Het koppelen van de leverancier op je factuur is een belangrijke stap in het garanderen van gestroomlijnde en nauwkeurige boekhoudprocessen.
Zo doen we dat:
Informatie uit je factuur halen:
Eerst halen we de belangrijkste gegevens uit je factuur met behulp van ons
geautomatiseerde systeem. Dit omvat onder andere de IBAN (International Bank
Account Number) van de leverancier en diens btw-ID (Identificatienummer belasting
over toegevoegde waarde).
Velden koppelen aan je leveranciersrekeningen:
We vergelijken de geëxtraheerde IBAN en btw-ID met de informatie in je
leveranciersrekeningen.Als er een exacte overeenkomst (één-op-één-overeenkomst) tussen deze velden en een leverancier in je administratie is, identificeren we die leverancier als degene die de factuur heeft opgesteld.
Meerdere overeenkomsten verwerken met AI🤖:
Er zijn scenario's waarin een één-op-één-overeenkomst niet mogelijk is. De factuur kan bijvoorbeeld meerdere IBAN's en btw-ID's bevatten of één van beide ontbreekt juist
In deze scenario's gebruiken we kunstmatige intelligentie (AI) om ons te helpen. Alle gegevens op de factuur worden hiervoor gebruikt, zoals het adres van de leverancier, bedrijfsnamen, enzovoort. Hier zie je hoe ons AI-systeem werkt:
Zelflerend systeem met AI:
Elke organisatie krijgt een eigen AI-systeem dat is afgestemd op de
specifieke invoer en leverancierslijsten. Het analyseert hoe facturen
eerder aan leveranciers werden toegewezen en voorspelt de juiste
leverancier op basis van deze patronenHet verbetert continu door middel van een directe feedbacklus. Als
het systeem een onjuiste voorspelling doet, kun je deze corrigeren.
De AI leert dan direct van deze correctie. Hierdoor wordt de AI in de
loop van de tijd nauwkeuriger.
Voorspellingen op basis van vertrouwen:
Als het AI-systeem niet zeker is van zijn voorspelling, gaat het niet
zomaar gokken. In plaats daarvan wordt het veld Leverancier leeg
gelaten, waarna jij gevraagd wordt het veld handmatig in te vullen.
Door deze aanpak geeft het systeem alleen voorspellingen die
waarschijnlijk juist zijn, waardoor fouten tot een minimum worden
beperkt.
Door geautomatiseerde extractie, geavanceerde AI en een robuust feedbackmechanisme te combineren, streven we ernaar je facturen efficiënt en nauwkeurig te koppelen aan de juiste leveranciers. Dit proces bespaart je niet alleen tijd, maar verbetert ook de nauwkeurigheid van je boekhouding.
Wanneer dit niet werkt en wat je eraan kunt doen
Hoewel ons systeem is ontworpen om zeer nauwkeurig te zijn, zijn er een aantal scenario's waarin het mogelijk niet in staat is om een leverancier aan je factuur te koppelen:
Nieuwe leverancier staat nog niet in Moss:
Als je leverancier nog niet in de Moss-leverancierslijst staat, zijn er geen bestaande gegevens om mee te vergelijken. Je moet de leverancier eerst aan je records toevoegen.
Vergelijkbare facturen gekoppeld aan verschillende leveranciers:
Als je meerdere facturen hebt die sterk op elkaar lijken maar aan verschillende
leveranciers zijn gekoppeld, kan ons systeem moeite hebben om de juiste match te vinden. In deze gevallen kunnen aanvullende gegevens nodig zijn om onderscheid te maken tussen de leveranciers.
Onjuiste informatie in leveranciersrekening:
Als de leveranciersrekening onjuiste informatie bevat, zoals een verkeerd (voorheen niet zichtbaar) IBAN, kunnen we de factuur mogelijk niet correct koppelen. Door ervoor te zorgen dat je leveranciersrekeningen volledige en correcte leveranciersinformatie bevatten, wordt de nauwkeurigheid van het systeem in de loop van de tijd steeds beter.
Gebrek aan vertrouwen in voorspellingen:
Als het systeem niet zeker genoeg is van zijn voorspelling, wordt het veld Leverancier leeg gelaten. Zo loop je niet het risico dat de factuur aan de verkeerde leverancier wordt gekoppeld. Dit gebrek aan vertrouwen is meestal het gevolg van onvoldoende gegevens. Door ervoor te zorgen dat je leveranciersrekeningen volledige en correcte leveranciersinformatie bevatten, wordt de nauwkeurigheid van het systeem in de loop van de tijd steeds beter.
Als je deze beperkingen begrijpt, kun je problemen oplossen die zich voordoen tijdens het koppelen van leveranciers. Door je leveranciersinformatie nauwkeurig en uitgebreid te houden, kun je de prestaties van het systeem verbeteren. Dit zorgt op den duur voor een soepelere werking