsformaat (1.000,00):

Selecteer op de volgende pagina je Moss-inkoopdagboek en voer het boekjaar en de periode in die overeenkomen met de transacties die worden geïmporteerd. Ga dan naar de volgende pagina.

Sluit ten slotte alle mogelijke importfouten uit zoals in de onderstaande afbeelding en klik nogmaals op 'Volgende' om het importeren te starten.

Als alles goed is gegaan, geeft het importoverzicht aan dat er een aantal inkoopboekingen zijn aangemaakt. Om toekomstige importen te vergemakkelijken, kun je de importdefinitie opslaan en 'Moss Inkoop CSV' noemen.

Voor toekomstige importen hoef je dan niet meer de hele importflow te doorlopen, maar alleen 'Mijn importdefinities' te selecteren en het relevante formaat te kiezen:

Nadat je je inkooptransacties hebt geïmporteerd, is het tijd om je banktransacties te importeren. Klik weer op de bedrijfsnaam in de linkerbovenhoek van het scherm en selecteer 'Import/Export'. Op de pagina 'Import/Export' selecteer je 'CSV/Excel' als importeermethode en klik je vervolgens op 'Importeren' naast 'Bankboekingen', zoals weergegeven in de afbeelding hieronder.

Selecteer 'Aangepaste gescheiden waarden' > voer ';' in als kolomscheidingsteken en ga naar de volgende pagina.

Upload het bestand met de banktransacties die je eerder uit Moss hebt geëxporteerd en klik nogmaals op 'Volgende'. Selecteer op het volgende scherm 'Nee', omdat boekingen niet kunnen worden herkend aan een regel met een specifiek teken of nummer en klik op ‘Volgende'. Selecteer 'Door een veranderende waarde' en voer kolom 5 in zoals hieronder getoond. Ga vervolgens naar de volgende pagina:

Laat alle headerwaarden ongewijzigd zoals in de afbeelding hieronder en klik nogmaals op 'Volgende'.

Breng vervolgens de regelwaarden in kaart zoals hieronder getoond, selecteer de juiste bedrags- en datumformaten en ga naar de volgende pagina.

Selecteer het Moss-bankdagboek en voer het boekjaar en de periode in die overeenkomen met de transacties die worden geïmporteerd en ga naar de volgende pagina. Sluit tot slot eventuele importfouten uit zoals in de onderstaande afbeelding en klik nogmaals op 'Volgende' om het importeren te starten.

Als alles goed is gegaan, geeft het importoverzicht aan dat er een aantal bankboekingen zijn aangemaakt. Om toekomstige importen makkelijker te maken, kun je de importdefinitie opslaan en 'Moss Bank CSV' noemen.