Moss kan je uitgavengegevens (kaarttransacties, facturen, declaraties en aankoopverzoeken) automatisch naar de SFTP-server van je bedrijf sturen volgens een schema dat je zelf instelt, inclusief een audit van alles wat is verzonden.
Waar je het kunt vinden
Ga naar 'Instellingen' > 'Bestandsdownloads'. Je ziet dan drie tabs:
Downloadformaten – CSV-templates maken/beheren.
Automatisch downloaden – Verbinding maken met SFTP en het tijdschema instellen.
Downloadgeschiedenis – Controle van al het geleverde.
Ga naar ‘Automatisch downloaden’ om automatische gegevenstransfers in te stellen.
Voordat je begint
BELANGRIJK! Zorg ervoor dat je een SFTP-server hebt. Je kunt een nieuwe server maken op je lokale of virtuele machine, maar ook in de cloud (Amazon, Google, Microsoft of andere).
Zorg dat je je SFTP-host, poort en bestemmingsdirectory bij de hand hebt.
Kies voor wachtwoord- of sleutelauthenticatie. Beide worden ondersteund. Bij het instellen van de sleutel wordt een publieke sleutel weergegeven die je naar je server kunt kopiëren.
Moss heeft standaard CSV-formaten die je meteen kunt gebruiken. Als je een aangepast formaat nodig hebt, kun je dat aanmaken op het tabblad 'Downloadformaten'.
Automatische downloads instellen (geplande SFTP)
Open 'Instellingen' → ‘Bestandsdownloads’ → 'Automatisch downloaden' en klik op 'Automatisch downloaden inschakelen'.
Downloadfrequentie:
Kies dagen van de week, tijd en tijdzone.
De UI toont 'Volgende download is op ...', zodat je het downloadmoment kunt controleren.
SFTP-verbinding:
Voer 'Server', ‘Poort’ en 'Directory' in.
Kies voor authenticatie met ‘Wachtwoord’ of ‘Sleutel’.
Sleutelauthenticatie: De app toont een publieke sleutel die je kunt kopiëren, met een bevestiging wanneer deze is gekopieerd.
Downloadinstellingen (per dataset)
Selecteer een downloadformaat voor kaarttransacties, facturen en declaraties.
Kies 'opnemen'-filters (bijv. klaar voor export, al gedownload, betaald/onbetaald, goedkeuring/verplichte informatie ontbreekt).
Bepaal welke documenten je wilt bijvoegen (je kunt originele bestanden samen met CSV-bestanden in een zipbestand opnemen).
Activeer geplande transfers
Nadat je hebt bevestigd, wordt automatisch downloaden ingeschakeld en staat de eerste/volgende downloadtijd bovenaan de pagina.
Hoe te controleren wat er is verzonden (audit & 'logboeken')
De downloadgeschiedenis geeft een overzicht van alle geleverde bestanden: bestandsnaam, datum, bestemming (e.g.,
SFTP://host/path) en status (bijv. automatisch gedownload, download mislukt).De updatefeed geeft ook fouten weer (bijvoorbeeld ‘1 item kon niet worden gedownload’) en situaties waarin er geen gegevens konden worden gedownload (‘Download overgeslagen’).
FAQ's
Welke soorten gegevens kunnen automatisch worden gedownload?
Kaarttransacties, facturen en declaraties (elk met hun eigen formaat+filters).
Kan ik items toevoegen die nog niet volledig zijn goedgekeurd/geverifieerd?
Ja. Gebruik filters zoals ‘goedkeuring ontbreekt’, ‘verificatie ontbreekt’ of ‘ontbrekende verplichte informatie’. 'Betaald/onbetaald' en ‘al gedownload’ zijn ook beschikbaar.
Hoe worden bijlagen verwerkt?
Je kunt ondersteunende documenten als zipbestand (als afzonderlijke bestanden in een archief) bijvoegen.