Nutze „Zurückgestellt“, um eine Ausgabe oder Kaufanfrage als vorübergehend gesperrt zu markieren, während du auf Informationen oder eine Aktion von einer anderen Person wartest. So kann dein Team blockierte Aufgaben von den Elementen unterscheiden, die direkt bearbeitet werden können.
Wer kann das tun?
Jeder Nutzer mit Zugang zu einer Ausgabe oder einem Kauf kann diese/n zurückstellen.
Position über einen Kommentar als „Zurückgestellt“ markieren
„Zurückgestellt“ ist für die folgenden Ausgabenarten und Workflow-Status verfügbar:
Kartentransaktionen – Erfassen, Genehmigen, Prüfen
Erstattungen – Genehmigen, Prüfen
Rechnungen – Prüfen, Verifizieren, Genehmigen
Kaufanfragen – Genehmigen
Positionen außerhalb unterstützter Workflow-Status
Wenn der Schalter „Zurückgestellt“ nicht angezeigt wird, befindet sich die Position in einem Status, der „Zurückgestellt“ für diese Ausgabenart nicht unterstützt. Siehe die oben aufgeführten unterstützten Status.
Öffne die Ausgabe oder Kaufanfrage.
Gehe zum Kommentarbereich in der Seitenleiste.
Schreibe deinen Kommentar. Markiere bei Bedarf andere Nutzer.
Aktiviere den Schalter „Zurückgestellt“.
Klicke auf „Senden“.
Die Positione zeigt oben in der Seitenleiste und in der entsprechenden Listenansicht das Tag „Zurückgestellt“ an. In der Aktivitätschronik erscheint ein neuer Eintrag: „{{ExpenseType}} von {{UserName}} zurückgestellt“.
Kommentar erforderlich
Der Schalter „Zurückgestellt“ wird zusammen mit deinem Kommentar übermittelt. Du musst einen Kommentar schreiben oder einen Anhang hinzufügen, bevor du ihn senden kannst.
Rechnung beim E-Mail-Versand an einen Kreditor als „Zurückgestellt“ markieren
Öffne die Seitenleiste der Rechnung.
Klicke auf „Kreditor per E-Mail kontaktieren“.
Fülle die erforderlichen Felder aus und formuliere deine E-Mail.
Aktiviere im Footer des E-Mail-Dialogs den Schalter „Rechnung zurückstellen“.
Klicke auf „Senden“.
Die Rechnung wird als „Zurückgestellt“ markiert und die Aktivitätschronik wird genauso aktualisiert wie beim Zurückstellen über einen Kommentar.
Hinweis: Der Schalter „Zurückgestellt“ im E-Mail-Dialog ist nur für Rechnungen in unterstützten Workflow-Status verfügbar.
„Zurückgestellt“ für eine Position entfernen
Öffne die Ausgabe oder Kaufanfrage.
Gehe zum Kommentarbereich.
Schreibe bei Bedarf einen Kommentar.
Deaktiviere den Schalter „Zurückgestellt“.
Klicke auf „Senden“.
Das Zurückgestellt-Tag wird entfernt und in der Aktivitätschronik erscheint: „{{ExpenseType}} von {{UserName}} wieder freigegeben“.
Automatische Entfernung
Moss entfernt die Markierung „Zurückgestellt“ automatisch, wenn die Position in einen anderen Workflow-Schritt wechselt. Du musst sie vor dem Genehmigen oder Ablehnen nicht manuell entfernen.
Anzeigen, wie lange ein Element zurückgestellt ist
Wenn eine Position zurückgestellt ist, fahre in der Listenansicht mit der Maus über das Tag „Zurückgestellt“. Ein Tooltip zeigt dir, seit wie vielen Tagen die Position zurückgestellt ist.
Wenn eine Position seit mehr als 5 Tagen zurückgestellt ist, wird die Anzahl der Tage orange angezeigt.
Nach Bearbeitungsstatus filtern
Nutze den Filter „Bearbeitungsstatus“, um deine Liste nur auf blockierte oder bearbeitbare Elemente einzugrenzen.
Öffne die Listenansicht für die entsprechende Ausgabenart.
Öffne das Filterpanel.
Wähle „Bearbeitungsstatus“ aus.
Wähle eine der folgenden Optionen:
Alle {{ExpenseType}} anzeigen – zeigt alles unabhängig davon, ob Positionen zurückgestellt sind oder nicht (Standard)
Nur bearbeitbare anzeigen – blendet Positionen aus, die zurückgestellt sind
Nur zurückgestellte anzeigen – zeigt nur Positionen an, die aktuell zurückgestellt sind
Was passiert mit zurückgestellten Positionen?
„Zurückgestellt“ ändert den Workflow-Status der Position nicht und blockiert keine Aktionen. Du kannst eine Position weiterhin genehmigen, ablehnen oder prüfen, während es zurückgestellt ist.
Wenn das Element in einen anderen Workflow-Schritt wechselt, entfernt Moss die Markierung „Zurückgestellt“ automatisch. In der Aktivitätschronik wird dies wie folgt erfasst: „{{ExpenseType}} aufgrund einer Statusänderung nicht mehr zurückgestellt“.
Häufig gestellte Fragen
Stoppt „Zurückgestellt“ Genehmigungen oder andere Aktionen?
Nein. Es handelt sich nur um eine visuelle Markierung. Alle normalen Workflow-Aktionen bleiben verfügbar.
Warum ist das Tag „Zurückgestellt“ verschwunden?
Moss entfernt die Markierung automatisch, wenn das Element den Workflow-Status ändert. Ein Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann sie auch manuell entfernt haben. Prüfe die Aktivitätschronik, um zu sehen, was passiert ist.
Kann ich sehen, wie lange etwas zurückgestellt ist?
Ja. Fahre in Listenansichten mit der Maus über das Tag „Zurückgestellt“, um zu sehen, seit wie vielen Tagen das Element zurückgestellt ist.
Kann ich mehrere Elemente gleichzeitig zurückstellen?
Nein. „Zurückgestellt“ wird pro Element gesetzt. Es gibt keine Massenaktion für das Zurückstellen.