Wie kan het factuurproces aanpassen
Deze weergave en instelling is alleen beschikbaar voor admins en accountants.
Het factuurproces aanpassen
Bij Moss begrijpen we dat geen twee uitgavenprocessen hetzelfde zijn. Daarom bieden wij je de mogelijkheid om je factuurproces in Moss aan te passen aan de eisen en structuur van jouw organisatie.
Ga naar 'Facturen' > "Set-up"
Bekijk alle beschikbare configuraties voor factuurbeheer en schakel opties in of uit.
Factuurproces
Er drie verschillende instellingen beschikbaar om je factuurbeheer aan te passen:
Indieners kunnen factuurgegevens invullen:
Hierdoor kan elke medewerker die een factuur indient, ongeacht zijn of haar rol in Moss, suggesties doen voor boekhoudkundige gegevens (grootboekrekening, leveranciersrekening, btw-tarief, kostenplaats en kostendrager) van facturen die zij hebben ingediend, of deze gegevens zelf invoeren. Als deze instelling is uitgeschakeld, kunnen alleen admins en accountants boekhoudkundige gegevens invoeren nadat de factuur is ingediend.
Let op: als deze instelling is ingeschakeld, kunnen indieners de boekhoudkundige gegevens alleen invoeren als hun facturen in conceptmodus staan, dus voordat ze worden verzonden.
Normale gebruikers zijn met het inschakelen van deze optie niet in staat om een factuur te bevestigen of controleren, dit kunnen alleen accountants of admins.
Het voordeel van het inschakelen van deze optie is dat je finance team tijd kan besparen doordat indieners boekhoudkundige gegevens, waarvan ze weten dat die kloppen, zelf invoeren.
Hieronder laten we twee screenshots zien van a) een situatie waar een werknemer geen factuurgegevens mag toevoegen aan zijn of haar facturen en b) een situatie waar een werknemer wel factuurgegevens mag toevoegen.
Voorbeeld A): werknemer mag geen gegevens toevoegen aan een ingediende factuur
Voorbeeld B): werknemer mag gegevens toevoegen aan ingediende factuur
Boekhoudkundige attributen wijzigen na controle:
Stelt admins en accountants in staat om boekhoudkundige gegevens te wijzigen (grootboekrekening, leveranciersrekeningen, btw-tarief, kostenplaats en kostendrager) van reeds gecontroleerde en goedgekeurde facturen.
Wij raden dit aan voor bedrijven waar de persoon die alle facturen controleert ook de persoon is die alle facturen van Moss exporteert naar de boekhoudsoftware.
Waarom kunnen andere gegevens niet worden gewijzigd? We begrijpen dat de gegevens die van invloed kunnen zijn op het goedkeuringsbeleid voor facturen niet mogen worden gewijzigd na goedkeuring. Als je andere velden op een goedgekeurde factuur wilt wijzigen, kun je de factuur altijd terugzetten naar de goedkeuringsfase, zodat de factuur de goedkeuringsflow opnieuw doorloopt.
Betalen vanuit Moss:
Beheer factuurbetalingen om ervoor te zorgen dat je leveranciers altijd op tijd worden betaald. Volg de betaalstatus van al je facturen in Moss, zichtbaar in zowel de factuur-tabellen als in het zijpaneel van de factuur, en maak gebruik van de verschillende betaalmethoden die Moss biedt om je facturen te vereffenen.