Wat zijn Verplichte velden?
Met de functie 'Verplichte velden' kun je gebruikers verplichten om informatie in te voeren (wat tijd bespaart voor boekhouders) of velden verbergen (wat de ervaring van de eindgebruiker stroomlijnt). Beide opties besparen tijd zowel aan de boekhoudkant als aan de gebruikerskant.
Verplichte velden activeren voor kaarttransacties:
In de instellingen kun je bepalen welke velden verborgen, uitgeschakeld of verplicht moeten zijn.
Volg deze stappen om de velden in te stellen:
Ga naar 'Instellingen'
Klik op 'Kaarttransacties' > kies 'Instellen' bij 'Veldinstellingen voor kaarthouders'
Let op: de stappen voor declaraties vind je onder dit segment.
Er wordt een configuratiescherm geopend. Bewerk deze naar eigen wens. Voor elk veld kun je kiezen:
Verborgen
Alleen bekijken
Kan bewerken
Verplicht
Verplichte velden activeren voor declaraties
In de instellingen kun je bepalen welke velden verborgen, uitgeschakeld of verplicht moeten zijn.
Volg deze stappen om de velden in te stellen:
Ga naar 'Instellingen'
Klik op 'Declaraties' > kies 'Instellen' bij 'Veldinstellingen voor indiener'.
Er wordt een configuratiescherm geopend. Bewerk deze naar eigen wens. Voor elk veld kun je kiezen:
Verborgen
Alleen bekijken
Kan bewerken
Verplicht
Wat boekhouders kunnen zien en doen
Kaarten:
De weergave voor boekhouders toont een overzicht van alle kaarttransacties op het tabblad 'Verzamelen'.
Ook het label 'Ontbreekt' wordt weergegeven in de tabel. Dat betekent dat dit gegeven verplicht is en nog niet is toegevoegd.
Een transactie kan alleen naar het tabblad 'Controleren' worden verplaatst als alle informatie is ingevoerd op het tabblad 'Verzamelen'.
Dit betekent dat er op het tabblad 'Controleren' geen enkele transactie informatie of een betaalbewijs mist. De transactie is nu klaar om gecontroleerd te worden.
Declaraties:
In de weergave voor boekhouders kan een declaratie alleen op het tabblad 'Controleren' staan als er geen verplichte gegevens ontbreken. De gebruiker moet alle gegevens invoeren om de declaratie uit de ontwerpstatus te halen.
Zo werkt het voor de gebruiker:
Wanneer de functie 'Verplichte velden' niet is geactiveerd, zijn alle velden optioneel voor de gebruiker.
Wanneer de functie is geactiveerd zijn sommige velden (afhankelijk van je instellingen) optioneel, verplicht of alleen te bekijken.
Je kunt ook velden verbergen voor gebruikers (kostendragers zijn bijvoorbeeld verborgen in het voorbeeld hieronder).
Velden die als verplicht zijn ingesteld, worden gemarkeerd als ze niet zijn ingevuld. Je kunt pas verdergaan naar de volgende stap in de workflow als je ze hebt ingevuld.
Opmerkingen:
De huidige versie van 'Verplichte velden' is alleen beschikbaar voor Declaraties en Kaarttransacties.
De functie ondersteunt alleen absolute instellingen. Dat betekent dat velden kunnen worden gedefinieerd als altijd verplicht, altijd verborgen of altijd gedeactiveerd.