Admins en boekhouders kunnen een beleid voor ontbrekende betaalbewijzen instellen.

Geblokkeerde kaarten kun je zien onder 'Kaarten' > 'Alle kaarten' met de status 'geblokkeerd'. In de zijlade kun je zien of de kaart handmatig is geblokkeerd door een admin of dat de kaart is geblokkeerd door het beleid.

In het beleid kun je de volgende parameters opgeven om kaarten te blokkeren:

We geven aan op hoeveel gebruikers en kaarten het beleid van toepassing is.

Je ziet dan de samenvatting van het beleid zodra het is aangemaakt.

Zodra het beleid is geactiveerd, controleert het systeem elk uur of gebruikers voldoen aan de blokkeringsvoorwaarden. Als dat zo is, worden al hun actieve kaarten geblokkeerd. Kaarten die worden geleverd of nog moeten worden goedgekeurd, worden niet geblokkeerd totdat ze worden geactiveerd.

De eerste kaarten worden binnen een uur na het activeren van het beleid geblokkeerd en elk uur kunnen nieuwe kaarten worden geblokkeerd als meer mensen voldoen aan de blokkeringsvoorwaarden.

Wanneer kaarten zijn geblokkeerd, ontvangt de kaarthouder een e-mail met een overzicht van de geblokkeerde kaarten en de transacties waarvoor betaalbewijzen ontbreken. Als je op deze e-mail reageert met de betaalbewijzen in de bijlage, worden ze automatisch doorgestuurd naar de Betaalbewijzen-inbox. Er wordt ook een in-app notificatie gestuurd.

Het deblokkeren gebeurt automatisch zodra de betaalbewijzen zijn geüpload. Om alle gebruikerskaarten te deblokkeren, moet het aantal ontbrekende betaalbewijzen lager zijn dan aangegeven in de beleidsinstellingen (of ze moeten minder dagen uitstaan dan aangegeven). Als admins betaalbewijzen als niet nodig markeren, worden de kaarten ook gedeblokkeerd.

Zodra de kaarten zijn gedeblokkeerd, krijgen zowel de kaarthouder als de admin e-mails met de lijst van gedeblokkeerde kaarten.

Admins kunnen kaarten ook handmatig deblokkeren als dat nodig is. Deze kaarten zullen niet opnieuw door het beleid worden geblokkeerd.