Wie kan een 'beleid voor ontbrekende betaalbewijzen' opzetten?
Admins en boekhouders kunnen een beleid voor ontbrekende betaalbewijzen instellen.
Geblokkeerde kaarten kun je zien onder 'Kaarten' > 'Alle kaarten' met de status 'geblokkeerd'. In de zijlade kun je zien of de kaart handmatig is geblokkeerd door een admin of dat de kaart is geblokkeerd door het beleid.
Zo maak je een beleid voor ontbrekende betaalbewijzen aan
Klik op 'Instellingen' > 'Kaarttransacties'.
Kies 'Instellen' onder 'Beleid voor ontbrekende betaalbewijzen'.
Stel de beleidsparameters in:
Aantal ontbrekende betaalbewijzen:
Stel in hoeveel ontbrekende betaalbewijzen een kaartblokkering veroorzaken.
Leeftijd van de ontbrekende betaalbewijzen (dagen):
Stel in hoeveel dagen oud de transacties mogen zijn voordat ze tellen als 'ontbrekende betaalbewijzen' (gebaseerd op transactie-/autorisatiedatum).Kaarttypes die worden meegeteld:
Kies welke kaarttypes (bijv. fysiek, virtueel, leverancier) moeten worden gecontroleerd en mogelijk geblokkeerd.
⚠️ Alleen geselecteerde kaarttypes worden gescand en geblokkeerd.Kaarten die niet worden meegeteld:
Sluit optioneel specifieke individuele kaarten uit van het beleid. Deze worden niet gescand of geblokkeerd, zelfs als ze voldoen aan de voorwaarden.Een preview laat zien om hoeveel gebruikers en kaarten het gaat.
Na bevestiging wordt een samenvatting van de beleidsinstellingen getoond.
In het beleid kun je de volgende parameters opgeven om kaarten te blokkeren:
Aantal ontbrekende betaalbewijzen.
Aantal dagen dat de bonnen ontbreken (vanaf transactiedatum).
Welke kaarttypes je wilt opnemen in de scan voor ontbrekende betaalbewijzen en op welke kaarttypes je de blokkering wilt toepassen - alleen deze kaarttypes worden gecontroleerd en mogelijk geblokkeerd.
Welke individuele kaarten je wilt uitsluiten van het beleid.
We laten zien op hoeveel gebruikers en kaarten het beleid betrekking heeft.
Je ziet dan de samenvatting van het beleid zodra het is aangemaakt.
Zo werkt het: Automatisch blokkeren
Zodra het beleid actief is:
Het systeem controleert elk uur op schendingen.
Ontbrekende betaalbewijzen worden geteld voor alle inbegrepen kaarttypes samen.
Als een gebruiker de drempel overschrijdt:
Alle actieve kaarten van de inbegrepen types worden automatisch geblokkeerd.
Kaarten die nog niet actief zijn (bijv. wacht op goedkeuring, wordt geleverd) worden niet geblokkeerd voordat ze worden geactiveerd.
Het blokkeren begint een uur na activering van het beleid. Daarna wordt er elk uur gecontroleerd.
Toelichting: Opname vs. Uitsluiting
Om te verduidelijken hoe het systeem omgaat met kaarten:
Inbegrepen kaarttypes → Dit zijn de enige kaarten die worden gecontroleerd en geblokkeerd.
Uitgesloten individuele kaarten → Zelfs als het type kaart is opgenomen, worden deze kaarten expliciet genegeerd.
Dit betekent dat je het beleid breed kunt toepassen (per kaarttype) en toch uitzonderingen kunt maken voor specifieke kaarten voor individuele gebruikers of specifieke leveranciers.
Automatisch blokkeren
Zodra het beleid is geactiveerd, voert het systeem elk uur controles uit om gebruikers te identificeren die aan de blokkeringsvoorwaarden voldoen. Het aantal ontbrekende bonnen wordt geteld voor alle geselecteerde kaarttypes samen. Als een gebruiker de drempel overschrijdt, worden al zijn actieve kaarten van de geselecteerde types geblokkeerd. Kaarten in levering of in afwachting van goedkeuring worden niet geblokkeerd totdat ze worden geactiveerd.
De eerste blokkeerronde vindt een uur na het activeren van het beleid plaats. Daarna wordt er elk uur gecontroleerd, zodat kaarten word geblokkeerd zodra gebruikers in aanmerking komen.
Notificaties
Wanneer kaarten zijn geblokkeerd, ontvangt de kaarthouder een e-mail met een overzicht van de geblokkeerde kaarten en de transacties waarvoor betaalbewijzen ontbreken. Als je op deze e-mail reageert met de betaalbewijzen in de bijlage, worden ze automatisch doorgestuurd naar de Betaalbewijzen-inbox. Er wordt ook een in-app notificatie gestuurd.
Deblokkeren
Het deblokkeren gebeurt automatisch zodra de betaalbewijzen zijn geüpload. Om alle gebruikerskaarten te deblokkeren, moet het aantal ontbrekende betaalbewijzen lager zijn dan aangegeven in de beleidsinstellingen (of ze moeten minder dagen uitstaan dan aangegeven). Als admins betaalbewijzen als niet nodig markeren, worden de kaarten ook gedeblokkeerd.
Zodra de kaarten zijn gedeblokkeerd, krijgen zowel de kaarthouder als de admin e-mails met de lijst van gedeblokkeerde kaarten.
Admins kunnen kaarten ook handmatig deblokkeren als dat nodig is. Deze kaarten zullen niet opnieuw door het beleid worden geblokkeerd.