Am erwarteten Liefertermin werden die Prüfer der Bestellung benachrichtigt, den Status der Lieferung zu aktualisieren und einen Wareneingangsbeleg zu erstellen. Prüfer werden gebeten, die erhaltene Menge für jeden der bestellten Artikel einzugeben.
Diese Informationen werden in Moss gespeichert und können von Buchhaltern beim Abgleichen von Rechnungen mit der Bestellung abgerufen werden, wodurch sichergestellt wird, dass das Unternehmen nur für tatsächlich erhaltene Waren bezahlt.
Waren erhalten und einen Wareneingangsbeleg erstellen
Gehe zu „Käufe“ und klicke bei der entsprechenden Bestellung auf den Reiter „Offen“.
Klicke in der Fußzeile der Bestellung auf „Waren erhalten“.
Gib das Lieferdatum ein (standardmäßig das aktuelle Datum).
Hinterlasse einen Kommentar (optional).
Füge relevante Lieferbelege hinzu (optional).
Gib die erhaltene Menge für jeden Artikel ein oder klicke auf „Alle als geliefert kennzeichnen“, wenn alle Artikel geliefert wurden.
Klicke auf „Wareneingangsbeleg erstellen“.
Die erhaltene Menge wird in der Tabelle der Artikelübersicht aktualisiert und es wird eine PDF-Version des Wareneingangsbelegs erstellt.
Mehrere Teillieferungen
Wenn eine Bestellung an verschiedenen Tagen geliefert wird, kannst du mehrere Teillieferungen erfassen. Befolge die Schritte oben so lange, bis die Lieferung vollständig ist. Die Mengen unter „Erhalten“ entsprechen den insgesamt gelieferten Mengen.
Standard-Prüfer für Lieferungen festlegen
Admins können festlegen, welche Nutzer automatisch als Prüfer zugewiesen werden, wenn eine Bestellung erstellt wird. Diese Einstellung findest du unter „Einstellungen“ > „Kreditorenbuchhaltung“ > „Lieferprüfung“.
Die Liste der Standard-Prüfer kann eine beliebige Kombination aus folgenden Personen enthalten:
Der Anforderer
Alle Nutzer mit Kaufberechtigung
In den Kreditoreneinstellungen festgelegte Standard-Prüfer
Prüfer können weiterhin manuell für einzelne Bestellungen bearbeitet werden, nachdem die Standardwerte angewendet wurden.
Importierte Bestellungen: Bei Bestellungen, die per E-Mail importiert werden, wird der Anforderer anhand des Moss-Nutzerkontos identifiziert, das mit der einreichenden E-Mail-Adresse verknüpft ist, sofern ein solches Konto vorhanden ist.