Voor elk budget dat je aanmaakt, wordt het totale bedrag onderverdeeld in:
Beschikbaar: het bedrag dat nog beschikbaar is.
Uitgegeven: het bedrag dat al is uitgegeven.
Aankomend: het bedrag dat is gereserveerd om te worden uitgegeven.
Kaarttransacties
Kaarttransacties worden als uitgegeven beschouwd wanneer de transacties daadwerkelijk zijn voltooid (geautoriseerd en betaald).
Kaarttransacties worden als aankomend beschouwd wanneer de transactie in behandeling is.
De betaaldatum wordt gebruikt om de transactie aan de juiste budgetperiode toe te wijzen.
Facturen
Facturen worden als uitgegeven beschouwd wanneer ze goedgekeurd, betaald of gemarkeerd zijn als betaald. Als de betaaldatum beschikbaar is, wordt deze gebruikt om de factuur aan de juiste budgetperiode toe te wijzen. Als de betaaldatum niet beschikbaar is, wordt de vervaldatum gebruikt. Als die ook ontbreekt, wordt de factuurdatum gebruikt.
Facturen worden als aankomend beschouwd wanneer ze bij Moss worden ingediend. Als de vervaldatum beschikbaar is, wordt deze gebruikt om de factuur aan de juiste budgetperiode toe te wijzen. Zo niet, dan wordt de factuurdatum gebruikt.
Declaraties
Declaraties worden als uitgegeven beschouwd zodra ze naar de status Klaar voor export zijn verplaatst. Als de betaaldatum beschikbaar is, wordt deze gebruikt om de declaratie aan de juiste budgetperiode toe te wijzen, anders wordt de indieningsatum gebruikt.
Declaraties worden als aankomend beschouwd wanneer ze zijn ingediend voor controle en goedkeuring, maar nog niet klaar zijn voor export. De indieningsdatum wordt gebruikt om de declaratie aan de juiste budgetperiode toe te wijzen.
Elke declaratie die zich in de ontwerp-, afgewezen, ingetrokken of verwijderde staat bevindt, wordt uitgesloten uit het budget.