Je kunt leveranciers rechtstreeks vanuit Moss e-mailen zonder dat je naar je e-mailaccount hoeft over te stappen. Verstuur pdf's van inkooporders, betalingsbevestigingen en vragen over facturen vanuit het scherm waarin je al aan het werk bent. Elke e-mail wordt geregistreerd in de tijdlijn van de betreffende factuur, inkooporder of betaling.

Om een e-mailinbox in te stellen, moet je twee stappen doorlopen. Eerst moet je de e-mailprogramma’s activeren en daarna moet je de e-mailaccounts die je wilt gebruiken koppelen.

Alleen admins kunnen een uitgaande inbox koppelen.

Voordat je dit kunt doen, moet de admin van je e-mail workspace de functie activeren in zijn of haar Google Workspace- of Microsoft 365 Outlook-account.

Pas dan kun je een uitgaande inbox koppelen aan je Moss-account.

Zodra dit is gebeurd, moet elke medewerker zelf inloggen en de functie activeren.

Zorg ervoor dat de workspace is geactiveerd voordat je een e-mailaccount koppelt.

Je kunt meerdere inboxen koppelen. Elke gekoppelde inbox kan worden geselecteerd als het afzenderadres bij het opstellen van een e-mail.

Elke gebruiker die toegang heeft tot de betreffende uitgavenposten, kan een e-mail versturen vanuit de inbox die door de admin is gekoppeld.

Als je organisatie nog geen uitgaande inbox heeft gekoppeld, kan niemand e-mails versturen. Het e-mailformulier wordt niet weergegeven.

Moss controleert of een gekoppelde inbox nog steeds geautoriseerd is voordat er e-mails mogen worden verzonden. Als de verbinding is verlopen, wordt de gebruiker gevraagd om opnieuw verbinding te maken. Alleen admins kunnen een inbox opnieuw verbinden.

Moss gebruikt templates om het onderwerp en de tekst alvast in te vullen wanneer je het e-mailvenster opent. Er is één template per documenttype: inkooporder, factuur en betalingsbevestiging.

Templates kun je instellen onder 'Instellingen' > 'E-mails'. Voor nieuwe organisaties worden automatisch standaardtemplates aangemaakt.

Inkooporder

Factuur

Betalingsbevestiging

Templates ondersteunen tijdelijke tokens die automatisch worden vervangen door echte gegevens zodra het e-mailvenster wordt geopend:

Gebruikers kunnen het onderwerp en de tekst bewerken voordat ze de e-mail versturen. De wijzigingen worden niet opgeslagen in de template.

De e-mailadressen van leveranciers worden per leverancier opgeslagen en worden automatisch ingevuld in het veld ‘Aan’ wanneer je het e-mailvenster opent.

Voor elke leverancier kun je een onbeperkt aantal e-mailadressen opslaan. Je kunt ze op elk moment toevoegen of verwijderen.

Wanneer je vanuit een factuur of inkooporder een e-mail verstuurt en de leverancier nog geen e-mailadressen heeft, zie je een selectievakje: ‘E-mailadressen opslaan in leveranciersprofiel’. Dit vakje is standaard aangevinkt. Als je het aangevinkt laat, worden alle adressen die je in het veld ‘Aan’ invoert automatisch in het leveranciersprofiel opgeslagen nadat de e-mail is verzonden.

Alleen de ontvangers in het veld ‘Aan’ worden opgeslagen – niet die in Cc of Bcc. Als alle adressen die je hebt ingevoerd al in het profiel van de leverancier staan, worden er geen duplicaten gemaakt.

Als een verplicht veld leeg is wanneer je op ‘Verzenden’ klikt, verschijnt er naast het veld de tekst 'Dit veld moet worden ingevuld.'

In de velden 'Aan', 'Cc' en 'Bcc' kun je meerdere e-mailadressen invoeren. Je kunt:

In het dropdownmenu staat ‘Geen e-mailadressen opgeslagen voor deze leverancier’ als er nog geen zijn opgeslagen — je kunt de adressen nog steeds handmatig invoeren.

Standaard verborgen. Klik op ‘Cc/Bcc toevoegen’ naast het veld ‘Aan’ om ze zichtbaar te maken. Klik op ‘Cc/Bcc verwijderen’ om ze weer te verbergen. Als je template al Cc- of Bcc-adressen bevat, worden deze velden automatisch geopend.

De betreffende pdf wordt automatisch bijgevoegd. Je kunt er nog meer toevoegen:

In het logboek staat dan: 'E-mail verzonden naar leverancier door [je naam].'

Een admin moet een inbox koppelen via ‘Instellingen’ > ‘E-mails’. Als je een admin bent, klik je in het dialoogvenster op ‘Nieuw account verbinden’. Als je geen admin bent, worden in het dialoogvenster de admins van je organisatie bij naam weergegeven – neem contact op met een van hen.

In je e-mailtemplate staat een vaste afzender of een vast antwoordadres vermeld. Een admin kan dit wijzigen via ‘Instellingen’ > ‘E-mails’ > ‘Templates’.

De leverancier heeft nog geen opgeslagen e-mailadressen. Vul er een in het veld ‘Aan’ in en vink ‘E-mailadressen opslaan in leveranciersprofiel’ aan om het adres op te slaan voor de volgende keer. Of voeg het van tevoren toe via ‘E-mailcontacten’ in het leverancierspaneel.

De eerste twee opgeslagen adressen worden automatisch ingevuld. Voeg andere adressen toe door ze in te typen of in het dropdownmenu te selecteren.

Alleen PDF, JPEG, JPG en PNG worden geaccepteerd. Maximaal 10 bestanden, elk 30 MB.

Ja. Klik op 'Annuleren' of druk op 'Shift+Backspace'. Je kunt niet op de achtergrond klikken om te sluiten.

Ja. Antwoorden worden naar het antwoordadres gestuurd. De antwoorden verschijnen niet in Moss.

In het activiteitenlogboek kun je zien wanneer een e-mail is verzonden en door wie. De inhoud van e-mails wordt niet opgeslagen in Moss.