Optical character recognition (OCR) is het proces van het uitlezen van geschreven tekst uit een document en het vinden van de betekenis ervan. Deze technologie kan tekst (gedrukt of handgeschreven) uit documenten omzetten in gegevens in je systeem. Hierdoor is handmatige gegevensinvoer niet meer nodig en worden je processen gestroomlijnd.

OCR is beschikbaar in onze webapp en in de Android- en iOS-versies van onze mobiele app.

Onze nauwkeurigheid bij het uitlezen van gegevens kan oplopen tot 99% voor de meeste klanten, waardoor slechts 1 op de 100 facturen handmatig hoeft te worden gecorrigeerd.

De nauwkeurigheid kan per factuur of betaalbewijs verschillen. Daar zijn een aantal redenen voor:

OCR kan mislukken als de aangeleverde afbeeldingen (in ons geval facturen) een lage resolutie hebben. En als een aangeleverde factuur handgeschreven is, kan de OCR-technologie problemen hebben met het scannen van bepaalde soorten handschrift. Andere factoren, zoals een complexe lay-out en ongebruikelijke lettergroottes, kunnen de scanmogelijkheden ook beïnvloeden.

OCR-technologie wordt gebruikt voor een aantal van onze producten, zoals betaalbewijzen, crediteurenbeheer en declaraties.

Facturen die naar Moss worden gestuurd, worden automatisch gescand door onze OCR-technologie. We vertrouwen op OCR om de velden van de facturen automatisch in te vullen. Zodra OCR de leverancier op een factuur met succes heeft uitgelezen, kunnen we automatisch de boekhoudkundige velden invullen, wat tijd bespaart en handmatige fouten voorkomt.

Wij gebruiken OCR om transactienummers automatisch uit je betaalbewijzen te halen. Deze unieke identificatie wordt vervolgens samen met je transactiegegevens opgeslagen in Moss, zodat je betaalbewijs altijd toegankelijk en gemakkelijk terug te vinden is. Of je nu uitgaven moet bijhouden of een aankoop moet valideren, ons OCR-systeem vereenvoudigt het proces waardoor je tijd bespaart en je administratie overzichtelijk blijft.

Het gebruik van OCR bij het indienen van een declaratie is erg eenvoudig. Ga naar 'Declaraties' in onze mobiele app en start een nieuwe aanvraag. Wanneer je wordt gevraagd om bewijsdocumenten bij te voegen, selecteer je de optie om een bestand te uploaden. Kies de afbeelding met het betaalbewijs of de factuur uit de galerij van je apparaat. Onze OCR-technologie verwerkt dan de afbeelding en haalt er relevante details uit, zoals de naam van de leverancier, de aankoopdatum en het totaal uitgegeven bedrag, en vult de overeenkomstige velden op je declaratieformulier automatisch in.

Je herkent dat Moss OCR-technologie heeft gebruikt aan de paarse sterretjes naast de gegevensvelden. Die sterretjes betekenen dat wij het door jou aangeleverde document hebben gescand en de velden automatisch hebben ingevuld.

Als het OCR-proces een vooraf gedefinieerde tijdspanne overschrijdt (meestal 10 seconden), krijg je de optie om te annuleren en verder te gaan met handmatige gegevensinvoer. Zo behoud je de controle over het indieningsproces van de declaratie en kun je indien nodig voor een alternatieve aanpak kiezen.