Als in Moss een factuur en een aankoopverzoek zijn gekoppeld, maar zijn toegewezen aan
verschillende budgetten, kun je de volgende waarschuwing krijgen: 'Budget van factuur komt niet overeen met budget van aankoopverzoek.'
Waarom is deze waarschuwing belangrijk?
Het belangrijkste doel van deze waarschuwing is het voorkomen van mogelijke afwijkingen in de budgetrapportage. Als een aankoopverzoek en de bijbehorende factuur aan verschillende budgets zijn gekoppeld, kunnen de volgende problemen optreden:
Dubbeltelling: Een enkele aankoop kan tweemaal worden geteld: de eerste keer als het aankoopverzoek is goedgekeurd en opnieuw als de factuur wordt verwerkt. Dit kan leiden tot te hoge uitgaven of onjuiste budgettoewijzing.
Tracking van onjuist toegewezen budgets: Aankopen worden mogelijk niet toegewezen aan het juiste budget, waardoor het moeilijk is om je werkelijke uitgaven te monitoren ten opzichte van de geplande toewijzing.
Wat moet je doen als je deze waarschuwing ziet?
Als je deze waarschuwing ziet in het zijpaneel van het aankoopverzoek of de factuur, voer je de volgende stappen uit:
Controleer het aankoopverzoek en de factuurbudgets: Controleer de budgets die zijn
toegewezen aan zowel het aankoopverzoek als de factuur. Bevestig of ze aan hetzelfde budget moeten worden gekoppeld.Werk de budgettoewijzing indien nodig bij: Als de factuur en het aankoopverzoek tot
hetzelfde budget behoren, moet je de budgettoewijzing voor het aankoopverzoek of de factuur bijwerken zodat alles consistent blijft.