Met deze module kan elke medewerker zijn/haar onkosten indienen in Moss. Ze worden dan goedgekeurd (of afgekeurd) en via een controle door het finance team toegewezen aan de relevante boekingsrekeningen. En tot slot kun je alle goedgekeurde en gecontroleerde declaraties snel exporteren naar je boekhoudsoftware.

Elke medewerker die je hebt uitgenodigd voor Moss kan een declaratie indienen in Moss. Er zijn twee verschillende soorten uitgaven die de medewerker kan declareren:

Werknemers kunnen declaraties met één of meerdere uitgaven indienen in Moss. Ze kunnen ook de relevante boekhoudkundige gegevens toewijzen aan hun uitgaven, bijvoorbeeld als ze weten welke uitgavencategorie of kostenplaats moet worden gebruikt. Als een medewerker niet de juiste boekhoudkundige gegevens weet of ze verkeerd invoert, kunnen ze later worden gewijzigd door de Moss-boekhouder tijdens de controlefase.

Zodra de medewerker al zijn/haar uitgaven in een declaratie heeft gezet, dient hij/zij deze in ter goedkeuring. De goedkeurende manager wordt daarvan op de hoogte gesteld volgens de goedkeuringsregels die je hebt ingesteld in Moss.

Als de werknemer een fout opmerkt in een al ingediende declaratie, kan hij/zij deze terugtrekken door hem terug te plaatsen naar 'Ontwerp' en opnieuw indienen zodra de nodige wijzigingen zijn aangebracht.

Zodra een declaratie is ingediend, wordt hij verzonden naar de goedkeurende manager. Wie welke declaraties goedkeurt, wordt bepaald door de goedkeuringsregels die je in Moss hebt ingesteld.

Op de pagina 'Verzoeken' > tabblad 'Voor mij' staan alle verzoeken die de goedkeurende manager moet goedkeuren, zoals kaarten, facturen en declaraties. De goedkeurende manager kan de details van elke uitgave bekijken en vervolgens beslissen of hij/zij de uitgave goedkeurt of afwijst.

Wanneer je een declaratie afwijst, kun je ervoor kiezen om de declaratie definitief af te wijzen, bijvoorbeeld als de uitgave niet in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid; of om de declaratie te betwisten als je merkt dat de medewerker het verkeerde bedrag of het verkeerde betaalbewijs heeft ingediend. In dat geval wordt de medewerker op de hoogte gebracht zodat hij/zij het probleem kan aanpakken en de declaratie opnieuw kan indienen.

Eenmaal goedgekeurd wordt de declaratie naar de financiële controle gestuurd waar er wordt gecheckt of alle boekhoudkundige gegevens correct zijn toegewezen. Dit kan worden gedaan door een Moss-admin of Moss-boekhouder, afhankelijk van je instellingen.

Zodra een declaratie is goedgekeurd, moeten de boekhoudkundige gegevens van de uitgaven worden gecontroleerd en bevestigd.

Degenen die voor de controle verantwoordelijk zijn, kunnen de boekhoudkundige informatie voor elke uitgave bewerken als deze ontbreekt of onjuist is toegewezen.

Zodra de declaratie is gecontroleerd, kan hij worden geëxporteerd naar Exact Online via onze directe integratie. Ga daarvoor naar 'Exporteren', selecteer de declaratie en klik op 'Exporteren'.

Na het exporteren wordt er een inkoopboeking aangemaakt in Exact Online met meerdere regels – één per uitgave. Let op: omdat de betaling niet in Moss plaatsvindt, wordt er geen bankboeking aangemaakt.