Q: Wat zijn aangepaste kilometervergoedingen?
Bij het beheren van reiskostendeclaraties van je medewerkers via Moss, kan het voorkomen dat je de standaard kilometervergoeding (bepaald door lokale voorschriften) wilt aanpassen of een nieuwe vergoeding wilt creëren bovenop de bestaande. Om dit te kunnen doen, biedt Moss je de mogelijkheid om gebruik te maken van aangepaste kilometervergoedingen.
Q: Hoe werken aangepaste kilometervergoedingen?
Admins/accountants hebben de mogelijkheid om aangepaste kilometervergoedingen te definiëren en daarmee de wettelijke kilometervergoeding te vervangen. Zodra dit is gebeurd, kunnen gebruikers van het platform op de gebruikelijke manier hun reiskostendeclaraties indienen met de aangepaste vergoeding.
Voorbeeld 1:
Ik maak gebruik van Moss om de reiskosten voor het woon-werkverkeer van mijn medewerkers in Duitsland te vergoeden. Volgens de geldende Duitse regelgeving bedraagt de wettelijke kilometervergoeding voor auto's in 2023 € 0,30. Echter, ik wil mijn werknemers graag € 0,35 per kilometer betalen. Daarom stel ik een aangepaste vergoeding in:
Auto = € 0,35
Voorbeeld 2:
Ik maak gebruik van Moss om de kosten voor het woon-werkverkeer van mijn werknemers in het Verenigd Koninkrijk te vergoeden. Op dit moment ondersteunt Moss drie verschillende reiskostenvergoedingen voor het Verenigd Koninkrijk:
Auto (£ 0,45)
Motor (£ 0,24)
Fiets (£ 0,20)
Echter, volgens de regelgeving van het Verenigd Koninkrijk kunnen werknemers die collega's in een auto of bestelwagen vervoeren op trajecten die tevens werkritten zijn, in aanmerking komen voor een extra vergoeding van £ 0,05 per passagier per zakelijke mijl. Deze vergoeding is niet standaard beschikbaar in Moss. Daarom maak ik drie nieuwe vergoedingen aan:
Auto (+1 passagier) = £ 0,50
Auto (+2 passagiers) = £ 0,55
Auto (+3 passagiers) = £ 0,60
Q: Kan ik een aangepaste kilometervergoeding bewerken als er al declaraties zijn ingediend met deze kilometervergoeding?
Ja, dat is mogelijk. Wijzigingen worden echter alleen toegepast op nieuwe declaraties. Declaraties die al zijn ingediend blijven ongewijzigd.
Q: Kan ik terugkeren naar het gebruik van alleen wettelijke kilometervergoedingen?
Ja, dat is mogelijk. Op elk moment kun je het vinkje bij 'Schakel aangepaste vergoedingen in' verwijderen, zodat gebruikers alleen nog maar de wettelijke kilometervergoeding kunnen gebruiken. Wijzigingen worden alleen toegepast op de nieuwe reiskostendeclaraties. Reeds ingediende declaraties blijven ongewijzigd.